Chapitre 1 – Vue d'ensemble (04/2023)

Plusieurs processus d'EC sont fondés sur des exigences législatives énoncées dans la Loi électorale du Canada ou dans d'autres lois. Vous pouvez consulter des résumés de ces exigences dans un format convivial dans le Manuel du directeur du scrutin. Si vous avez des questions sur l'interprétation des dispositions législatives, communiquez avec le Réseau de soutien aux régions (Comment nous joindre). Le RSR communiquera avec les Services juridiques d'Élections Canada au besoin pour vous aider à répondre à vos questions.

1.1 Structure du manuel

Que vous soyez directeur du scrutin ou directrice du scrutin (DS) de longue date ou que vous venez de vous joindre à Élections Canada (EC), le présent manuel, votre outil incontournable, vous fournira l'information et les outils dont vous avez besoin pour gérer et superviser une élection générale, une partielle ou un référendum dans votre circonscription. Pour tout autre rôle dans un bureau de DS, veuillez consulter les manuels pertinents; ceux-ci sont disponibles dans RODS (ECDocs). Si vous n'avez pas accès à RODS, demandez à votre DS d'en télécharger une copie. L'information contenue ici est à l'intention des DS.

Le manuel se divise en quatre volumes, qui portent sur les sujets suivants et leurs listes de contrôle afférentes :

Manual is divided into four volumes
Volume	Thèmes	Listes de contrôle
Volume I – Principes et pratiques	Vue d'ensemble Accessibilité Lignes directrices : confidentialité et sécurité Langues officielles Communications et affaires publiques Sélection de lieux de scrutin Opérations à votre bureau Gestion du matériel électoral Consultation auprès des partis politiques Gestion financière Directeur adjoint du scrutin supplémentaire Annexe A – Survol de vos tâches avant, pendant et après le scrutin Annexe B – Survol des obligations et des interdictions en vertu de la Loi électorale du Canada Annexe C – Procédures d'envoi postal et d'expédition Annexe D – Traitement des accidents en milieu de travail	C1 Activités reliées aux communications C2 Fournitures de bureau – lignes directrices C3 Équipement et mobilier pour bureau de DS – survol C4 Équipement et mobilier pour bureau de DASS – survol
Volume II – Le scrutin	Vue d'ensemble Politiques et procédures financières Ouverture et gestion du bureau Délimitation, lieux de scrutin et la CIE Partis politiques et candidats Électeurs Listes électorales Révision Bulletins de vote Planification pour le scrutin Le scrutin Règles électorales spéciales Annexe A – Élections partielles	C1 Signer les baux et confirmer les lieux de scrutin C2 Avance à justifier pour la petite caisse C3 Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisables C4 Liste de meubles et d'équipement de bureau C5 Préparatifs pour l'impression C6 Fonctions de l'agent de sécurité C7 Registre des CIE non livrées C8 Déclaration solennelle par vidéoconférence – Candidats potentiels C9 Mise en candidature : Vérification préliminaire C10 Approuver le Rapport de vérification : Liste des candidats C11 Matériel à l'intention des candidats confirmés C12 Approuver les transactions d'inscription en ligne dans RÉVISE C13 Vérification de l'épreuve de bulletin de vote C14 Contrôle de la qualité des carnets de bulletins de vote C15 Processus de rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur C16 Traiter les demandes de renseignements du public
Volume III – Le soir du scrutin, validation et période postscrutin	Vue d'ensemble Fermeture du scrutin et validation des résultats Retour de rapports, de documents et de matériel Activités au bureau du DASS Fermeture de votre bureau	C1 Préparatifs : Soir du scrutin (dans votre bureau) C2 Validation des résultats C3 Rapport d'élection et Procès-verbal C4 Lot 101 – Résultats officiels du scrutin C5 Lot 105 – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin C6 Soir du scrutin au bureau du DASS
Volume IV – Ressources humaines	Vue d'ensemble Descriptions des postes Recrutement et nomination Considérations liées à la dotation et à la planification des bureaux de scrutin Formation Déclarations solennelles	C1 Préparation à votre rôle C2 Nomination et formation des préposés au scrutin

Ce manuel est aussi publié sur l'Intranet du personnel en région par l'équipe d'ECDocs. À mesure que des changements sont apportés aux procédures électorales ou que des modifications sont faites à la Loi électorale du Canada (LEC), le manuel sera mis à jour en conséquence, aussi bien la version en ligne que la version PDF. En cas de divergence entre les deux versions, c'est la version en ligne qui prévaut.

Le personnel d'EC vous communiquera tout changement apporté lors d'un scrutin. Vous devrez alors immédiatement remplacer les pages désuètes par les pages révisées.

1.2 Acronymes et termes de ce manuel

Ce tableau montre les acronymes utilisés dans les quatre volumes du Manuel du directeur du scrutin.

Acronymes et termes de ce Manuel
Acronyme	Expansion française	English
administration centrale d'EC	administration centrale d'Élections Canda	ECHQ
ADLL	agent de liaison local	FLO
AE	assurance-emploi	EI
AF	agent financier	FO
ALMH	agent de liaison en milieu hospitalier	HLO
ARC	agent de relations communautaires	CRO
ARES	administrateur des Règles électorales spéciales	SVRA
ASCS	agent de soutien au centre de service, agente de soutien au centre de service (remplace commis du centre de service)	SCSO
AS	agent de service	SA
bureau du DS	bureau du directeur du scrutin; aussi appelé bureau local d'EC	RO office
CAI	coordonnateur adjoint de l'informatisation	AAC
CBVS-H	coordonnateur des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier	HSBC
CDA	contrôle des autorisations (numéro d'approbation)	COA
CEEL	Centre d'expertise sur les ententes de location	CERA
CI	coordonnateur de l'informatisation	AC
CIE	carte d'information de l'électeur	VIC
CME	coordonnateur du matériel électoral	EMC
CRRM	conseiller régional en relations médias	RMA
CTBDS	Centre de technologie des bureaux des directeurs du scrutin	ROTC
DAS	directeur adjoint du scrutin	ARO
DASS	directeur adjoint du scrutin supplémentaire	AARO
DASS–PSE	directeur adjoint du scrutin supplémentaire–Point de service externe	AARO-ESP
DASSP	directeur adjoint du scrutin supplémentaire primaire, directrice adjointe du scrutin supplémentaire primaire	PAARO
DGE	directeur général des élections	CEO
DRH	Déclaration de résidence habituelle	SOR
DS	directeur du scrutin	RO
EC	Élections Canada	EC
ECDocs	banque de documents en ligne d'Élections Canada pour les administrateurs électoraux	ECDocs
EDSC	Emploi et Développement social Canada	ESDC
EG	élection générale	GE
ÉPI	équipement de protection individuelle	PPE
FC	Forces canadiennes	CF
FIE	feuille d'information de l'électeur	VIS
FP	financement politique	PF
GOS	gestionnaire des opérations liées au scrutin	POM
IEE	Identifiant d'une enveloppe extérieure (généré par RÉVISE)	OEID
LEC	Loi électorale du Canada	CEA
LED	liste électorale définitive	FLE
LEO	liste électorale officielle	OLE
LEP	liste électorale préliminaire	PLE
LER	liste électorale révisée	RLE
liste ALPHA	liste électorale alphabétique	ALPHA list
liste GEO	liste électorale géographique	GEO List
MDN	ministère de la Défense nationale	DND
OGAR	Outil de gestion des activités en région (anciennement OGAPDS)	FAMT
OIE	Outil d'inscription de l'électeur	ERT
PAP	Politiques et Affaires publiques	PPA
PI	préposé à l'information	IO
PRE	Programme de rappel électoral	ERP
PRR	personne-ressource en région	FRP
PSA	point de service additionnel	ASP
PSE	point de service externe	ESP
RAP	Rapport d'autorisation de paiement	PAR
RCN	région de la capitale nationale	NCR
RE	relevé d'emploi	RoE
RES	Règles électorales spéciales	SVR
RÉVISE	base de données d'EC utilisée pour mettre à jour les renseignements des électeurs en période électorale	REVISE
RFE	Rapport financier électronique (du candidat)	EFR
RNE	Registre national des électeurs	NRoE
RODS	Intranet du personnel en région	RODS
RPC	Régime de pensions du Canada	CPP
RPRC	Répertoire du Programme de révision ciblée	TOPR
RQAP	Régime québécois d'assurance parentale	QPIP
RRQ	Régime de rentes du Québec	QPP
RSR	Réseau de soutien aux régions (anciennement Réseau de soutien d'Élections Canada)	FSN
SCS	superviseur du centre de scrutin	CPS
SDGE	sous-directeur général des élections	DCEO
SGC	Système de gestion des cas	CMS
SGFi	Système de gestion des fournitures par intranet	SMSi
SGR	Système de gestion du recrutement	RMS
SIRS	Système d'information à référence spatiale	GIS
iSites	Système Web d'EC que les DS utilisent à domicile pour la gestion des lieux de scrutin; en période électorale, le SPBDS/SITES remplace Sites	SITES
SLC	Système des listes de candidats	LOCS
SPBDS/SITES	Système de paiement au bureau du directeur du scrutin et Sites	ROPS/SITES
SPS	superviseur de point de service	SPS
SAPS	superviseur adjoint de point de service	ASPS
SRFP	Services de recrutement, de formation et de paie	RTPS
SRS	Système des résultats des scrutins	ERS
SRV	Système de réponse vocale	VRS
SSPIV	Système de suivi d'incidents et commentaires d'électeurs	ICBMS
TBTR	Tableau de bord du travail en région	EDD
TPS	Taxe sur les produits et services	GST
TVH	Taxe de vente harmonisée (Terre-Neuve-et-Labrador, Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Ontario et Île-du-Prince-Édouard)	HST
TVP	taxe de vente provinciale ou territoriale	PST
UAP	unité d'alimentation permanente	UPS
UPIO	Unité des plaintes et incidents reliés aux opérations	OCIU

1.3 Le présent volume

Ce volume est divisé selon les sections suivantes :

1.4 Vos activités

1.4.1 Aide-mémoire

Avant tout scrutin, l'administration centrale d'Élections Canada (ACEC) produit des aide-mémoire pour différents postes-clés. L'Aide-mémoire du directeur du scrutin est mis à jour avant chaque scrutin et est affiché sur l'Intranet du personnel en région. Il reflète le nombre réel de jours que dure chaque scrutin (normalement 36 jours), et inclut les activités de clôture.

Dans les grandes circonscriptions, les DS doivent réviser l'aide-mémoire attentivement avant le début du scrutin pour déterminer si des modifications aux échéances administratives sont nécessaires en raison des contraintes géographiques de la circonscription; par exemple, le début de la formation des préposés au scrutin, ou si un gros volume de matériel envoyé aux régions éloignées doit être préparé pour le personnel.

De même, dans les circonscriptions à forte densité de population, il peut être nécessaire de commencer plus tôt à préparer le matériel et à donner la formation des préposés au scrutin en raison du plus grand nombre de séances de formation.

1.4.2 Scrutin+

Scrutin+ (auparavant le Tableau de bord de l'élection partielle) est votre guichet unique pour accéder à l'aide-mémoire et à toute communication reliée aux scrutins. Dans le but de réduire la quantité de courriels que vous recevez au cours d'un scrutin, les communications sont affichées sur l'Intranet du personnel en région, où vous y trouverez de l'information, des instructions ou des changements/mises à jour aux procédures. Dans tous les cas, l'information affichée ici aura préséance sur les versions imprimées des manuels et des guides.

1.5 Réseau de soutien

1.5.1 Services d'information d'Élections Canada

Pendant un scrutin, EC fournit des services d'information à divers groupes, selon leurs besoins particuliers :

Centre de renseignements : sert le grand public, les entités politiques et leurs agents officiels, les médias et les préposés au scrutin qui ne travaillent pas directement dans votre bureau;
Réseau de soutien aux régions (RSR) : consacré aux ADLL, aux DS, aux DAS, aux DASS ainsi qu'à certains membres du personnel de bureau (SPS, CI, AF et agents de service).

**Figure 1 Services d'information d'EC**

Les bureaux d'aide du Réseau de soutien aux régions

Les bureaux d'aide suivants sont dotés de préposés qualifiés pour répondre directement aux questions et à régler les problèmes.

Administration électorale et procédures : répond aux questions concernant le processus électoral, y compris l'ouverture et l'administration de votre bureau; les candidatures; les procédures de vote; les budgets pour les fournitures de bureau; la dotation; le mobilier et l'équipement; ainsi que les questions touchant la géographie électorale.
Systèmes en région : répond aux questions des DS, des CI et des SPS sur toutes les activités liées à RÉVISE, à la production des listes électorales, et aux autres systèmes informatisés dans votre bureau tels que le SPBDS/SITES et le SRS. Ce bureau d’aide répond aussi aux appels concernant votre ordinateur portatif (p. ex. matériel, logiciel, courriel).
Révision, vote par bulletin spécial et rayonnement : répond aux questions concernant la révision (y compris la révision ciblée) et le vote par bulletin spécial pour les électeurs à l'intérieur ou à l'extérieur de leur circonscription, ceux dans des établissements de soins de courte durée, et les agents de relations communautaires (ARC).
Finances : répond à toutes les questions sur la gestion financière dans votre bureau, y compris les paiements au personnel de bureau, aux préposés au scrutin, aux fournisseurs et pour la location des lieux de scrutin.
Soutien général : assure l'efficacité des activités du RSR. Si l'appelant n'est pas certain du bureau d'aide auquel s'adresser, ce bureau d'aide se chargera de l'orienter. Il intervient aussi en ce qui concerne le matériel électoral, le recrutement de préposés au scrutin, les activités de formation et tout autre besoin administratif ou logistique.
Unité des plaintes et incidents reliés aux opérations : traite les plaintes et les incidents internes et externes provenant des administrateurs électoraux et des électeurs.

Lorsque des éclaircissements s'avèrent nécessaires pour aider l'appelant, le préposé prend l'une ou l'autre des mesures suivantes :

Effectuer des recherches : Selon la complexité de la question, le préposé devra peut-être effectuer des recherches.
Réacheminer l'appel : Si un spécialiste est libre, le préposé peut lui transférer l'appel pour régler la situation rapidement. Si des recherches s'imposent, la question ne pourra pas être réglée immédiatement.
Transmettre la demande : Pendant un scrutin, les spécialistes sont très sollicités et ne sont pas toujours disponibles sur-le-champ. Au besoin, le préposé transmettra la demande à un spécialiste qui fera des recherches et y donnera suite. Dans ce cas, soit le spécialiste, soit le préposé communiquera avec l'appelant pour lui fournir les renseignements voulus.

1.5.2 Système de gestion des cas – EC Connex

Élections Canada a mis en œuvre un nouveau système de gestion des cas (SGC) pour remplacer HelpVisiion qui est hors service depuis 2020.

Intégré dans la plateforme Microsoft Dynamics 365, EC Connex a été conçu à la suite des constatations soulevées dans les Évaluations de la 42^e élection générale et à la suite de consultations exhaustives auprès d'administrateurs électoraux et d'experts en la matière pour s'assurer de satisfaire aux besoins du personnel en région.

Les processus qu'EC Connex peut traiter sont :

la gestion des cas et les demandes de dépannage en TI;
les demandes spéciales;
le dépôt de l'Acte de candidature.

EC Connex est un outil partagé à l'intention de tous les employés à l'ACEC qui fournissent un appui ou des services au personnel en région, soit ceux dans les cinq point de contact : le Réseau de soutien aux régions, le Centre de renseignements (y compris les partenaires tiers à l'externe), les Méthodes de vote alternatives / Règles électorales spéciales, l'Unité des plaintes et des incidents reliés aux opérations, et la Ligne de renseignements sur la paie.

Les ADLL et les DS, ainsi que les CI, auront aussi accès à EC Connex et vont beaucoup apprécier ses fonctionnalités, surtout sa transparence et sa collaboration améliorées, son acheminement logique et son flux de travail commun.

Il y a maints avantages au système partagé :

un accès au répertoire centralisé d'EC consacré aux fournisseurs de service : la Base de connaissances d'EC Connex, de façon à ce qu'ils puissent trouver ce dont ils ont besoin pour résoudre un cas;
EC aura désormais un délai de service intégré au cas, afin d'améliorer sans cesse la formation des fournisseurs, les outils et les ressources;
moins d'étapes de saisie pour les cas sans triage;
un acheminement plus efficace des cas;
le personnel en région aura une plus grande autonomie, si désiré;
un suivi des dossiers en temps quasi-réel.

1.5.3 Services de soutien à d'autres groupes de clients

D'autres services d'information sont mis à la disposition des clients. Consultez l'encadré Comment nous joindre au début de ce manuel.

1.5.4 Demandes de renseignements du public

En période électorale, attendez-vous à recevoir des demandes de renseignements du public. La plupart d'entre elles sont routinières et peuvent être répondues facilement par tout membre du personnel de votre bureau. Notamment, soyez prêts à répondre à des questions sur l'emplacement des lieux de scrutin. Cependant, les questions qui concernent la LEC doivent être acheminées à EC. Quant aux questions concernant l'application des dispositions de la LEC sur les dépenses électorales, elles doivent être renvoyées au bureau permanent du parti du candidat concerné ou à EC.

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