Menu du site2020-2021 Rapport sur les résultats ministériels
Annexe de la
Déclaration de responsabilité de la direction englobant le
contrôle interne en matière de rapports financiers
Bureau du directeur général des élections (le Bureau)
Pour l'exercice terminé le 31 mars 2021
1. Introduction
Le présent document résume les mesures prises par le Bureau pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui comprend l’information sur la gestion des contrôles internes, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
On trouvera des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Bureau dans le Rapport sur les résultats ministériels de 2020-2021 et au Plan ministériel 2020-2021.
2. Système sur les contrôles internes du Bureau en matière de rapports financiers
2.1 Gestion des contrôles internes
Le Bureau est doté d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie permettant d’appuyer les travaux d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion financière établit l’imputabilité de tous les gestionnaires et employés chargés de la gestion financière au sein du Bureau et comprend les éléments suivants :
- Les ressources publiques sont utilisées avec prudence et économie;
- Les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion financière sont communiqués;
- Des communications et formations continues concernant la délégation d'autorité financière, les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des dépenses;
- La prise de décisions éclairées et la gestion efficace des risques;
- Les processus de gestion financière sont efficaces et efficients;
- Les lois, les règlements et les instruments de politique financière pertinents sont respectés;
- Une surveillance accrue de la conformité des dépenses du Bureau;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers ont lieus ainsi que des plans d'action lorsque nécessaire sont présentés au dirigeant adjoint des finances ou au dirigeant principal des finances;
- Le code des valeurs et de l'éthique est communiqué et respecté.
Le Bureau veille à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers.
Le cadre de gestion financière du Bureau contribue à assurer ce qui suit :
- Les documents qui justifient et appuient toutes les transactions financières sont conservés;
- Les transactions financières sont consignées de façon à permettre la préparation de renseignements financiers internes et externes;
- Les rapports et les déclarations sont conformes aux instruments de politique sur la gestion financière;
- Les dépenses sont réalisées conformément aux pouvoirs délégués, et les transactions non autorisées pouvant avoir une incidence importante sur les états financiers sont évitées ou détectées rapidement;
- Les ressources financières sont protégées contre les pertes matérielles attribuables au gaspillage, à l'abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et aux autres irrégularités.
La mise en oeuvre efficace de ce cadre de gestion financière témoigne du niveau de responsabilisation dont font preuve tous les gestionnaires délégués et les employés participant à la gestion financière à l'échelle du Bureau et elle figure dans les ententes sur le rendement des cadres, le cas échéant.
Le cadre de gestion financière comprend ce qui suit :
- Les structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes en vue d'appuyer une saine gestion financière pour assurer la prestation de conseils financiers judicieux;
- Les rôles et responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion des contrôles internes, de même que ceux des gestionnaires délégués et des agents financiers délégués;
- Une approche de gestion intégrée, donnant accès à des renseignements de grande qualité permettant la prise de décisions éclairées;
- Une valeur ajoutée grâce à la production de meilleurs résultats généraux en matière de gestion financière, de planification et de programmes;
- La prestation d'un appui au groupe responsable des programmes de manière à obtenir des résultats de façon efficace;
- L'amélioration des rapports financiers, l'obligation manifeste de rendre compte et la mise en oeuvre efficace des politiques;
- La surveillance et la mise à jour régulière de la gestion des contrôles internes, de même que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action connexes au dirigeant principal des finances, au directeur général des élections et aux gestionnaires relevant directement du directeur général des élections et, le cas échéant, au Comité de vérification du Bureau.
Le Comité d'audit est composé de trois membres externes indépendants et présidé par le directeur général des élections (DGE). Le Comité a pour mandat de surveiller les pratiques du Bureau en matière de gouvernance, de gestion des risques, de contrôle, de vérification et de production de rapports. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive des recommandations et des conseils objectifs sur la pertinence des pratiques de son bureau en matière d'intendance, de gestion et de reddition de comptes.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Bureau a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers et les voici :
Ententes courantes :
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre à l'échelle centrale le paiement des salaires et des avantages sociaux des fonctionnaires, les indemnités et les frais versés aux travailleurs électoraux, l'achat de certains biens et services ainsi que l'allocation de locaux pour le compte du Bureau.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui comprend le Bureau du contrôleur général, fournit au Bureau l'information servant à calculer les diverses indemnités et charges à payer (p. ex., les indemnités de départ, le pourcentage des régimes d'assurance collective fournis à titre gracieux et les cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés).
- Le Bureau du vérificateur général du Canada effectue une vérification indépendante du Bureau qui permet au gouvernement de rendre compte en ce qui a trait à la perception et à l'utilisation des fonds publics. Il fournit de plus au Parlement des renseignements, des assurances et des conseils objectifs quant aux résultats présentés dans les rapports financiers du Bureau, lesquels permettent de préserver et de renforcer la confiance du public grâce aux données recueillies conformément aux politiques du gouvernement et aux normes de vérification professionnelles. Le Bureau du vérificateur général du Canada est financé directement par le Parlement et ses frais sont payés au moyen d'un crédit annuel.
Ententes particulières :
- Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit au Bureau les services de système intégré des finances et du matériel (SAP) pour consigner toutes les opérations financières et matérielles pour en rendre compte depuis le 1er avril 2021. Prendre note que le travail pour le développement, la configuration et la mise en service de SAP ont débuté en 2019-2020. Dans le cadre de cette entente, le Bureau s'appuie sur les contrôles établis par AAC, pour la gestion de certains contrôles et procédures de la technologie de l'information (TI) (p. ex. la sécurité, la ségrégation des tâches et la continuité des activités). AAC administre également diverses fonctions liées aux données de base dans SAP pour le Bureau. AAC a communiqué les résultats des tests de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle des tests de contrôle en tant qu'administrateur de système et ceux-ci ont été notés comme solides par une firme de consultants externes. Le Bureau s'appuie sur les contrôles automatisés de SAP établies par AAC pour l'ensemble des 7 ministères desservis.
Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers portant sur ces services en particuliers.
3. Résultats de l'évaluation du Bureau au cours de l'exercice 2020-2021
Au cours de l'exercice 2020-2021, le Bureau a prolongé la date de fin d'un contrat avec une entreprise professionnelle spécialisée dans l'évaluation de contrôles financiers internes pour appuyer le travail de l'équipe des contrôles internes. Le Bureau a continué de mener ses activités de surveillance continue.
Changements importants
Marc Limoges a été nommé dirigeant principal des finances le 21 juillet 2020.
Étant donnée la mise en service du nouveau système financier SAP du Bureau à compter de l'exercice financier 2021-2022, une évaluation des contrôles internes du système financier antérieur n'a pas été entreprise durant l'exercice courant. Dans le contexte de la mise en service du système SAP, les processus d'affaires connexes ont été documentés et les contrôles internes rattachés au système ont été identifiés et validés lors de l'exercice d'attestation de la configuration, des accès et de conversions des données maîtres.
Pendant l'année en cours, aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation.
Le plan du Bureau ci-dessous prend en considération le changement de système financier.
3.1 Tests de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés
Au cours de l'exercice 2020-2021, le Bureau n'a effectué aucun test d'efficacité conceptuelle de ses contrôles clés.
3.2 Tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés
En 2020-2021, le Bureau a repris les travaux sur les tests de l'efficacité opérationnelle pour les salaires et avantages de l'administration centrale qui avaient été interrompus en mars 2020 en raison de la Covid-19. Après l'analyse des résultats préliminaires de ces tests et en prenant en considération le fait d'une transition vers un nouveau système financier, le Bureau a pris la décision de ne pas mettre en place un plan d'action, mais plutôt d'apporter de façon générale des changements suite aux mesures correctives soulevées. L'ébauche du rapport externe a été reçu le 13 août 2021 et est présentement en cours de révision. Les tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle pour ce processus d'affaires seront effectués en 2021-2022.
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
En 2020-2021, dans le cadre de la transition vers un nouveau système financier, le Bureau a revu tous ses processus d'affaires actuels et adaptés ceux-ci en fonction des contrôles du prestataire de services SAP. Les nouveaux processus d'affaires ont été communiqués et sont affichés à l'intranet du Bureau.
3.4 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
En 2019-2020, suite à un incident de double paiement survenu en novembre 2019, le Bureau a mandaté une firme externe afin d'évaluer et de recommander des modifications au niveau des contrôles clés du processus existant sur l'approbation de payer. Le rapport a été livré à la fin de l'automne 2020; celui-ci stipule également que les actions prises en 2019-2020 par le Bureau étaient justifiées et adaptées à l'événement. Le risque qu'un incident similaire se reproduise est presque nul selon les conclusions du rapport de la firme de consultants externes.
En 2020-2021, aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation.
Dans le contexte de la mise en service du nouveau système financier, certaines mesures ont été apportées et validées afin de réduire le risque d'un double paiement par l'entremise d'une interface automatisée mise en place le 1er avril 2021.
4. Plan d'action du Bureau
4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2020-2021
En 2020-2021, le Bureau a continué dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous présente un résumé des progrès qu'il a réalisés en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.
| Élément du plan d'action de l'année précédente | État |
|---|---|
| Salaires et avantages de l'administration centrale |
|
| Clôture des états financiers |
|
| Comptes à recevoir |
|
| Éléments | État |
|---|---|
| Conversion vers SAP | Le Bureau a :
|
| Processus d'affaires | Le Bureau a :
|
| Utilisateurs SAP | Le Bureau a :
|
| Formation | Avec l'aide d'AAC, le Bureau a :
|
| Délégation des pouvoirs de signer en matière financière | Le Bureau a :
|
| Conversion de donnés | Le Bureau a :
|
| Sécurité | Le Bureau a :
|
4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Dans le cadre de la mise en service du système SAP, le Bureau a dû gérer plusieurs changements liés à un nouveau système financier, notamment le système de données et l'ajustement des processus d'affaires existants. L'évaluation des tests d'efficacité conceptuelle et opérationnelle de tous les processus d'affaires seront revus au courant des prochains exercices en fonction du nouveau système ministériel de gestion financière SAP dès que la phase de stabilisation d'entrées de données sera atteinte. Des délais dans les tests d'évaluations d'efficacité conceptionnelle et opérationnelle sont possibles advenant la tenue d'une élection générale dans le contexte de gouvernement minoritaire.
| Principaux domaines de contrôle | Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives | Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Budgétisation et prévision | 2022-2023 | Prochaines années | Prochaines années |
| Clôture des états financiers | 2023-2024(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Contrôles au niveau de l'entité | 2022-2023(1) | Terminés | Prochaines années |
| Contrôles généraux des TI | 2022-2023(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Comptes à recevoir | 2022-2023 | Prochaines années | Prochaines années |
| Comptes payables et dépenses d'opération | 2022-2023(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Immobilisations corporelles | 2023-2024(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Inventaire | 2023-2024(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Paiements de transfert | 2023-2024(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Salaires – travailleurs et fonctionnaires électoraux | 2025-2026(1) | Prochaines années | Prochaines années |
| Salaires et avantages de l'administration centrale | 2021-2022 | Prochaines années | Prochaines années |
Remarque :
* : La planification des prochaines étapes des activités d'évaluation de la gestion des contrôles internes comprend une approche fondée sur le risque compte tenu de l'initiative de renouvellement du Système ministériel de gestion financière du Bureau. Il est possible que cette nouvelle mise en service entraîne des retards dans les évaluations.
(1) : Nouvelle séquence du cycle d'évaluation du Bureau.