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Rapport sur les résultats ministériels 2017-2018

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2018

Bureau du directeur général des élections (le Bureau)

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Bureau pour assurer l'efficacité d'un système de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui comprend l'information sur la gestion des contrôles internes, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes. 

On trouvera des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Bureau dans le Rapport sur les résultats ministériels de 2017-2018 et dans le Plan ministériel 2017-2018.

2. Système sur les contrôles internes du Bureau en matière de rapports financiers

2.1 Gestion des contrôles internes

Le Bureau dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie permettant d'appuyer les travaux d'évaluation et de surveillance du système de contrôle interne effectués par l'organisme. Une version modifiée du cadre de gestion financière a été créée et elle sera soumise à l'approbation du dirigeant des finances et du directeur général des élections. Le cadre de gestion financière modifié fournira une assurance raisonnable supplémentaire pour les éléments suivants :

  • les ressources publiques sont utilisées avec prudence et économie;
  • les processus de gestion financière sont efficaces et efficients;
  • les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés.

Le cadre de gestion financière d'Élections Canada contribue à garantir ce qui suit :

  • les documents qui justifient et appuient toutes les transactions financières de façon équitable sont conservés;
  • les transactions financières sont consignées de façon à permettre la préparation de renseignements financiers internes et externes;
  • les rapports et les déclarations sont conformes aux instruments de politique sur la gestion financière;
  • les dépenses sont réalisées conformément aux pouvoirs délégués, et les transactions non autorisées pouvant avoir une incidence importante sur les états financiers sont évitées ou détectées rapidement;
  • les ressources financières sont protégées contre les pertes matérielles attribuables au gaspillage, à l'abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et aux autres irrégularités.

La mise en œuvre efficace de ce cadre de gestion financière témoigne du niveau de responsabilisation dont font preuve tous les gestionnaires délégués et les employés participant à la gestion financière à l'échelle du Bureau et elle figure dans les ententes sur le rendement des cadres, le cas échéant.

Le cadre de gestion financière comprend ce qui suit :

  • les structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes en vue d'appuyer une saine gestion financière pour assurer la prestation de conseils financiers judicieux;
  • les rôles et responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion des contrôles internes, de même que ceux des gestionnaires délégués et des agents financiers délégués;
  • une approche de gestion intégrée, donnant accès à des renseignements de grande qualité permettant la prise de décisions éclairées;
  • valeur ajoutée grâce à la production de meilleurs résultats généraux en matière de gestion financière, de planification des investissements et de programmes;
  • la prestation d'un appui au groupe responsable des programmes de manière à obtenir des résultats de façon efficace;
  • l'amélioration des rapports financiers, l'obligation manifeste de rendre compte et la mise en œuvre efficace des politiques;
  • la surveillance et la mise à jour régulières de la gestion des contrôles internes, de même que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action connexes au dirigeant des finances, au directeur général des élections et à la haute direction de l'organisme et, le cas échéant, au Comité de vérification de l'organisme.

Le Comité de vérification de l'organisme est un comité consultatif indépendant qui offre des conseils objectifs sur les pratiques du Bureau en matière de gérance, de gestion et de responsabilisation, conformément à la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Le mandat du Comité est de fournir des avis impartiaux et l'assurance de l'efficacité des pratiques du Bureau en matière de gouvernance, de gestion du risque, de contrôle, de vérification et de production de rapports. Font partie du Comité le directeur général des élections, qui en est le président, et trois autres membres, dont au moins l'un d'eux est un expert financier possédant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le directeur général des élections et sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Bureau compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes courantes
  • Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires et des avantages sociaux des fonctionnaires, les indemnités et les frais versés aux travailleurs électoraux, l'achat de certains biens et services ainsi que l'allocation de locaux pour le compte du Bureau.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui comprend le Bureau du contrôleur général, fournit au Bureau l'information servant à calculer les diverses indemnités et charges à payer (p. ex., les indemnités de départ, le pourcentage des régimes d'assurance collective fournis à titre gracieux et les cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés).
  • Le Bureau du vérificateur général du Canada effectue une vérification indépendante du Bureau qui incite le gouvernement à rendre compte de la perception et de l'utilisation des fonds publics. Il fournit de plus au Parlement des renseignements, des assurances et des conseils objectifs quant aux résultats présentés dans les rapports financiers du Bureau, lesquels permettent de préserver et de renforcer la confiance du public grâce aux données recueillies conformément aux politiques du gouvernement et aux normes de vérification professionnelles. Le Bureau du vérificateur général du Canada est financé directement par le Parlement et ses frais sont payés au moyen d'un crédit annuel.

3. Résultats de l'évaluation du Bureau pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018

À l'exercice 2017-2018, le Bureau a conclu un contrat avec une entreprise professionnelle spécialisée dans l'évaluation de contrôles financiers internes et l'élaboration de politiques. Plusieurs processus opérationnels de l'administration centrale et d'Opérations en région ont été décrits et la majorité des travaux d'évaluation de l'efficacité conceptuelle ont été réalisés durant le premier trimestre de l'exercice 2018-2019.

3.1 Documentation relative aux processus opérationnels

Les processus opérationnels jugés à risque global *élevé* ont été décrits, et l'évaluation de leur efficacité conceptuelle est amorcée. Une version modifiée du cadre de gestion financière a en outre été créée d'après une nouvelle politique en matière de contrôles financiers internes.

3.2 Évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés

Durant les premiers mois de l'exercice 2018-2019, le Bureau a évalué l'efficacité conceptuelle des processus opérationnels de l'administration centrale et d'Opérations en région.

4. Plan d'action du Bureau

4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2017-2018

En 2017-2018, le Bureau a continué à réaliser d'importants progrès dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous présente un résumé des progrès qu'il a réalisés.

Progrès réalisés durant l'exercice 2017-2018
Élément du plan d'action de l'année précédente État
Salaires et avantages – de l'administration centrale
  • Un diagramme et une matrice de contrôle font l'objet d'examen par un spécialiste en la matière.
  • Les travaux d'évaluation de l'efficacité conceptuelle seront exécutés avant la fin septembre 2018.
Contrôles au niveau de l'entité
  • Création de la grille d'évaluation comportant les principaux objectifs de contrôle à évaluer.
  • Début de la collecte d'information et des entrevues avec la haute direction.
  • L'évaluation en cours devrait être terminée d'ici la fin de septembre 2018.
Comptes payables et dépenses d'opération
Administration centrale
  • Fin de l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des processus liés aux voyages, à la gestion du cycle de l'approvisionnement, aux autres paiements, aux cartes d'achat et à la petite caisse.
  • Le processus opérationnel lié aux règlements interministériels est en cours d'examen par le spécialiste en la matière.
  • Des modifications ont été apportées à différents formulaires à la suite des recommandations formulées par le consultant.
  • À l'automne 2017, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a entamé un examen des pratiques d'approvisionnement pour la période de janvier 2016 à mars 2017 principalement à l'égard du processus de demande de soumissions.
Opérations en région
  • Fin des travaux d'évaluation de l'efficacité conceptuelle des processus liés aux cartes d'achat et à la petite caisse.
  • Les processus opérationnels liés aux voyages, aux baux et aux formulaires de compte spécial sont en cours d'examen par le spécialiste en la matière.
Mesures correctives (Approvisionnement et contrats)
  1. Établir des périodes d'appels d'offres explicites, plus particulièrement pour les besoins d'une valeur inférieure à 25 k$.
  2. S'assurer que les critères d'évaluation et la méthode de sélection figurent dans les documents d'invitation à soumissionner, plus particulièrement pour les besoins d'une valeur inférieure à 25 k$.

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Grâce aux progrès réalisés jusqu'à présent, le Bureau sera en mesure de terminer l'évaluation complète de son système de contrôles internes en matière de rapports financiers au courant des prochaines années. Il convient de noter qu'il pourrait y avoir des retards en raison de l'élection générale de 2019-2020. Dès 2020-2021, le Bureau mettra en application son plan cyclique de surveillance continue pour réévaluer l'efficacité des contrôles dans tous les domaines en fonction des risques. L'état et le plan d'action des domaines de contrôle ciblés pour le prochain exercice et les exercices suivants sont présentés dans le tableau ci-après.

État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Principaux domaines de contrôle Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Surveillance continue cyclique
Contrôles au niveau de l'entité 2018-2019 2018-2019 2020-2021
Comptes payables et dépenses d'opération 2018-2019 2019-2020 Prochaines années
Salaires et avantages – administration centrale 2018-2019 2019-2020 Prochaines années
Contrôles généraux des TI 2018-2019 2020-2021 Prochaines années
Paiement de transfert 2018-2019 2020-2021 Prochaines années
Salaires ‒ administrateurs d'élections et greffiers du scrutin 2018-2019 2019-2020 Prochaines années
Comptes à recevoir 2018-2019 2020-2021 Prochaines années
Clôture des états financiers 2019-2020 2019-2020 Prochaines années
Budgétisation et prévision 2019-2020 2020-2021 Prochaines années
Immobilisations corporelles 2019-2020 À déterminer Prochaines années
Inventaire 2020-2021 À déterminer Prochaines années