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Examen administratif des procédures de suivi et de manutention des colis d'expédition contenant les bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Élections Canada d'Ottawa

8. Gouvernance

Cette section traite des mécanismes de gouvernance en place lorsque des incidents se produisent à MVA, notamment la prise de décision et la notification de la haute direction.

L'ARES occupe une position singulière à Élections Canada. La partie 11 de la Loi régit précisément ses fonctions. L'ARES est appelé à appliquer la Loi et peut en exiger l'adaptationnote 14, en consultation avec les services juridiques, afin d'adapter une disposition de la partie 11 de la Loi en fonction d'une circonstance particulièrenote 15.

Pendant les élections, l'ARES travaille en étroite collaboration avec les services juridiques (voir ci-dessus), ainsi qu'avec divers intervenants externes, tels que les FAC, Affaires mondiales Canada et les organismes correctionnels fédéraux et provinciaux, qui contribuent activement à l'appui du vote selon les règles électorales spéciales et à la résolution des problèmes. Normalement, l'ARES signale à la haute direction d'Élections Canada les incidents qui peuvent avoir des répercussions sur le processus électoral, les électeurs ou la réputation de l'organisme. Cette pratique n'est pas consignée.

D'autres procéduresnote 16 sont en place pour signaler les questions importantes à la haute direction :

Groupe de travail sur les incidents

Lors de la 42e élection générale, un groupe d'étude sur les interventions en cas d'incidents a été mis sur pied afin d'améliorer la communication intersectorielle concernant les incidents importants et de coordonner les situations pouvant nécessiter une analyse et des mesures opérationnelles plus élaborées lors des élections. Le groupe de travail sur les incidents est constitué de 26 membres d'Élections Canada. L'ARES (ou un membre du personnel de la Direction des MVA) ne faisait pas partie du groupe, mais un représentant du Secteur des scrutins – le secteur auquel elle appartient – coordonnait toutes les activités et les communications du secteur. Le groupe de travail a créé une échelle servant à mesurer les répercussions des incidents. Cette échelle a été utilisée pour déterminer qui devrait prendre part à la gestion des incidents et approuver les mesures. Les activités du groupe de travail ont cessé après le jour de l'élection.

Comité directeur supérieur

Il existe aussi une pratique qui consiste à soumettre au Comité directeur supérieur les problèmes qui pourraient avoir des répercussions sur le droit de vote ou sur l'intégrité des élections, ou qui pourraient nuire à la réputation de l'organisme. Ce comité est constitué du DGE; du directeur général des élections délégué; du sous-directeur général des élections, Scrutins; du sous-directeur général des élections, Services intégrés, Politiques et Affaires publiques; et du chef de cabinet. La décision de présenter une question au Comité reste à la discrétion d'un membre.

Mesures de contrôle

  • L'ARES signale à la haute direction d'Élections Canada les incidents ou les problèmes qui peuvent avoir des répercussions sur le processus électoral, les électeurs ou la réputation de l'organisme.
  • Le groupe de travail sur les incidents traités est une équipe d'intervention en cas d'incidents lors des élections. Il détermine qui devrait prendre part à la gestion des incidents et approuver les mesures, en fonction de critères formalisés.
  • Le Comité directeur supérieur est l'ultime organisme responsable de gérer les problèmes qui pourraient avoir des répercussions sur le droit de vote ou sur l'intégrité des élections, ou qui pourraient nuire à la réputation de l'organisme.

Observations

  • Les procédures liées à ces mesures de contrôle, à l'exception de celles du groupe de travail, ne sont pas consignées.
  • Dans le cas présent, l'ARES a déterminé que puisqu'elle a reçu les bulletins de vote spéciaux le 29 octobre 2015, soit après la date limite prévue par la loi, les bulletins de vote ne seraient pas comptés.
    • L'incident n'a pas été signalé au groupe de travail (celui-ci a cessé ses activités après le jour de l'élection).
    • L'incident a été enregistré par le CVM dans son rapport. Ce rapport a été transmis à l'agent coordonnateur du ministère de la Défense nationale.
    • L'incident n'a pas été mentionné autrement dans le bilan préparé par l'ARES à l'intention de la haute direction d'Élections Canada.


Note 14 Une consigne visant à adapter une disposition de la partie 11 de la Loi (règles électorales spéciales) en fonction d'une circonstance particulière et qui est jugée nécessaire par le DGE pour mettre en œuvre l'esprit de la disposition. En général, ces modifications visent à permettre aux électeurs qui peuvent voter selon les règles électorales spéciales de voter et à l'ARES de dépouiller les bulletins de vote spéciaux lorsque des erreurs administratives se sont produites.

Note 15 Article 179 de la Loi.

Note 16 Il y a également une procédure formelle pour soumettre aux échelons supérieurs les questions issues des demandes des médias au Comité exécutif (COMEX). Cette pratique n'est pas couverte par la portée du présent examen.