Menu du siteExamen administratif des procédures de suivi et de manutention des colis d'expédition contenant les bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Élections Canada d'Ottawa
7. Réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution
Cette section traite des processus en place lors de la réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Ottawa, notamment les processus de la salle de courrier et de la Direction des MVA.
Lors de la phase de préparation de l'élection générale, le coordonnateur de la salle de traitement rencontre le gestionnaire du Centre de distribution et les gestionnaires et coordonnateurs de chaque équipe des MVA afin d'organiser la cueillette du courrier livré, le traitement du courrier envoyé et la livraison du courrier à l'interne.
Pendant la 42e élection générale, le Centre de distribution a reçu des colis des bureaux de 338 DS et 171 DASS, de 71 sites de l'initiative ERES, de 110 sites des FAC, de 197 établissements correctionnels, de 133 ambassades et de 101 consulats. Dans la plupart des cas, ces expéditeurs ont effectué plus d'un envoi.
Le courrier et les colis arrivent par deux différents points d'accès au Centre de distribution. Habituellement, toutes les livraisons sont dirigées au quai de chargement, à l'arrière de l'immeuble. Ces livraisons sont acceptées et traitées par le personnel de la salle de courrier. Celle-ci se trouve près du quai de chargement. Pour des questions de santé et de sécurité, le déplacement du personnel des MVA au premier étage du Centre de distribution est limité.
Lors de la 42e élection générale, le personnel des MVA a pris des dispositions pour recevoir les livraisons internationales de TNT (le service de messagerie choisi par l'entremise d'un exercice d'approvisionnement pour les livraisons internationales) à l'entrée principale. Ces livraisons étaient gérées directement par le personnel des MVA plutôt que par le personnel de la salle de courrier. Il n'y a pas d'explication claire quant aux raisons justifiant la nécessité de deux points d'accès pour les livraisons. Cette pratique semble avoir été mise en place par commodité.
Les renseignements sur la réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution sont résumés dans le tableau ci-après. La réception des bulletins de vote spéciaux est régie par des procédures établies. De plus amples renseignements sur chaque type d'électeur sont fournis aux sous-sections 7.1 et 7.2. Il est important de noter qu'en ce qui concerne les électeurs des FAC et les électeurs internationaux, les livraisons peuvent être reçues à n'importe lequel des deux points d'accès du Centre de distribution : au quai de chargement ou à l'entrée principale (comme indiqué ci-dessous).
Il n'est pas clair si les procédures présentées ci-dessous ont été suivies en tout temps lors de la 42e élection. En fonction d'entrevues, il semble que plus d'un fournisseur de services de messagerie aurait livré des colis contenant des bulletins de vote spéciaux à l'entrée principale. Les fiches de suivi ou les feuilles d'inscription n'étaient pas disponibles aux fins d'examen pour confirmer cette information.
| Type d'électeurs | Salle de courrier (quai de chargement) | MVA (entrée principale) | Notification du personnel de la salle de courriel |
|---|---|---|---|
| Les électeurs des FAC | Toutes les livraisons des unités des FAC (à l'exception des livraisons effectuées par TNT) | Toutes les livraisons effectuées par TNT | Aucun |
| Les électeurs incarcérés | Monoteneurs provenant des établissements correctionnels (contenant des sacs postaux pré-étiquetés) | Aucun | Le personnel de la salle de courrier est informé par l'équipe des MVA de l'arrivée des livraisons. |
| Électeurs internationaux | Toutes les livraisons (à l'exception des livraisons effectuées par TNT) | Toutes les livraisons effectuées par TNT | Aucune (les livraisons de bulletins de vote individuels ne sont pas suivies et il n'y a aucune notification pour les autres types de livraison) |
| Électeurs nationaux | Toutes les livraisons | Aucun | Aucun |
7.1 Salle de courrier
Lorsque les bulletins de vote spéciaux sont reçus à la salle de courrier, ils sont traités et placés sur un chariot à l'extérieur de la salle, près de la porte; pour les plus gros envois, les monoteneurs sont transportés à l'aide d'un chariot élévateur au centre administratif des règles électorales spéciales, situé à l'étage supérieur du Centre de distribution. Des messagers au service exclusif de la Direction des MVA viennent chercher le courrier sur le chariot et l'apportent à l'étage supérieur de manière continue. Habituellement, le personnel de la salle de courrier informe MVA de l'arrivée du courrier, et, parfois, il leur apporte.
Mesures de contrôle
- Les messagers désignés de la Direction des MVA sont chargés de transporter le courrier de la salle de courrier jusqu'à leur centre administratif.
- Lors des jours critiques du calendrier électoral (les jours 6 et 0), l'équipe de traitement des bulletins de vote (MVA) organise des cueillettes fréquentes, dont une dernière vérification à 18 h le jour de l'élection.
- Le personnel des MVA fait une inspection de la salle de courrier à plusieurs reprises le 6e jour précédant le jour du scrutin, soit la date limite pour l'inscription.
Observations
- Tout le personnel qui travaille dans la salle de courrier lors d'une élection est expérimenté et qualifié. Par conséquent, aucune formation officielle ne lui est offerte pendant les élections.
- Les procédures de transport des bulletins de vote spéciaux entre la salle de courrier et le bureau des MVA ne sont pas consignées. De plus, les responsabilités et les autorisations n'étaient pas claires en ce qui concerne qui peut apporter le courrier de la salle de courrier au bureau (et vice-versa) du Centre de distribution lors de la 42e élection générale.
- Il n'existe pas d'outil de gestion automatique ou manuel du courrier pour enregistrer les colis reçus par la salle de courrier (autres que les systèmes de suivi exclusifs des services de messagerie).
- Il n'existe pas d'outil de gestion automatique ou manuel du courrier pour faire le suivi des déplacements du courrier au sein du Centre de distribution.
- Il n'existe pas de protocole ni de pratiques d'inspections ou de ratissages de routine de la salle de courrier pour repérer les colis contenant des bulletins de vote le jour du scrutin.
- Dans le cas présent, le petit colis (de la taille d'une boîte à souliers) a été livré par un service de messagerie au quai de chargement et un membre du personnel de la salle de courrier a signé l'avis de réception du messager. Le bordereau d'expédition sur le colis décrivait le contenu comme suit : « Bulletins de vote spéciaux – vote militaire ». Un membre du personnel de la salle de courrier a placé le colis par inadvertance dans une zone réservée aux articles à traiter après l'élection. Nos entrevues avec le personnel de la salle de courrier et le gestionnaire du Centre de distribution n'ont révélé aucune information supplémentaire qui pourrait expliquer les circonstances ayant mené à cette erreur. Le colis a été traité par le personnel de la salle de courrier le 29 octobre 2015. Le CVM en a immédiatement été informé et le colis lui a été livré immédiatement.
7.2 Direction des méthodes de vote alternatives
Le personnel des MVA reçoit les envois internationaux (le courrier et les colis) directement du service de messagerie TNT à l'entrée principale. Le commissionnaire informe l'employé des MVA concerné de l'arrivée du colis; l'employé vient ensuite le chercher au bureau du commissionnaire, signe l'avis de réception et apporte le colis au bureau de la Direction des MVA.
Mesures de contrôle
- Les mesures de contrôle de suivi du transport des envois sont les mêmes que celles présentées à la section 6.
- Les services de messagerie ont des systèmes de suivi exclusifs pour la manutention des expéditions. Ces renseignements sont parfois fournis au personnel des MVA.
Observations
- Les procédures pour la réception du courrier au Centre de distribution ne sont pas consignées.
- Il n'est pas clair que les colis livrés par d'autres services de messagerie sont reçus à l'entrée principale.
- Il n'existe pas d'outil de gestion automatique ou manuel du courrier pour enregistrer les colis reçus par le commissionnaire (autres que les systèmes de suivi exclusifs des services de messagerie).
- Il n'existe pas d'outil de gestion automatique ou manuel du courrier pour faire le suivi des déplacements du courrier au sein du Centre de distribution.