Menu du siteRapport sur les résultats ministériels 2019-2020
Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
Pour l'exercice terminé le 31 mars 2020
Bureau du directeur général des élections (le Bureau)
1. Introduction
Le présent document résume les mesures prises par le Bureau pour assurer l'efficacité d'un système de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui comprend l'information sur la gestion des contrôles internes, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
On y trouvera des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Bureau dans le Rapport sur les résultats ministériels de 2019 -2020 et au Plan ministériel 2019‑2020.2. Système sur les contrôles internes du Bureau en matière de rapports financiers
2.1 Gestion des contrôles internes
Le Bureau est doté d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie permettant d'appuyer les travaux d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion financière démontre l'imputabilité de tous les gestionnaires et employés chargés de gestion financière au sein du Bureau et comprend les éléments suivants :
- les ressources publiques sont utilisées avec prudence et économie;
- les rôles et responsabilités en matière de gestion financière sont communiqués;
- la prise de décisions éclairées et la gestion efficace des risques;
- les processus de gestion financière sont efficaces et efficients;
- une surveillance et des comptes rendus réguliers ainsi que des plans d'action sont présentés au dirigeant adjoint des finances ou au dirigeant principal des finances au besoin;
- les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés;
- les valeurs et l'éthique sont communiquées et respectées.
Le Bureau veille à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers.
Le cadre de gestion financière d'Élections Canada contribue à assurer ce qui suit :
- les documents qui justifient et appuient toutes les transactions financières sont conservés;
- les transactions financières sont consignées de façon à permettre la préparation de renseignements financiers internes et externes;
- les rapports et les déclarations sont conformes aux instruments de politique sur la gestion financière;
- les dépenses sont réalisées conformément aux pouvoirs délégués, et les transactions non autorisées pouvant avoir une incidence importante sur les états financiers sont évitées ou détectées rapidement;
- les ressources financières sont protégées contre les pertes matérielles attribuables au gaspillage, à l'abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et aux autres irrégularités.
La mise en œuvre efficace de ce cadre de gestion financière témoigne du niveau de responsabilisation dont font preuve tous les gestionnaires délégués et les employés participant à la gestion financière à l'échelle du Bureau et elle figure dans les ententes sur le rendement des cadres, le cas échéant.
Le cadre de gestion financière comprend ce qui suit :
- les structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes en vue d'appuyer une saine gestion financière pour assurer la prestation de conseils financiers judicieux;
- les rôles et responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion des contrôles internes, de même que ceux des gestionnaires délégués et des agents financiers délégués;
- une approche de gestion intégrée, donnant accès à des renseignements de grande qualité permettant la prise de décisions éclairées;
- valeur ajoutée grâce à la production de meilleurs résultats généraux en matière de gestion financière, de planification et de programmes;
- la prestation d'un appui au groupe responsable des programmes de manière à obtenir des résultats de façon efficace;
- l'amélioration des rapports financiers, l'obligation manifeste de rendre compte et la mise en œuvre efficace des politiques;
- la surveillance et la mise à jour régulière de la gestion des contrôles internes, de même que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action connexes au dirigeant principal des finances, au directeur général des élections et aux gestionnaires relevant directement du directeur général des élections et, le cas échéant, au Comité de vérification du Bureau.
Le Comité de vérification du Bureau est un comité consultatif indépendant chargé de surveiller les pratiques de gouvernance du Bureau, de gestion des risques, de contrôle, de vérification et de production de rapports. Dans l'exécution de son mandat, le comité veille à ce que le directeur général des élections reçoive des conseils et des directives objectifs sur la pertinence de ses pratiques d'intendance, de gestion et de reddition des comptes. Le Comité de vérification est composé de trois membres externes indépendants et est présidé par le directeur général des élections. Au moins un membre est un expert financier possédant un titre comptable professionnel reconnu. Tous les membres sont nommés par le directeur général des élections et sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Bureau a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers et les voici :
Ententes courantes :
- Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre à l'échelle centrale le paiement des salaires et des avantages sociaux des fonctionnaires, les indemnités et les frais versés aux travailleurs électoraux, l'achat de certains biens et services ainsi que l'allocation de locaux pour le compte du Bureau.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui comprend le Bureau du contrôleur général, fournit au Bureau l'information servant à calculer les diverses indemnités et charges à payer (p. ex., les indemnités de départ, le pourcentage des régimes d'assurance collective fournis à titre gracieux et les cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés).
- Le Bureau du vérificateur général du Canada effectue une vérification indépendante du Bureau qui permet au gouvernement de rendre compte en ce qui a trait à la perception et à l'utilisation des fonds publics. Il fournit de plus au Parlement des renseignements, des assurances et des conseils objectifs quant aux résultats présentés dans les rapports financiers du Bureau, lesquels permettent de préserver et de renforcer la confiance du public grâce aux données recueillies conformément aux politiques du gouvernement et aux normes de vérification professionnelles. Le Bureau du vérificateur général du Canada est financé directement par le Parlement et ses frais sont payés au moyen d'un crédit annuel.
3. Résultats de l'évaluation du Bureau au cours de l'exercice 2018-2019
Au cours de l'exercice 2019-2020, le Bureau a mené à bien certains des tests de l'efficacité conceptuelle et des tests de l'efficacité opérationnelle des secteurs de contrôles clés. Le Bureau a conclu un contrat avec une entreprise professionnelle spécialisée dans l'évaluation de contrôles financiers internes pour effectuer le travail.
3.1 Tests de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés
En 2019-2020, le Bureau a mené à bien les tests de l'efficacité conceptuelle pour les paiements de transfert et les immobilisations corporelles. Les tests de l'efficacité conceptuelle pour la clôture des états financiers (mensuelle et annuelle) ont été amorcés mais avec le travail de transition vers le nouveau système financier SAP, dont la mise en œuvre est prévue pour le 1er avril 2021, le Bureau a décidé de reporter en 2021-2022 l'achèvement de ces tests. En 2019-2020, les tests de l'efficacité conceptuelle pour les comptes à recevoir ont été reportés en raison de l'élection générale.
Le bureau a également mené à bien les tests de l'efficacité conceptuelle des opérations en région pour les salaires – travailleurs et fonctionnaires électoraux. Par suite des tests de l'efficacité conceptuelle, le Bureau a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :
- Les responsables fonctionnels du Bureau vont apporter les modifications nécessaires aux différents formulaires afin d'améliorer ceux-ci en fonction des recommandations apportées lors de l'évaluation des tests de l'efficacité conceptuelle;
- Un suivi trimestriel sera effectué par l'équipe des contrôles internes et approuvé par le dirigeant adjoint des finances sur le progrès des corrections des lacunes.
3.2 Tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés
En 2019-2020, le Bureau a mené à bien le test de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés des opérations en région pour les salaires des travailleurs et fonctionnaires électoraux. En 2019-2020, les tests de l'efficacité opérationnelle pour les salaires et avantages de l'administration centrale ont débutés mais ont été interrompus en raison de la COVID-19. Les travaux ont depuis repris et seront complétés au troisième trimestre de 2020-2021.
De façon générale, par suite des tests de l'efficacité opérationnelle, le Bureau a déterminé la nécessité de prendre la mesure corrective suivante :
- Une procédure de vérification des comptes incluant un processus d'escalation est en cours d'élaboration par l'équipe des contrôles internes afin de remédier aux erreurs liées aux autorisations financières et aux autorisations de dépenser. Le Bureau élaborera et approuvera également une politique interne pour encadrer la limitation ou la révocation des pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers en cas de non-conformité à la directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
En 2019-2020, le Bureau n'a pas amorcé de surveillance continue de ses processus d'affaires à cause de l'élection générale.
3.4 Adaptation et mise-à-jour de contrôles clés
En 2019-2020, suite à un incident de double paiement effectué en novembre 2019, le Bureau a mandaté une firme externe afin d'évaluer et de recommander des modifications au niveau des contrôles clés du processus existant sur l'approbation de payer.
4. Plan d'action du Bureau
4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2019-2020 depuis la dernière
En 2019-2020, le Bureau a continué à réaliser d'importants progrès dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous présente un résumé des progrès qu'il a réalisés en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.
| Élément du plan d'action de l'année précédente | État |
|---|---|
| Salaires et avantages de l'administration centrale |
|
| Salaires - travailleurs et fonctionnaires électoraux |
|
| Clôture des états financiers |
|
| Paiements de transfert |
|
| Immobilisations corporelles |
|
| Comptes à recevoir |
|
4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Le Bureau planifie remplacer son système ministériel de gestion financière (SMGF) FreeBalance vers la solution SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada le 1er avril 2021.
Dans le cadre de cette mise en œuvre, le Bureau devra faire face à des changements qui exigeront l'adoption d'un nouveau système financier, de nouveaux systèmes de données et des ajustements aux processus d'affaires existants. Les nouveaux processus d'affaires seront documentés au courant de l'exercice 2020- 2021.
En raison de la transition vers le système SAP, toutes les activités liées à la gestion des contrôles internes prévues pour 2021-2022 seront réévaluées dans le contexte du renouvellement du SMGF. Toutes les initiatives prévues misent sur les efforts déployés en 2020-2021 afin de normaliser, simplifier et intégrer les processus opérationnels à l'appui de cette transition.
En misant sur les progrès réalisés pendant la transition prévue pour le renouvellement du SMGF, le Bureau a déterminé les processus d'affaires qui devront faire l'objet d'une évaluation en fonction d'une approche fondée sur le risque. Si la mise en œuvre du système financier SAP, entraîne des situations imprévues, le Bureau utilisera son approche fondée sur le risque afin de mettre à jour les priorités pour les activités d'évaluation de la gestion des contrôles internes. La priorisation fera sans doute progresser certaines évaluations, tandis que, pour d'autres, une surveillance continue des secteurs de contrôles clés sera nécessaire, et ce, toujours à l'aide de l'approche fondée sur le risque.
| Principaux domaines de contrôle | Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives | Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Budgétisation et prévision | 2021-2022 | 2022-2023* | Prochaines années |
| Clôture des états financiers | 2021-2022* | 2022-2023* | Prochaines années |
| Contrôles au niveau de l'entité | Terminé | Terminé | Prochaines années |
| Contrôles généraux des TI | Terminé | Prochaines années | Prochaines années |
| Comptes à recevoir | 2021-2022* | Prochaines années* | Prochaines années |
| Comptes payables et dépenses d'opération | Terminé | 2021-2022* | Prochaines années |
| Immobilisations corporelles | Terminé | 2021-2022* | Prochaines années |
| Inventaire | 2022-2023* | Prochaines années* | Prochaines années |
| Paiements de transfert | Terminé | 2021-2022* | Prochaines années |
| Salaires ‒ travailleurs et fonctionnaires électoraux |
Terminé | Terminé | Prochaines années |
| Salaires et avantages de l'administration centrale | Terminé | 2020-2021 | Prochaines années |
Remarque : La planification des prochaines étapes des activités d'évaluation de la gestion des contrôles internes comprend une approche fondée sur le risque compte tenu de l'initiative de renouvellement du Système ministériel de gestion financière du Bureau. Il est possible que cette nouvelle mise en œuvre entraîne des retards dans les évaluations identifiées par un astérisque (*).