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Liste des tâches du directeur du scrutin

Planifier et préparer une élection en effectuant des activités préscrutin telles que :

  • repérer des fournisseurs locaux pour la location de mobilier et d'équipement et l'achat de fournitures de bureau et de services d'impression, et conclure des accords avec eux;
  • recruter, nommer et former des employés de bureau;
  • trouver des locaux convenables et accessibles pour les bureaux de vote et pour le bureau du DS, et négocier les conditions avec les propriétaires;
  • étudier l'information qui se rapporte aux adresses dans la circonscription afin de s'assurer que les électeurs sont inscrits à l'adresse exacte officiellement désignée;
  • repérer des secteurs pour des révisions ciblées, tels que des nouveaux quartiers, des secteurs à haute mobilité, des institutions, etc.;
  • réviser les limites des sections de vote;
  • veiller à la préparation d'un plan d'action pour des activités de diffusion auprès de populations cibles dans sa circonscription.

Planifier et organiser l'accès au vote :

  • publier les avis publics exigés par la loi;
  • nommer des centaines de fonctionnaires électoraux et diriger leur travail;
  • faire prêter serment;
  • mettre en place des mesures de sécurité appropriées au bureau du DS et aux lieux de vote afin d'assurer la protection de l'information, des biens, du personnel et du grand public;
  • coordonner la préparation et l'envoi à tous les électeurs inscrits des cartes d'information de l'électeur;
  • établir les bureaux de scrutin et distribuer les avis tel que l'exige la Loi électorale du Canada;
  • demander aux partis politiques ou aux candidats, selon le cas, la liste des agents réviseurs, des agents d'inscription, des scrutateurs et des greffiers du scrutin qu'ils proposent; recruter à partir d'autres sources si les listes sont insuffisantes pour les postes vacants;
  • assigner les fonctionnaires électoraux aux différents bureaux de scrutin, les former et leur remettre les fournitures requises;
  • faire distribuer les listes électorales aux candidats;
  • gérer la révision et l'impression des listes électorales;
  • coordonner la production des résultats du vote, les valider et en faire rapport;
  • gérer le dépouillement judiciaire s'il y a lieu;
  • coordonner le retour des documents électoraux, du mobilier, de l'équipement et des appareils téléphoniques.

Gérer et contrôler les ressources financières, humaines et matérielles:

  • gérer le budget consacré au personnel, aux services essentiels, aux fournitures, au matériel et à l'équipement;
  • préparer un plan afin de répartir les ressources;
  • établir les comptes de dépenses et veiller à la consignation exacte des dépenses et à leur surveillance;
  • assurer l'inscription du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux sur la liste de paye;
  • veiller à ce que les employés soient formés en ce qui concerne les procédures à suivre et comprennent leurs rôles et responsabilités;
  • s'assurer que les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau respectent les consignes de confidentialité émises par Élections Canada;
  • assurer le respect des directives émises par le directeur général des élections;
  • négocier et conclure les contrats de location des locaux et de services essentiels;
  • déterminer les besoins (superficie des locaux, mobilier et équipement, fournitures de bureau), chercher les sources, prendre les dispositions voulues et se procurer le nécessaire;
  • établir le plan d'étage du bureau et superviser son aménagement;
  • gérer l'inventaire, l'approvisionnement et la distribution du matériel.

Appliquer la Loi électorale du Canada :

Communiquer de l'information au grand public, aux candidats et aux partis politiques :

  • assurer la mise en place dans le bureau du DS des systèmes afin qu'ils puissent répondre, avec efficacité et précision, aux besoins du personnel et aux demandes de renseignements du grand public;
  • respecter les directives d'Élections Canada concernant les demandes des médias;
  • s'assurer que les candidats et les partis politiques reçoivent tous les documents et tout le matériel auxquels ils ont droit;
  • répondre aux demandes et aux suggestions des candidats et des partis politiques;
  • répondre aux questions quotidiennes d'Élections Canada pour le Système de gestion d'un scrutin;
  • répondre aux demandes de suivi provenant du Réseau de soutien d'Élections Canada et des agents de liaison locaux.

Communications avec le personnel d'Élections Canada:

  • Veiller à ce que toutes communications soient professionnelles, respectueuses et fournies dans les délais prescrits.

Contribuer à l'amélioration du processus électoral :

  • rédiger le rapport administratif Procès-verbal du directeur du scrutin;
  • participer sur demande à des analyses et consultations postélectorales;
  • chercher continuellement à améliorer la gestion du processus électoral dans sa circonscription;
  • participer à des consultations avec Élections Canada qui contribuent à l'amélioration des procédures, de l'organisation et des aspects techniques dans le but d'accroître l'efficacité des bureaux des DS.