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Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Accord de partage de données entre
le Directeur Général des Élections du Québec (DGEQ)
et Élections Canada

Sommaire

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) permet de juger si l'entente de partage de données conclue entre Élections Canada et le directeur général des élections du Québec (DGEQ) respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada et les politiques du Conseil du Trésor en la matière.

Élections Canada est chargé d'administrer les scrutins conformément à la Loi électorale du Canada. Il tient à jour le Registre national des électeurs (RNE) qui contient les renseignements personnels de quelque 23 millions d'électeurs. Le RNE est une base de données permanente qui contient le nom, l'adresse, le sexe, la date de naissance et le numéro d'identification unique de chaque électeur. Le paragraphe 55(1) de la Loi électorale du Canada autorise le directeur général des élections du Canada à conclure avec un homologue provincial ou territorial une entente de partage des renseignements personnels d'électeurs afin de mettre à jour le RNE. Depuis 1997, Élections Canada reçoit des données du Québec en vertu d'une entente de transfert unilatéral. En 2008, l'article 40.7.2 de la Loi électorale du Québec a été modifié pour permettre au DGEQ d'obtenir du directeur général des élections du Canada les renseignements qui figurent au RNE et de les utiliser pour mettre à jour la liste électorale permanente du Québec.

À titre d'organisme fédéral, Élections Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et doit se conformer aux politiques du Conseil du trésor en la matière. Selon cette loi, les renseignements personnels sont des renseignements qui, quels que soient leur forme et leur support, concernent un individu identifiable. Étant donné que l'entente modifiée entre Élections Canada et le DGEQ régit la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de ces renseignements, on a jugé nécessaire de réaliser une EFVP.

Celle-ci a permis d'évaluer les répercussions de l'entente de partage de données sur la protection des renseignements personnels en fonction des 10 principes de protection de la vie privée. Trois domaines ont soulevé des préoccupations, soit la responsabilité, l'utilisation et la communication ainsi que les mesures de sécurité. L'EFVP recommande un certain nombre de mesures pour atténuer les risques dans ces domaines. On recommande de renforcer l'entente d'échange de données par les amendements suivants.

Améliorer la responsabilité en :

  • donnant à chaque partie à l'entente la responsabilité des actes non seulement de ses employés, mais aussi de ses représentants et agents contractuels en ce qui a trait à l'utilisation, à la divulgation et à l'élimination des renseignements personnels visés par l'entente.

Limiter la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels en :

  • veillant à ce que l'entente contraigne le DGEQ à n'utiliser le numéro d'identification unique d'Élections Canada qu'à des fins d'assurance de la qualité des données électorales et à ne pas le divulguer à des tiers.

Assurer la sécurité des renseignements personnels en :

  • intégrant à l'entente des plans d'urgence et de notification des atteintes à la vie privée, ainsi que l'obligation, pour les deux parties, de déclarer rapidement toute atteinte à la sécurité des données;
  • autorisant chaque partie à s'informer auprès de l'autre des mesures de sécurité mises en place pour assurer la protection des renseignements personnels visés par l'entente;
  • autorisant chaque partie à s'informer auprès de l'autre des mesures d'observation de la législation et des politiques relatives à la protection des renseignements personnels en vigueur dans cette administration;
  • prévoyant des réunions périodiques sur des questions relatives à l'entente pendant lesquelles les parties discuteront des enjeux, des innovations et des pratiques exemplaires touchant à la protection et à la sécurité des renseignements personnels.

Élections Canada devra revoir cette évaluation si une modification importante de l'entente de partage de données est envisagée.