Commissaire aux élections fédérales

LA PRÉSENTE ENTENTE RELATIVE AU PARTAGE DE RENSEIGNEMENTS est faite en double exemplaire

ENTRE

Le directeur général des Élections du Canada

ET

Le commissaire aux élections fédérales

PARTIE I – Interprétation

1. Objet

• 1.1 La présente entente a pour objet d'établir un moyen sûr et efficace pour partager des renseignements entre le bureau du directeur général des élections (« Élections Canada ») et le bureau du commissaire aux élections fédérales (« le commissaire »). Elle vise les renseignements personnels et les renseignements suivants :
• a) les renvois au commissaire faits par Élections Canada quant aux possibles infractions à la Loi électorale du Canada;
• b) les renseignements fournis par Élections Canada au commissaire, à sa demande, et que ce dernier juge nécessaires dans l'exercice de ses attributions, qui sont des documents ou des renseignements obtenus, créés ou compilés par Élections Canada en vertu de la Loi électorale du Canada, y compris tout document électoral ou renseignement lié à la tenue ou à la mise à jour du Registre des électeurs;
• c) les renseignements fournis au commissaire à l'initiative d'Élections Canada, c'est‑à‑dire tout document ou renseignement obtenu, créé ou compilé par Élections Canada en vertu de la Loi électorale du Canada et qui est considéré comme utile au commissaire pour l'exercice de ses attributions;
• d) les renseignements fournis par le commissaire à Élections Canada et qui peuvent être divulgués par le commissaire et recueillis par Élections Canada;
• e) les renseignements non sollicités reçus par Élections Canada ou par le commissaire qui relèvent, en tout ou en partie, du mandat de l'autre partie visée par la présente entente, et qui sont partagés par le destinataire initial à l'autre partie.
• 1.2 Les dispositions de la présente entente peuvent être mises en œuvre par les parties et adaptées au besoin au titre d'une autorité concernant le partage de renseignements accordée en vertu de la Loi référendaire, L.C. 1992, ch. 30, ou de ses règlements.

2. Autorité des parties : mandats et partage de renseignements

• 2.1 Élections Canada est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement. Son mandat consiste à être prêt à mener une élection générale ou partielle ou un référendum fédéral; administrer le régime de financement politique prévu par la Loi électorale du Canada; surveiller l'observation de la législation électorale; mener des campagnes d'information et des programmes d'éducation pour les étudiants sur le processus électoral; appuyer les commissions indépendantes chargées de réviser les limites des circonscriptions fédérales après chaque recensement décennal; mener des études sur d'autres méthodes de vote et, sous réserve de l'approbation des parlementaires, mettre à l'essai de nouveaux processus de vote en vue de scrutins futurs.
• 2.2 En vertu de la Loi électorale du Canada et de l'article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, Élections Canada est autorisé à recueillir et à utiliser des renseignements tels que :
  • a) les renseignements relatifs à l'enregistrement et au financement des tiers et des entités politiques requise en vertu de la Loi électorale du Canada (partis enregistrés, candidats, candidats à la direction, candidats à l'investiture, associations enregistrées, ainsi que les contributions reçues et les dépenses);
  • b) les renseignements sur l'administration ou la conduite des scrutins et les exigences législatives appliquées par Élections Canada;
  • c) les renseignements sur les activités, les responsables et les employés d'Élections Canada; l'information sur les fonctionnaires électoraux et les employés des directeurs du scrutin;
  • d) les renseignements sur la tenue et la mise à jour du registre des électeurs et des listes électorales;
  • e) les renseignements sur les électeurs, le vote ordinaire et le vote spécial, y compris la validation des résultats, les dépouillements judiciaires et le retour des brefs.

Les renseignements peuvent être des renseignements personnels sur quiconque a été à l'emploi de ces personnes ou entités ou y a apporté une contribution, ou sur toute personne dont le nom figure dans le registre des électeurs ou sur une liste électorale. Élections Canada peut également mener des recherches sur le vote et, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, recueillir et utiliser l'information à cette fin.

• 2.3 En ce qui a trait à la divulgation de renseignements au commissaire, Élections Canada est régi par les autorités suivantes :
  • a) En vertu du paragraphe 16.5(1) de la Loi électorale du Canada, le directeur général des élections peut divulguer au commissaire tout document ou renseignement qu'il obtient, crée ou compile sous le régime de la Loi et qu'il estime utile au commissaire pour l'exercice des attributions de celui‑ci sous le régime de la Loi;
  • b) En vertu du paragraphe 16.5(2) de la Loi électorale du Canada, le directeur général des élections doit divulguer au commissaire, à la demande de celui‑ci, tout document ou renseignement qu'il a obtenu, créé ou compilé sous le régime de la Loi et que le commissaire estime nécessaire pour l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi;
  • c) En vertu du paragraphe 540(4.1) de la Loi électorale du Canada, appliqué parallèlement au paragraphe 16.5(2), le directeur général des élections peut partager avec le commissaire, aux fins de l'exercice des attributions de ce dernier sous le régime de la Loi, tout document électoral ou document lié à la tenue ou à la mise à jour du Registre des électeurs qui est confié à la garde du directeur général des élections, sans qu'il soit nécessaire d'obtenir d'un juge d'une cour supérieure l'ordonnance requise par le paragraphe 540(3). Le commissaire peut ensuite partager ces documents avec le directeur des poursuites pénales.
• 2.4 En vertu de la Loi électorale du Canada, le commissaire a pour mandat de veiller à l'observation et au contrôle d'application de la Loi. Le commissaire reçoit et examine les plaintes concernant des infractions potentielles, il peut mener une enquête sur des infractions potentielles à la Loi électorale du Canada ou à la Loi référendaire, et peut prendre des mesures de conformité et d'application de la loi. À titre de mesure, il peut informer les personnes ou les entités contrevenantes des règles applicables à leur cas, conclure une transaction avec le contrevenant, demander la radiation d'un parti enregistré auprès du tribunal compétent, demander une injonction en période électorale et partager le dossier avec le directeur des poursuites pénales. Les renseignements recueillis par le commissaire sont donc nécessaires et utilisés aux fins des activités de conformité, d'enquête et d'application de la loi.
• 2.5 Le commissaire est assujetti à l'article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu des articles 509 à 521.1 de la Loi électorale du Canada, il est autorisé à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements pour l'exercice de ses attributions. La divulgation de renseignements par le commissaire est régie par l'article 510.1 de la Loi électorale du Canada. Plus particulièrement, le commissaire peut divulguer des renseignements qu'il estime nécessaires à la réalisation d'une enquête ou à la conclusion d'une transaction demandée par le directeur des poursuites pénales, ou requise dans le cadre d'une poursuite judiciaire ou en vertu de toute autre loi du Parlement. Le commissaire peut également divulguer des renseignements qu'il estime être dans l'intérêt du public, selon les critères énoncés dans la Loi.

3. Définitions

• 3.1 Les définitions suivantes s'appliquent à la présente entente, sauf si le contexte en exige autrement :

  « authentification » s'entend de la méthode utilisée pour vérifier l'identité de la personne qui initie un partage de renseignements au moyen d'une solution de transfert sécurisé de documents;

  « Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles » s'entend du formulaire d'avis de réception de renseignements ou de biens sensibles joint à l'annexe B;

  « Bureau de l'intégrité électorale » ou « BIE » s'entend de la direction d'Élections Canada ou toute autre unité qui lui succède, quel qu'en soit le nom;

  « cadre législatif » s'entend de la loi, les règlements et les politiques applicables aux parties;

  « Centre de renseignements » s'entend de la direction d'Élections Canada, ou toute autre unité qui lui succède, quel qu'en soit le nom;

  « destinataire » s'entend de la personne dont le titre de poste figure à l'annexe A et qui est désignée par l'une ou l'autre des parties pour recevoir des demandes, des documents ou des renseignements, y compris des renseignements personnels, provenant de l'autre partie en vertu de la présente entente, et pour avoir accès à la solution de transfert sécurisé de documents à cette fin;

  « Direction du financement politique et de la vérification » ou « DFPV » s'entend de la direction d'Élections Canada, ou toute autre unité qui lui succède, quel qu'en soit le nom;

  « document électoral » s'entend du document désigné dans la définition de « documents électoraux » au paragraphe 2(1) de la Loi électorale du Canada;

  « entente » s'entend de la présente entente relative au partage de renseignements et toutes ses annexes, et ses modifications successives;

  « expéditeur » s'entend de la personne dont le titre de poste figure à l'annexe A et qui est désignée par l'une ou l'autre des parties pour envoyer des demandes, des documents ou des renseignements, y compris des renseignements personnels, à l'autre partie au titre de la présente entente, et pour avoir accès à la solution de transfert sécurisé de documents à cette fin;

  « facteurs d'authentification » s'entend des facteurs pris en considération pour permettre l'authentification, tels qu'un mot de passe ou tout autre facteur d'authentification plus sûr déterminé par les parties;

  « fichier de données original » s'entend de tout document ou renseignement, quel qu'en soit le format, partagé au titre de la présente entente, et toute copie en tout ou en partie, qu'elle contienne des renseignements personnels ou non;

  « Gestion et préparation des scrutins en région » ou « GPSR » s'entend de la direction d'Élections Canada ou toute autre unité qui lui succède, quel qu'en soit le nom;

  « jour ouvrable » s'entend de chaque jour de la période électorale d'une élection générale, ou en dehors d'une telle période, jour autre que le samedi, le dimanche et un jour férié au Québec;

  « Loi électorale du Canada » s'entend de la Loi électorale du Canada,L.C. 2000, ch. 9, et ses modifications successives;

  « Loi sur la protection des renseignements personnels » s'entend de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C., 1985, ch. P-21, et ses modifications successives;

  « partie » s'entend d'Élections Canada ou du commissaire, ou les deux lorsque le terme est utilisé au pluriel;

  « Registre des électeurs » s'entend du Registre des électeurs tel qu'il est décrit dans la partie 4 de la Loi électorale du Canada; et « Registre national des électeurs » ou « RNE » s'entend de la direction d'Élections Canada, ou toute autre unité qui lui succède, quel qu'en soit le nom;

  « renseignements personnels » s'entend, dans la présente entente, des renseignements personnels, tels qu'ils sont définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, de toute personne, faisant partie de l'un des types de renseignements partagés au titre de la présente entente, et décrits au paragraphe 1.1, selon le contexte;

  « scrutin » s'entend d'une Élection ou une élection partielle conduite en vertu de la Loi électorale du Canada;

  « service de courrier fiable » s'entend du service d'expédition qui offre une preuve d'expédition et, sur demande, un bordereau d'acheminement et un accusé de livraison;

  « solution de transfert sécurisé de documents » s'entend de la structure de répertoires électroniques particulière mise à la disposition de l'autre partie par Élections Canada pour le partage sécurisé de renseignements au titre de la présente entente;

• 3.2 Les définitions présentées au paragraphe 3.1 s'appliquent également au singulier et au pluriel, et les mots englobent autant le féminin que le masculin, le cas échéant.

4. Date d'entrée en vigueur et modification

• 4.1 La présente entente entre en vigueur le jour de sa signature par la dernière partie qui la signe et le demeure jusqu'à ce qu'elle soit modifiée par les parties ou que l'une ou l'autre la résilie conformément au présent article
• 4.2 La présente entente peut être résiliée en tout temps par consentement mutuel des parties ou par une partie moyennant un avis écrit présenté dans un délai raisonnable à l'autre partie. La résiliation de l'entente ne décharge pas les parties de leurs obligations découlant de la présente entente lorsqu'elle était en vigueur, et ne touche pas l'application de l'article 16.5, du paragraphe 540(4.1) ou de l'article 510.1 de la Loi électorale du Canada.
• 4.3 La présente entente peut être modifiée par consentement mutuel des parties. Pour être valide, toute modification doit être faite par écrit et signée par un représentant autorisé de chaque partie.

5. Rôles et responsabilités

• 5.1 Les parties sont responsables des gestes posés par leurs employés, représentants et entrepreneurs en ce qui concerne l'utilisation, la divulgation et la destruction des renseignements personnels partagés au titre de la présente entente.
• 5.2 Les parties déploieront des efforts raisonnables pour résoudre rapidement tout différend les opposant dans le cadre de la présente entente. Une partie enverra un avis écrit au représentant de l'autre partie désigné à la partie IX concernant tout différend non réglé découlant de l'interprétation ou de l'exécution des clauses de la présente entente. Chaque représentant peut désigner un autre employé pour régler le différend. Les représentants et les employés désignés feront tout en leur possible pour régler le différend à l'amiable.
• 5.3 Les parties sont responsables de leurs coûts respectifs associés à l'exécution et à la mise en œuvre de la présente entente. Aucune partie ne peut fournir un service de soutien interne à l'autre partie au titre de la présente entente.

PARTIE II – RENSEIGNEMENTS À PARTAGER

La présente partie de l'entente décrit les types de renseignements qui peuvent être partagés et la nature des renseignements personnels qui peuvent y être inclus. Les listes fournies aux paragraphes 6.2, 7.2 et 8.3 ne sont pas exhaustives. Les types de renseignements pouvant être partagés sont les suivants :

6. Plaintes concernant des infractions potentielles liées au financement politique renvoyées au commissaire par Élections Canada

• 6.1 Élections Canada peut, par l'entremise de la DFPV, partager avec le commissaire les cas d'infractions potentielles à la Loi électorale du Canada à la suite de l'examen ou de la vérification par la DFPV de renseignements obtenus, crées ou compilés par Élections Canada en vertu de la Loi. La DFPV peut aussi partager avec le commissaire les renseignements versés dans le Système de gestion des rapports financiers (SGRF). Les documents seront partagés selon un gabarit convenu par les parties, auront un numéro d'identification unique et comprendront une description des éléments de non-conformité, le profil de l'entité politique concernée, les renseignements tirés du sommaire du registre des contacts et tous les documents ou renseignements afférents, y compris les coordonnées des personnes-ressources compétentes au sein d'Élections Canada. Les documents partagés comprendront également, avec les documents et renseignements afférents, toute activité administrative ou opérationnelle ou toute réponse à l'infraction présumée, qui a été faite ou est en cours à l'initiative d'Élections Canada.
• 6.2 Les renseignements partagés au titre du paragraphe 6.1 peuvent comprendre des renseignements personnels liés à l'un des sujets énumérés au paragraphe 2.2 de la présente entente qui est considéré comme utile au commissaire pour l'exercice de ses attributions. Les renseignements personnels peuvent comprendre, pour tout particulier et selon le contexte et les exigences en matière de dépôt de documents, le nom complet ou partiel, le sexe, la date de naissance, l'adresse résidentielle ou autre, l'adresse postale, géographique ou électronique, les renseignements bancaires ou financiers liés aux activités régies par la Loi (par exemple, copies de chèques, de relevés ou de reçus), les signatures, les numéros de téléphone, ou des renseignements liés à l'emploi ou des renseignements contractuels liés aux activités régies par la Loi (par exemple, un contrat ou un contrat de travail signé par une entité réglementée). Ces renseignements peuvent aussi comprendre des notes de vérification ou des analyses de la DFPV au sujet d'un particulier ou un échange de correspondance entre un particulier et Élections Canada.

7. Plaintes concernant des infractions potentielles non liées au financement politique renvoyées au commissaire par Élections Canada

• 7.1 Élections Canada peut, par l'entremise du BIE, partager avec le commissaire les cas d'infractions potentielles à la Loi électorale du Canada, non liés au financement politique, qui proviennent d'une unité administrative d'Élections Canada autre que la DFPV. Les documents seront partagés selon un gabarit convenu par les parties, auront un numéro d'identification unique et comprendront une description de la situation présumée de non-conformité, et tous les documents ou renseignements afférents, y compris les coordonnées des personnes-ressources compétentes au sein d'Élections Canada. Les documents partagés comprendront également, avec les documents et renseignements pertinents, toute activité administrative ou opérationnelle ou toute réponse à l'infraction présumée, qui a été faite ou est en cours à l'initiative d'Élections Canada.
• 7.2 Les renseignements partagés au titre du paragraphe 7.1 peuvent comprendre des renseignements personnels liés à l'un des sujets énumérés au paragraphe 2.2 de la présente entente, qui est considéré comme utile au commissaire pour l'exercice de ses attributions. Les renseignements personnels peuvent comprendre, pour tout particulier et selon le contexte, le nom complet ou partiel, le sexe, la date de naissance, l'adresse résidentielle ou autre, l'adresse postale, géographique ou électronique, les signatures, les numéros de téléphone, des renseignements liés à l'emploi, des renseignements contractuels liés aux activités régies par la Loi (y compris à titre d'employé d'Élections Canada ou de fonctionnaire électoral), ou des renseignements figurant au Registre des électeurs, dans une liste électorale ou dans un document électoral. Ces renseignements peuvent aussi comprendre des notes ou des analyses visant un particulier, ou un échange de correspondance entre un particulier et Élections Canada.

8. Renseignements ou documents demandés par le commissaire

• 8.1 Documents électoraux : Élections Canada, par l'entremise de GPSR, partage avec le commissaire, à la demande de celui-ci, tout document électoral ou renseignement contenu dans un document électoral obtenu, créé ou compilé par Élections Canada en vertu de la Loi électorale du Canada, que le commissaire juge nécessaire dans l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi. Tout document partagé comprend le nom et le numéro de téléphone d'une personne à Élections Canada avec laquelle le commissaire peut communiquer aux fins de suivi.
• 8.2 Registre des électeurs : Élections Canada, par l'entremise de RNE, partage avec le commissaire, à la demande de celui-ci, les documents ou renseignements liés à la tenue ou à la mise à jour du Registre des électeurs obtenus, crées ou compilés par Élections Canada sous le régime de la Loi électorale du Canada, que le commissaire juge nécessaires dans l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi. Tout document partagé comprend le nom et le numéro de téléphone d'une personne à Élections Canada avec laquelle le commissaire peut communiquer aux fins de suivi.
• 8.3 Les renseignements partagés avec le commissaire au titre du paragraphe 8.1 ou 8.2 peuvent comprendre des renseignements personnels, y compris le nom complet ou partiel de la personne, le sexe, la date de naissance, l'adresse actuelle ou antérieure, l'adresse postale, géographique ou autre, la signature, le numéro de circonscription, le numéro de la section de vote, le numéro d'identification unique de l'électeur et les dates de mise à jour des renseignements personnels. Les personnes visées par ces renseignements peuvent être, entre autres, un candidat, un témoin ou un électeur appuyant l'investiture d'un candidat, une personne qui s'est inscrite ou a fait une demande d'inscription comme électeur, un fonctionnaire électoral, le représentant d'un candidat et une personne qui atteste l'adresse de résidence d'un électeur ou qui doit, pour une raison ou l'autre, prêter serment au lieu de scrutin.
• 8.4 Financement politique : Élections Canada, par l'entremise de la DFPV, partage avec le commissaire, à la demande de celui-ci, tout document ou renseignement obtenu, créé ou compilé par Élections Canada en vertu de la Loi électorale du Canada que le commissaire estime nécessaire dans l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi, en ce qui concerne les aspects de la Loi électorale du Canada qui sont administrés par la DFPV. Cela comprend également les renseignements versés dans le SGRF. Tout document partagé comprend le nom et le numéro de téléphone d'une personne à Élections Canada avec laquelle le commissaire peut communiquer aux fins de suivi.
• 8.5 Autres documents ou renseignements : Par l'entremise du BIE, Élections Canada partage avec le commissaire, à la demande de celui-ci, tout document ou renseignement (non visés aux paragraphes 8.1, 8.2 ou 8.4) obtenu, créé ou compilé sous le régime de la Loi électorale du Canada et que le commissaire estime nécessaire dans l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi. Tout document partagé comprend le nom et le numéro de téléphone d'une personne à Élections Canada avec laquelle le commissaire peut communiquer aux fins de suivi.
• 8.6 Les renseignements partagés avec le commissaire en vertu du paragraphe 8.4 ou 8.5 peuvent comprendre des renseignements personnels et comprennent entre autres les renseignements relatifs à l'enregistrement ou au financement d'un tiers, d'un parti enregistré, d'un candidat, d'un candidat à la direction, d'un candidat à l'investiture ou d'une association enregistrée ainsi que les renseignements relatifs à la conduite d'un scrutin ou à l'application d'exigences législatives par Élections Canada. Cela peut comprendre, sans limiter ce qui précède, les renseignements liés à tout sujet décrit au paragraphe 2.2 de la présente entente.
• 8.7 Présentation de la demande : Dans sa demande de documents ou de renseignements aux termes de la présente entente, le commissaire utilise un gabarit convenu par les parties et décrit les renseignements demandés de façon suffisamment précise pour permettre à Élections Canada de déterminer et de partager uniquement les documents et les renseignements qui sont nécessaires à l'exercice des attributions du commissaire, et pour permettre à ce dernier d'y avoir accès. Le Commissaire précise le délai dans lequel est requise le partage d'un document ou des renseignements et affirme que les renseignements sont jugés nécessaires pour l'exercice de ses attributions sous le régime de la Loi. La demande du commissaire comprend également le nom et le numéro de téléphone d'un membre du personnel du commissaire avec lequel le destinataire peut communiquer au sujet de la demande. Toute négociation visant le délai de réponse est prévue au paragraphe 12.4. Tout renseignement supplémentaire demandé par le commissaire relativement à une demande ou résultant de celle-ci, que la demande ait été faite ou non par téléphone, fera l'objet d'une autre demande écrite.
• 8.8 Le commissaire peut demander de consulter sur place tout document, dossier ou renseignement qui pourrait faire l'objet d'une demande visée à l'article 8. Il peut s'agir entre autres de documents, de dossiers ou de renseignements détenus ou gérés par la DFPV, ou de documents électoraux détenus ou gérés par GPSR, par l'entremise du personnel au Centre de distribution d'Élections Canada. Une telle demande peut être soumise dans le répertoire électronique pertinent, ou par tout autre moyen qui permet d'enregistrer la demande, selon le moyen convenu entre le commissaire et la direction concernée à Élections Canada. Le moment de la consultation sur place, pendant les heures ouvrables, sera déterminé en fonction du temps requis pour la préparation des documents ou l'extraction des documents ou d'autres mesures à prendre par Élections Canada et de toute situation d'urgence mentionnée par le commissaire. Le personnel désigné par Élections Canada peut être présent pour faciliter toute photocopie requise.
• 8.9 Dans le cas d'une demande de consultation de documents électoraux conservés par Élections Canada à la suite d'un scrutin, la consultation se fera au Centre de distribution d'Élections Canada et sera coordonnée par le chef, Centre de distribution. Les parties reconnaissent que les membres du personnel d'Élections Canada au Centre de distribution n'ouvrent pas les documents électoraux scellés et que l'ouverture, la manipulation ou la photocopie et le respect de l'intégrité de tout document consulté relèvent du représentant du commissaire qui consulte les documents.
• 8.10 Les parties conviennent qu'en règle générale, les documents et les dossiers papier originaux resteront dans les locaux d'Élections Canada et qu'une demande de partage de documents ou de dossiers papier originaux ne peut se faire que dans des cas exceptionnels. Si le commissaire souhaite obtenir, en vertu de la présente entente, une copie papier d'un document originale ou la totalité ou une partie d'un dossier, la demande soumise indiquera que le commissaire ou le directeur principal des enquêtes approuve personnellement la demande. Ce type de demande repose sur des critères pertinents, y compris une évaluation de la nécessité des documents originaux à des fins de preuve et une évaluation des facteurs logistiques, tels que l'emplacement ou le volume de la documentation, ou le temps prévu pour leur consultation. Toute version papier originale de renseignements ou de documents partagée avec commissaire le sera selon une méthode et dans un contenant qui satisfont aux exigences de sécurité des deux parties et qui préservent l'intégrité des renseignements ou des documents originaux. Avant le partage des documents originaux, les parties consigneront les détails des originaux partagés et conviendront d'un moyen permettant de les retourner à Élections Canada dès que le commissaire n'en aura plus besoin. Le mode de partage de documents ou de dossiers originaux est prévu au paragraphe 13.13.
• 8.11 Toute demande de copies certifiées conformes, par affidavit ou par tout autre moyen, de la part du commissaire, concernant des documents ou des renseignements obtenus d'Élections Canada devra préciser et fournir le format de certification requis.

9. Autres renseignements ou documents fournis au commissaire à l'initiative d'Élections Canada

• 9.1 Élections Canada peut, de sa propre initiative, par l'intermédiaire du BIE ou de la DFPV, partager des renseignements avec le commissaire, c'est-à-dire tout document ou renseignement obtenu, créé ou compilé par Élections Canada en vertu de la Loi électorale du Canada qui est considéré comme utile au commissaire pour l'exercice de ses attributions. Il peut s'agir de renseignements personnels ou non, obtenus, créés ou compilés sous le régime de la Loi.
• 9.2 Les renseignements ou les documents partagés en vertu du paragraphe 9.1 peuvent comprendre ou concerner des études, des tendances, des rapports, des observations ou des analyses portant sur les activités ou le respect de la loi en matière électorale, à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada.
• 9.3 L'exercice par le directeur général des élections, ou par tout responsable autorisé par le directeur général des élections, du pouvoir qui lui est conféré au paragraphe 16.5(1) de la Loi, de divulguer tout document ou renseignement avec le commissaire est fondé sur des considérations pertinentes, notamment les suivantes :
• a) L'importance de mesures efficaces et cohérentes de conformité et d'application de la Loi électorale du Canada, ainsi que de la consultation et de la coordination entre le directeur général des élections et le commissaire dans l'exercice indépendant de leurs attributions respectives comme il est décrit à l'article 2 de la présente entente et dans le document sur l'énoncé de principes;
• b) l'importance que revêt pour le commissaire le fait de recevoir en temps opportun des renseignements exacts, à jour et complets d'Élections Canada, y compris la mise à jour des renseignements déjà fournis;
• c) le besoin du commissaire, en particulier pendant une période électorale, de donner suite aux plaintes efficacement et dans les meilleurs délais et, à cette fin, d'avoir les renseignements concernant les activités liées à l'élection, tels que les renseignements obtenus, créés ou compilés par Élections Canada sur l'emplacement des lieux de scrutin et des bureaux des directeurs du scrutin, sur l'identité et l'adresse des directeurs du scrutin, ou des candidats confirmés et de leurs agents officiels;
• d) l'importance de respecter les principes concernant la vie privée, y compris de limiter la divulgation et la cueillette des renseignements personnels aux seuls renseignements qui sont pertinents à cette fin;
• e) le principe selon lequel, dans la mesure du possible, l'institution qui partage les renseignements ou les données devrait le faire selon les moyens et la fréquence prévus dans une entente plutôt qu'en donnant accès à une base de données où est stockée l'information, ce qui est corroboré et reflété au paragraphe 16.5(2) de la Loi électorale du Canada concernant le pouvoir du commissaire de présenter une demande précise de renseignements ou de documents aux fins de l'exercice de ses pouvoirs d'enquête et de ses fonctions.

10. Renseignements ou documents fournis par le commissaire à Élections Canada

Le commissaire peut partager avec Élections Canada les renseignements qu'il est autorisé à divulguer et ceux qu'Élections Canada est autorisé à recueillir dans le cas où les renseignements comprennent des renseignements personnels. Les renseignements partagés peuvent comprendre de l'information sur le règlement d'un dossier renvoyé au commissaire par Élections Canada ou des observations faites par le commissaire dans le cadre de l'exercice de ses attributions et qu'il estime utiles à Élections Canada dans l'un ou l'autre aspect du mandat qui lui est conféré par la Loi électorale du Canada

11. Documents ou renseignements non sollicités ou dirigés au mauvais destinataire

• 11.1 Élections Canada accepte de partager avec le commissaire, par l'entremise du BIE ou de la DFPV, tout document ou tout renseignement, y compris toute plainte, qu'Élections Canada a reçu sans l'avoir sollicité, si Élections Canada estime que le document ou les renseignements concernés peuvent être recueillis ou utilisés par le commissaire selon les pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi électorale du Canada.
• 11.2 Le commissaire accepte de partager avec le BIE d'Élections Canada tout document ou tout renseignement qu'il n'a pas sollicité s'il estime que le document ou le renseignement concerné peut être recueilli ou utilisé par Élections Canada selon les pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi électorale du Canada.

PARTIE III – PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS

12. Fréquence et choix du moment du partage des renseignements

• 12.1 Les renseignements ou les documents visés à l'article 6 qui sont partagés avec le commissaire par un expéditeur désigné par la DFPV peuvent être partagés quotidiennement ou au besoin, ou encore lorsque le document est prêt à partager, et chaque cas est traité comme un document distinct, au moyen de la méthode décrite à l'article 13. Chaque jour ouvrable, à moins d'empêchement dû à des circonstances exceptionnelles, le destinataire désigné par le commissaire vérifiera si un document a été partagé par voie électronique par la DFPV et il en accusera réception.
• 12.2 Les renseignements ou les documents visés à l'article 7 qui sont partagés avec le commissaire par un expéditeur désigné par le BIE peuvent être partagés quotidiennement ou au besoin, au moyen de la méthode décrite à l'article 13. Chaque jour ouvrable, à moins d'empêchement dû à des circonstances exceptionnelles, le destinataire désigné par le commissaire vérifiera si un document a été partagé par voie électronique par le BIE et il en accusera réception. Les parties conviennent que le temps qui s'écoule entre le moment où le BIE prend conscience d'une infraction possible et le partage des renseignements avec le commissaire doit être aussi court que possible étant donné qu'un retard peut nuire à la capacité du commissaire de prendre des mesures de conformité et d'application et que l'objectif est de ne pas dépasser un jour ouvrable. Si cela est nécessaire pour que les renseignements soient partagés en temps opportun, le BIE partagera une partie des renseignements et indiquera la nature des autres renseignements à partager plus tard.
• 12.3 Lorsqu'un expéditeur désigné par le commissaire présente une demande de renseignements ou de documents en vertu de l'article 8, le destinataire, quelle que soit la direction à laquelle il appartient au sein d'Élections Canada, déterminera s'il est possible de partager les renseignements ou documents demandés avec le commissaire dans les délais requis. Sous réserve du paragraphe 12.4, le destinataire partagera les renseignements ou le document demandé dans les délais requis.
• 12.4 Si le destinataire d'une demande présentée en vertu de l'article 8 n'est pas en mesure de partager le document ou les renseignements concernés dans les délais requis, il téléphonera à l'expéditeur désigné par le commissaire ou à toute autre personne indiquée dans la demande afin de convenir d'un nouveau délai de réponse en tenant compte du degré d'urgence indiqué par l'expéditeur désigné par le commissaire et de toute contrainte à laquelle est soumise la direction concernée d'Élections Canada, que ce soit en raison d'un scrutin ou pour toute autre raison. Les renseignements ou documents visés seront partagés avec le commissaire dans les nouveaux délais établis.
• 12.5 Les renseignements ou les documents partagés avec une partie en vertu de l'article 9, 10 ou 11 peuvent être partagés quotidiennement ou au besoin, et chaque article est partagé comme document distinct, au moyen du mode de partage décrit à l'article 13. Chaque partie détermine, selon la nature des renseignements ou des documents qu'elle partage le choix du moment où elle le fait de façon à maximiser leur utilité pour la partie qui les reçoit. Chaque jour ouvrable, à moins d'empêchement dû à des circonstances exceptionnelles, le ou les destinataires désignés par chacune des parties vérifieront si un document a été partagé par voie électronique par l'autre partie et il en accusera réception.
• 12.6 Les parties reconnaissent que des priorités opérationnelles liées au scrutin pourraient avoir une incidence sur le moment où un document ou des renseignements seront partagés avant, pendant ou immédiatement après un scrutin, que le partage ait été demandé ou non. Les parties conviennent de prendre toutes les mesures possibles pour partager les documents ou les renseignements concernés dans les délais requis.

13. Mode de partage

• 13.1 Les renseignements partagés par voie électronique ou via le SGRF en vertu de la présente entente seront partagés les jours ouvrables, à moins que les parties en conviennent autrement en raison de circonstances spéciales et, sous réserve des paragraphes 13.4, 13.12 et 13.13, seront partagés au moyen de la solution de transfert sécurisé de documents décrite au paragraphe 13.3. Les renseignements qui ne sont pas partagés par voie électronique sont partagés de la façon décrite aux paragraphes 13.12 et 13.13.
• 13.2 Les parties conviennent du format et de la convention d'appellation d'un fichier contenant un document ou des renseignements partagés par voie électronique au titre de la présente entente.
• 13.3 Le partage électronique de renseignements ou de documents au titre de la présente entente sera effectuée au moyen de la solution de transfert sécurisé de documents de l'infrastructure des technologies de l'information d'Élections Canada, laquelle comprend des répertoires réservés pour l'envoi et la réception de certains types de renseignements décrits dans la présente entente. L'accès à la solution de transfert sécurisé de documents est partagé par les parties. Les expéditeurs et les destinataires désignés par les parties, auxquels ont été attribués un compte d'utilisateur et un facteur d'authentification, ont accès au répertoire concerné dans la solution de transfert sécurisé de documents. Ce mécanisme satisfait aux exigences de sécurité des technologies de l'information pendant la période à laquelle Élections Canada et le commissaire partagent la même infrastructure des technologies de l'information. Pendant cette période, toute portion de l'infrastructure qui est établie et maintenue pour l'usage exclusif d'une partie n'est pas accessible à l'autre partie, à l'exception de ce qui est nécessaire aux fins du soutien, de la maintenance ou de la sécurité des technologies de l'information.
• 13.4 Pour certain type de renseignements décrits dans la présente entente, le partage de renseignements ou de documents par voie électronique sera effectué par l'entremise d'un accès autorisé au SGRF. Cette autorisation pour accéder au SGRF sera limitée aux documents ou renseignements identifiés par Élections Canada. Afin de rendre accès aux changements apportés à ces dossiers particuliers dans le SGRF, l'accès autorisé est continu et n'est visé par aucune limite de temps. Le commissaire doit aviser Élections Canada lorsque cet accès n'est plus requis.
• 13.5 L'expéditeur désigné par une partie, qui a ouvert une session sur son compte d'utilisateur au moyen de son facteur d'identification, partage un document ou des renseignements en les sauvegardant comme document distinct dans le répertoire désigné par les parties dans la structure de répertoires de la solution de transfert sécurisé de documents, conçue pour le type de renseignements partagés (conformément aux types de renseignements décrits au paragraphe 1.1 et aux articles 6 à 11). Le ou les destinataires désignés par la partie destinataire récupèrent les dossiers à partir du ou des répertoires concernés.
• 13.6 Le destinataire d'une partie recueille les renseignements partagés dans la solution de transfert sécurisé de documents dans un délai d'un jour ouvrable suivant la réception de l'avis envoyé par l'expéditeur indiquant que les renseignements ont été déposés dans la structure de répertoires. Les parties ont l'intention de retirer aussitôt que possible tout document déposé dans la solution de transfert sécurisé.
• 13.7 Dès la réception d'un document, le destinataire désigné par une partie le déplace ou le copie vers le système de gestion des dossiers de la partie destinataire, puis supprime le document du fichier de données original de la solution de transfert sécurisé de documents.
• 13.8 Les parties établiront un processus et des procédures visant à consigner l'expéditeur et le destinataire ainsi que la date et l'heure de chaque partage, réception et récupération de documents ou de renseignements au titre de la présente entente. Les parties conviennent que chacune compilera les renseignements selon un format permettant de générer des rapports et de partager cette information avec l'autre partie à des intervalles convenus.
• 13.9 Si une partie modifie sa liste d'expéditeurs et de destinataires conformément au paragraphe 15.1, les droits d'accès au répertoire électronique prévu dans la solution de transfert sécurisé de documents seront accordés à chacun des nouveaux expéditeurs et destinataires. Les droits d'accès de l'expéditeur ou du destinataire antérieur ne seront alors plus valides, seront retirés et cesseront d'être utilisés.
• 13.10 Si un expéditeur ou un destinataire désigné par le commissaire éprouve des difficultés à utiliser la solution de transfert sécurisé de documents, celui-ci en informera Élections Canada en envoyant un courriel à l'expéditeur ou au destinataire désigné par Élections Canada. Élections Canada prendra alors les mesures nécessaires pour résoudre le problème, y compris en communiquant avec son Soutien technique TI.
• 13.11 Si Élections Canada est informé de problèmes techniques concernant la solution de transfert sécurisé de documents, il en informe l'autre partie par courriel à info@cef-cce.gc.ca. Élections Canada prendra les mesures nécessaires pour résoudre le problème.
• 13.12 Si, en raison d'une panne technique de la solution de transfert sécurisé de documents, les parties ne peuvent l'utiliser, le partage de documents ou de renseignements peut être reporté jusqu'à ce que le problème soit résolu, à moins que les parties conviennent d'utiliser un service de courrier fiable de la manière décrite au paragraphe 13.14 ou que les documents ou les renseignements soient délivrés en mains propres par une personne désignée de la partie expéditrice qui utilisera une méthode et un contenant qui satisfont aux exigences de sécurité des deux parties et préservent l'intégrité de tout renseignement ou document original. Le cas échéant, le destinataire des renseignements envoie une confirmation à l'expéditeur indiquant s'il préfère attendre le rétablissement de la solution de transfert sécurisé de documents ou s'il veut que les documents soient délivrés par un service de courrier fiable ou encore en mains propres par l'expéditeur désigné.
• 13.13 Si les documents ou les renseignements sont délivrés par un service de courrier fiable ou en mains propres par l'expéditeur, ce dernier doit obtenir du service de courrier ou, dans le second cas, consigner une preuve d'envoi ainsi qu'un accusé de livraison. Lorsque le contenant de l'envoi est une enveloppe, le partage doit répondre aux exigences suivantes :
  • a) utiliser deux enveloppes pour le même envoi : une enveloppe extérieure où figure l'adresse du destinataire et une enveloppe intérieure contenant les renseignements partagés;
  • b) inscrire « PROTÉGÉ B » sur l'enveloppe intérieure;
  • c) remplir et signer la partie 1 de l'Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles et l'insérer avec les renseignements contenus dans l'enveloppe intérieure;
  • d) sceller l'enveloppe intérieure;
  • e) obtenir du service de courrier une preuve d'envoi ainsi qu'un accusé de livraison.
• 13.14 Le destinataire doit prendre les mesures suivantes :
  • a) dès réception de l'envoi et avant d'ouvrir l'enveloppe intérieure, s'assurer que celle-ci est intacte et ne montre aucun signe d'altération;
  • b) après avoir ouvert l'enveloppe intérieure, remplir et signer la partie 2 de l'Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles et la retourner à l'expéditeur sans tarder.
• 13.15 Les parties conserveront un registre de chaque partage de documents ou de renseignements par un service de courrier fiable ou par l'expéditeur désigné. Le registre doit comprendre les éléments suivants :
  • a) la date de chaque partage de renseignements;
  • b) le nom, le titre, la fonction et l'adresse du destinataire et de l'expéditeur;
  • c) une description générale des renseignements personnels;
  • d) la preuve d'envoi et l'accusé de livraison par le service de courrier fiable ou l'expéditeur désigné;
  • e) une copie de l'Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles.

PARTIE IV – PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

14. Confidentialité

• 14.1 Les parties reconnaissent la nature confidentielle des documents et des renseignements, y compris les renseignements personnels, partagés au titre de la présente entente.
• 14.2 Les parties sont responsables de la sécurité et de l'intégrité des documents et des renseignements, y compris les renseignements personnels, qui leur sont confiés au titre de la présente entente et elles sont tenues de les protéger contre la divulgation, l'utilisation, la modification, la destruction et l'accès accidentel ou non autorisé.

15. Mesures de protection

• 15.1 Lorsqu'elles se partagent des documents ou des renseignements en vertu de la présente entente, les parties prendront des mesures techniques de protection telles que l'utilisation de comptes d'utilisateurs, de facteurs d'authentification, d'avis de partage imminent de documents ainsi qu'un mécanisme de rapprochement des partage de documents ou de renseignements. Chaque partie doit fournir par écrit à l'autre partie la liste des personnes autorisées à titre d'expéditeurs ou de destinataires, et doit l'informer de tout changement apporté aux listes d'expéditeurs et de destinataires. La partie qui reçoit ces avis doit en accuser réception par écrit dans un délai raisonnable. Une fois reçu l'accusé de réception, la liste des expéditeurs et des destinataires sera réputée modifiée.
• 15.2 Les renseignements partagés dans le cadre de la présente entente ne seront accessibles qu'aux expéditeurs et destinataires autorisés ainsi qu'aux personnes mandatées par les parties pour utiliser ou divulguer les renseignements dans la mesure exigée par l'exécution de leurs fonctions.
• 15.3 Les parties conserveront un registre à jour de toutes les personnes (noms, adresses et numéros de téléphone au travail) ayant accès aux renseignements dans le cadre de leurs fonctions liées à l'application de la présente entente. Une partie peut demander par écrit une copie du registre, lequel doit lui être fourni par l'autre partie dans un délai raisonnable.
• 15.4 Les parties informeront les personnes désignées comme expéditeurs et destinataires que les documents ou les renseignements, y compris les renseignements personnels, partagés au titre de la présente entente sont assujettis aux exigences liées à la confidentialité et à la protection contre la divulgation, l'utilisation, la modification, la destruction et l'accès non autorisé comme il est établi dans la présente entente et dans le cadre législatif. Ce partage avec l'employé concerné fera mention de l'obligation de celui-ci d'exercer ses fonctions liées à la présente entente de manière à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements ou des documents partagés entre les parties.
• 15.5 Chaque partie assurera l'autre partie qu'elle conservera tout renseignement protégé ou tout renseignement personnel reçu au titre de la présente entente dans un endroit sûr dont l'accès est restreint aux personnes autorisées. Cette mesure n'a aucune incidence sur l'utilisation et la divulgation par l'autre partie, en vertu des pouvoirs et du mandat que lui confère la loi, des renseignements reçus dans le cadre de la présente entente.
• 15.6 Les parties conserveront, recueilleront, divulgueront, utiliseront et détruiront les documents ou les renseignements, y compris les renseignements personnels, de manière sécuritaire, conformément à la présente entente ainsi qu'aux lois, aux politiques de sécurité, aux lignes directrices et aux directives applicables occasionnellement à chacune des parties.

PARTIE V – DIVULGATION, UTILISATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

16. Divulgation et utilisation des renseignements personnels

Les parties ne divulgueront, n'utiliseront et ne conserveront ni documents ni renseignements reçus au titre de la présente entente, y compris des renseignements personnels, à d'autres fins que celles définies dans la présente entente ou prévues dans la loi.

17. Destruction du fichier de données original comprenant des renseignements personnels

• 17.1 Les parties conserveront et détruiront les renseignements contenus dans le fichier de données original conformément à leur cadre législatif respectif.
• 17.2 Le commissaire retournera à Élections Canada toute copie papier originale d'un document ou d'un dossier dès qu'il n'en a plus besoin pour l'exercice de ses attributions, de façon à ce que les originaux puissent être régis conformément aux autorisations de conservation et de destruction d'Élections Canada.

PARTIE VI – ATTEINTE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

18. Avis

• 18.1 Dans le cas où une partie est informée de la divulgation, de l'utilisation ou de l'accès non autorisé du fichier de données original, elle prendra rapidement, en consultation avec son Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, toutes les mesures raisonnables pour :
  • a) limiter l'atteinte à la protection des renseignements personnels;
  • b) en atténuer les préjudices;
  • c) récupérer les renseignements personnels, s'il y a lieu;
  • d) éviter que la situation ne se reproduise;
  • e) envoyer sans tarder un avis écrit à l'autre partie décrivant l'atteinte à la protection des renseignements personnels.
• 18.2 L'avis écrit mentionné à l'alinéa 18.1(e) comprendra, au minimum, les renseignements suivants :
  • a) la description des renseignements personnels concernés par suite de l'atteinte;
  • b) la date et l'endroit où a été portée l'atteinte à la protection des renseignements personnels;
  • c) les circonstances entourant l'atteinte;
  • d) l'importance des risques connus ou probables d'une atteinte continue ou d'une plus ample diffusion des renseignements personnels;
  • e) les mesures prises et envisagées pour remédier à la situation.

PARTIE VII – EXAMEN DE L'ENTENTE

19. Surveillance de la conformité

Tous les ans, après la fin de l'année civile, les parties procéderont à l'examen des pratiques et des procédures énoncées dans la présente entente ou liées à sa mise en œuvre et elles étayeront cet examen au moyen de documents. Une partie fournira un rapport détaillant les résultats d'un tel examen dans un délai raisonnable après réception d'une demande écrite de la part de l'autre partie. L'examen pourra servir de base à la réunion d'examen annuel prévue à l'article 20.

20. Examen annuel

Les parties se réuniront au moins une fois l'an afin d'examiner et d'évaluer la mise en œuvre et l'efficacité de la présente entente. Les politiques, procédures et pratiques de chaque partie en matière de sécurité et de confidentialité en ce qui a trait à l'application de la présente entente constitueront un point permanent à l'ordre du jour.

PARTIE VIII – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

21. Dispositions générales

• 21.1 Les annexes suivantes font partie intégrante de la présente entente :

Annexe A   Personnes désignées comme expéditeur ou destinataire
Annexe B   Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles
Annexe C   Dispositions pertinentes de la Loi électorale du Canada

• 21.2 Les articles 18, 19 et 20 ainsi que toute autre disposition qui, par la nature des droits qu'elles garantissent ou des obligations qu'elles créent, sont susceptibles de demeurer en vigueur, resteront en vigueur à l'expiration ou à la résiliation de la présente entente.

22. Avis

• 22.1 Les avis, les demandes, les rapports et les formulaires nécessaires pour les besoins de la présente entente ou qui doivent être fournis ou délivrés dans le cadre de l'entente doivent être faits par écrit et remis en personne, par messager, par courrier recommandé, par courrier affranchi, par télécopieur ou par courriel à :
• a) Dans le cas d'Élections Canada :

À l'attention de :	Marc Mayrand, directeur général des élections
Adresse :	30, rue Victoria Gatineau (Québec) K1A 0M6
ou à toute autre adresse ou adresse courriel, tout autre numéro de télécopieur ou toute autre personne qu'Élections Canada peut à l'occasion désigner par écrit au commissaire.

• b) Dans le cas du commissaire :

À l'attention de :	Yves Côté, commissaire aux élections fédérales
Adresse :	C.P. 8000, succursale T Ottawa (Ontario) K1G 3Z1
ou à toute autre adresse ou adresse courriel, tout autre numéro de télécopieur ou toute autre personne que le commissaire peut désigner par écrit à Élections Canada.

• 22.2 Tout avis est jugé reçu :
  • a) dans le cas d'une télécopie, le jour de la réception;
  • b) dans tous les autres cas, le jour de la livraison.

Si le service postal est interrompu ou risque de l'être, ou s'il fait l'objet d'un retard important, tout avis sera remis en mains propres, par courriel ou par télécopieur

• 22.3 Les demandes ou les partages de renseignements avec un destinataire décrits aux articles 6 à 11 de la présente entente ne sont pas considérées comme un avis aux fins du présent article.

PARTIE IX – SIGNATURE

La présente entente est signée en double exemplaire par un signataire autorisé de chaque partie et les deux font également foi.

Original signé par

MARC MAYRAND
DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS DU CANADA
Date : 26 août 2015

Original signé par

YVES CÔTÉ, C.R.
COMMISSAIRE AUX ÉLECTIONS FÉDÉRALES
Date : 26 août 2015

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Annexe A

Personnes désignées comme expéditeur ou destinataire

Au nom d'Élections Canada :

Superviseur, Gestion des documents
Instruments et systèmes régulatoires, Financement politique et Vérification

Gestionnaire, Administration des programmes
Instruments et systèmes régulatoires, Financement politique et Vérification

Agent des dépenses électorales
Financement politique et Vérification

Agent de projets
Financement politique et Vérification

Chef, Centre de distribution
Gestion et préparation des scrutins en région, Scrutins

Directeur principal, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Directeur adjoint, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Chef, Services des données, Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Gestionnaire, Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Gestionnaire principal, Inscription en ligne-Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Directeur, Programmes et Services en région
Gestion et préparation des scrutins en région, Scrutins

Analyste principal, Données et systèmes, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Analyste des activités (4), Bureau de l'intégrité électorale, Affaires régulatoires

Au nom du commissaire :

Commissaire aux élections fédérales

Directeur principal des enquêtes

Avocat general et directeur principal

Les enquêteurs autorisés par le Directeur principal des enquêtes

Gestionnaire, Projets parajuridiques et administratifs

Parajuriste

Agent aux plaintes

Analyste

Les agents aux renseignements autorisés par la Gestionnaire, Projets parajuridiques et administratifs

Annexe B

Sensitive Information and Assets Receipt Notification
Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles

PART 1 – TO BE COMPLETED BY SENDER / Partie 1 - À REMPLIR PAR L'EXPÉDITEUR

Sender / Expéditeur Name, Title, Address / Nom, titre, adresse

Addressee / Destinataire Name, Title, Address / Nom, titre, adresse

Information Classification / Classification de l'information
Classified / Classifiée Confidential / Confidentiel Secret Protected / Protégée "A" "B"

Information or Assets Shared / Renseignements ou biens partagés
Quantity Quantité	Reference and File Numbers Numéros de référence et de dossier	Description

Sender's Signature / Signature de l'expéditeur
__________________________________	Date : ______________________

PART 2 – TO BE COMPLETED BY ADDRESSEE / Partie 2 - À REMPLIR PAR LE DESTINATAIRE

Acknowledgement of delivery and receipt / Accusé de livraison et de réception

Addressee's Signature / Signature du destinataire
__________________________________	Date : ______________________

COPY TO SENDER ONCE COMPLETE /  ENVOYER COPIE REMPLIE À L'EXPÉDITEUR

Annex C

Dispositions de la Loi électorale du Canada

16.5(1) Le directeur général des élections peut communiquer au commissaire tout document ou renseignement qu'il obtient sous le régime de la présente loi et qu'il estime utile pour l'exercice des attributions de celui-ci sous le régime de la présente loi.

(2) Le directeur général des élections communique au commissaire, à la demande de celui-ci, tout document ou renseignement qu'il a obtenu sous le régime de la présente loi et que le commissaire estime nécessaire pour l'exercice de ses attributions sous le régime de la présente loi.

540(1) Le directeur général des élections conserve en sa possession les documents électoraux qui lui sont transmis par le directeur du scrutin avec le rapport du bref pendant au moins un an; en cas de contestation de l'élection dans l'intervalle, ils doivent être conservés pendant l'année qui suit la fin du litige.

(2) Il conserve également, sur pellicule photographique ou sous forme électronique, les documents relatifs à la mise à jour du Registre des électeurs pendant au moins deux ans après les avoir obtenus.

(3) Pendant qu'il est confié à la garde du directeur général des élections en application des paragraphes (1) ou (2), nul document électoral ou document relatif à la tenue ou à la mise à jour du Registre des électeurs ne peut être examiné ni produit, sauf sur une ordonnance d'un juge d'une cour supérieure, laquelle est alors contraignante pour le directeur général des élections.

(4) Le directeur général des élections et les membres autorisés de son personnel peuvent examiner les documents visés au paragraphe (3).

(4.1) Le directeur général des élections peut remettre les documents visés au paragraphe (3) au commissaire aux fins de l'exercice des attributions de celui-ci sous le régime de la présente loi; le commissaire peut à son tour les remettre au directeur des poursuites pénales, lequel peut les produire dans le cadre de toute poursuite — même éventuelle — pour infraction à la présente loi.