Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Août 2021

9. Présentation de rapports

Dans le présent chapitre, on décrit les rapports financiers et les déclarations au registre qui doivent être produits et soumis dans les délais prescrits par la Loi électorale du Canada. On y aborde les sujets suivants :

• Rapports obligatoires après l'enregistrement et durant l'exercice financier
• Autres rapports, si des corrections ou des révisions sont nécessaires
• Présentation de rapports à Élections Canada
• Demande de prorogation du délai de production

Note : Les formulaires à remplir et les instructions se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Rapports obligatoires après l'enregistrement et durant l'exercice financier

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada, à moins d'avis contraire.

Documents obligatoires	Description	Échéance	Personne responsable
État de l'actif et du passif d'une association enregistrée (EC 20031)	Liste de l'actif et du passif de l'association le jour précédant la date d'entrée en vigueur de l'enregistrement.	6 mois après l'enregistrement	Agent financier
Formulaire général – Association de circonscription (EC 20380) Pour signaler une modification aux renseignements figurant au registre	L'association doit signaler les modifications aux renseignements figurant au registre, par exemple un changement d'adresse ou de nouvelles nominations.	30 jours après une modification aux renseignements figurant au registre	Premier dirigeant
Rapport de course à l'investiture (EC 20188)	L'association doit soumettre ce document si elle (et non le parti) a tenu une course à l'investiture ouverte à plus d'une personne, et ce, même si une seule personne a posé sa candidature. Après réception du document, Élections Canada envoie un avis au candidat à l'investiture et à l'agent financier concernant leurs obligations en matière de rapports.	30 jours après une course à l'investiture tenue par l'association	Représentant de l'association
Rapport financier d'une association enregistrée (EC 20081) Et les documents justificatifs	Le rapport financier annuel comprend ce qui suit : les coordonnées de l'association et une déclaration signée par l'agent financier les rentrées et les sorties de fonds, y compris pour les services d'appels aux électeurs l'état des recettes et des dépenses l'état de l'actif et du passif	31 mai	Agent financier
Rapport du vérificateur*	Lorsque l'agent financier a terminé de rédiger le rapport financier annuel de l'association, le vérificateur doit examiner les écritures comptables et présenter un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport financier de l'association présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé.	31 mai	Agent financier
Facture du vérificateur	La facture doit être préparée et signée par le vérificateur.	31 mai	Vérificateur et agent financier
Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements (T2092 – ARC)	L'agent financier doit utiliser le formulaire de l'Agence du revenu du Canada pour déclarer les contributions reçues et les contributions pour lesquelles des reçus officiels ont été remis aux fins de l'impôt sur le revenu. Un lien sur le site Web d'Élections Canada renvoie au formulaire.	31 mai, à l'Agence du revenu du Canada	Agent financier
Formulaire général – Association de circonscription (EC 20380) Confirmation annuelle des renseignements figurant au registre	Chaque année, Élections Canada envoie à l'association tous les renseignements figurant au registre. L'association doit certifier que les renseignements sont exacts, ou faire une mise à jour.	31 mai	Premier dirigeant

Autres rapports, si des corrections ou des révisions sont nécessaires

Le Rapport financier d'une association enregistrée pourrait être modifié pour corriger des erreurs ou des omissions.

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada

Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée

Après examen, Élections Canada peut demander à l'agent financier de corriger ou de réviser le rapport annuel de l'association. L'agent financier doit soumettre le rapport corrigé ou révisé dans le délai donné.

L'agent financier pourrait constater le besoin de corriger ou de réviser un rapport déjà soumis (par exemple, pour ajouter des contributions omises). L'agent financier ou le premier dirigeant doit demander à Élections Canada l'autorisation de modifier un rapport en lui soumettant le formulaire de Demande de correction. Le rapport modifié doit être soumis dans les 30 jours suivant l'autorisation de correction ou de révision.

Présentation de rapports à Élections Canada

Les formulaires financiers, les déclarations au registre et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Élections Canada a conçu le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite la production des rapports financiers. Il est accessible à partir du Centre de service aux entités politiques sur le site Web d'Élections Canada.

Le logiciel Rapport financier électronique (RFE) est mis à jour régulièrement. Vérifiez que vous disposez de la plus récente version avant de préparer un rapport.

Note : L'utilisation du RFE pour remplir ou modifier le Rapport financier d'une association enregistrée facilite la présentation de rapports puisque le système valide les entrées et crée un fichier de présentation du rapport où les champs requis sont remplis.

Options pour présenter un rapport financier à Élections Canada

En ligne

Ouvrir une session Ouvrir une session avec le Centre de service aux entités politiques à csep-pesc.elections.ca. (Utilisez l'adresse courriel qu'Élections Canada a déjà dans le Registre des associations de circonscription.) Cliquer sur l'onglet Rapports financiers électroniques. Rapport financier annuel Télécharger les fichiers de soumission générés par le logiciel RFE (formats PDF et XML) et tout document justificatif. Suivre les étapes sur l'écran pour appliquer le consentement numérique et soumettre le rapport. État de l'actif et du passif Télécharger le rapport (format PDF) et tout document justificatif. Suivre les étapes sur l'écran pour appliquer le consentement numérique et soumettre le rapport. Demande de prorogation ou de correction Signer à la main les pages où une signature est requise, et numériser le formulaire. Télécharger le formulaire (format PDF) et tout document justificatif. Note : Les autres méthodes de soumission électronique pourraient être refusées. Si le Centre de service aux entités politiques n'est pas utilisé pour appliquer le consentement numérique, des signatures manuscrites sont requises.

Courrier ou télécopieur

Tout rapport financier Signer à la main les pages où une signature est requise. Envoyer les rapports par messagerie, courrier ou télécopieur à Élections Canada. Envoyer les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada. Adresse Élections Canada 30, rue Victoria, Gatineau (Québec)  K1A 0M6 Télécopieur Financement politique 1-888-523-9333 (sans frais)

Demande de prorogation du délai de production

Rapports dont le délai peut être prorogé

Si l'association enregistrée ne peut pas soumettre un Rapport financier d'une association enregistrée et tous les documents obligatoires dans le délai prescrit, elle peut présenter une demande de prorogation de délai.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit aucune prorogation pour les déclarations au registre, y compris la confirmation annuelle des renseignements figurant au registre ou des modifications aux renseignements figurant au registre durant l'année.

Le tableau ci-dessous présente les versions du rapport financier annuel admissibles à une prorogation et indique qui l'accorde.

Rapport financier d'une association enregistrée – demandes de prorogation

Document à soumettre	Prorogation accordée par Élections Canada	Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada	Prorogation accordée par un juge
Rapport initial, y compris le rapport du vérificateur (au besoin)	Oui	Non	Oui
Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée	Oui	Oui	Non
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada	Non	Non	Non*

Demander une prorogation à Élections Canada

Pour demander une prorogation auprès d'Élections Canada, l'agent financier ou le premier dirigeant doit soumettre une Demande de prorogation du délai de production. Élections Canada doit recevoir cette demande au plus tard deux semaines après l'expiration du délai applicable.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation de délai faite plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent financier a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation du délai initial de présentation du rapport financier annuel, ou si l'agent financier ne peut pas soumettre le rapport dans le délai prorogé, l'agent financier peut demander une prorogation de délai à un juge.

Note : Si les documents ne sont pas soumis dans le délai initial prescrit et qu'aucune prorogation n'est accordée, l'association risque la radiation.

Demander une prorogation à un juge

Pour demander une prorogation du délai à un juge, une demande doit être soumise à l'un des tribunaux ci-dessous. La demande peut être soumise à n'importe lequel de ces tribunaux, peu importe où se trouve le bureau principal de l'association enregistrée.

Une copie de la demande doit être envoyée à Élections Canada par courriel ou par télécopieur.

Si l'agent financier ou le premier dirigeant envoie une ébauche de sa demande à Élections Canada avant de la soumettre au tribunal, le personnel d'Élections Canada vérifiera si la demande permettra au parti de respecter ses obligations et fournira une lettre confirmant qu'il a été informé de la demande.

Province ou territoire, Tribunal pouvant recevoir la demande

Province ou territoire	Tribunal pouvant recevoir la demande
Alberta	Cour du Banc de la Reine de l'Alberta
Colombie-Britannique	Cour suprême de la Colombie-Britannique
Manitoba	Cour du Banc de la Reine du Manitoba
Nouveau-Brunswick	Cour du Banc de la Reine du Nouveau-Brunswick
Terre-Neuve-et-Labrador	Section de première instance de la Cour suprême de Terre‑Neuve‑et‑Labrador
Nouvelle-Écosse	Cour suprême de la Nouvelle-Écosse
Nunavut	Cour de justice du Nunavut
Ontario	Cour supérieure de justice de l'Ontario
Île-du-Prince-Édouard	Cour suprême de l'Île-du-Prince-Édouard
Québec	Cour supérieure du Québec
Saskatchewan	Cour du Banc de la Reine de la Saskatchewan
Territoires du Nord-Ouest	Cour suprême des Territoires du Nord-Ouest
Yukon	Cour suprême du Yukon

Dans sa demande, l'association enregistrée doit demander une nouvelle échéance pour soumettre les documents à Élections Canada. Parfois, la date de la nouvelle échéance sera passée. C'est le cas lorsqu'une association a soumis ses documents obligatoires en retard avant de demander une prorogation et qu'elle respecte maintenant les exigences en matière de production de rapports.

Prorogation à une date ultérieure, Prorogation à une date passée (rétroactive)

Prorogation à une date ultérieure	Prorogation à une date passée (rétroactive)
L'association enregistrée peut demander toute date raisonnable comme nouvelle date d'échéance pour soumettre les documents, selon les circonstances. Assurez-vous de donner suffisamment de temps à l'association pour qu'elle puisse respecter ses obligations; sinon, elle devra soumettre une nouvelle demande au tribunal.	L'association enregistrée doit demander la date à laquelle tous les documents obligatoires ont été reçus par Élections Canada comme nouvelle date d'échéance. Veuillez communiquer avec le Réseau de soutien aux entités politiques pour connaître la date exacte.

Note : Si l'association enregistrée ne retient pas les services d'un avocat pour préparer sa demande, elle voudra sans doute communiquer avec le greffier du tribunal visé pour avoir de l'information sur le processus ou consulter un service d'aide juridique pour obtenir des échantillons de documents.

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