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Rapport conjoint du Comité de vérification et de la dirigeante principale de la vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2018-2019

1. Introduction

Le présent rapport donne un aperçu des activités du Comité de vérification et de la dirigeante principale de la vérification (DPV) d'Élections Canada (EC) pour l'exercice 2018-2019.

2. Comité de vérification de l'organisme

Le Comité de vérification de l'organisme a été créé conformément à la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes et du directeur général des élections (DGE), il fournit à ce dernier des conseils indépendants sur la rigueur administrative, les contrôles de gestion ainsi que les pratiques de reddition de comptes. Les activités du Comité sont guidées par son mandat, qui est mis à jour chaque année.

Tout au long de l'exercice 2018-2019, le Comité a été présidé par Stéphane Perrault, qui a été nommé DGE le 8 juin 2018. Les membres externes étaient Kevin Lindsey, André Grondines et Karen Jackson, et leur mandat a été reconduit pour 2019-2020.

Au cours de l'exercice, le Comité a tenu quatre réunions ordinaires, le 29 août et le 31 octobre 2018, ainsi que le 30 janvier et le 27 mars 2019. Le 12 février 2019, il a aussi tenu une téléconférence pour examiner le Plan ministériel 2019-2020. Aucun des membres n'a manqué de réunion.

La DPV, le sous-directeur général des élections et dirigeant principal des finances (ci-après appelé le « DPF ») et le directeur adjoint, Assurance, ont assisté à toutes les réunions, tout comme un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) (à l'exception de la réunion de mars 2019)

. Au cours de l'exercice, les autres SDGE, soit celle d'Affaires régulatoires et celui de Scrutins et Innovation, ont assisté régulièrement aux réunions.

Au besoin, des membres de la haute direction et des employés sont venus faire des présentations et aborder des questions soulevées par le Comité. À chaque réunion, il y a eu des discussions à huis clos entre les membres externes et le président du Comité. Une séance à huis clos a eu lieu entre les membres externes du Comité et la DPF lors de la réunion de mars 2019; une séance semblable entre les membres externes du Comité et la DPV est prévue en août 2019. En octobre 2018, le DGE a pris l'habitude d'organiser une téléconférence avec les membres externes pour examiner les ordres du jour des prochaines réunions.

À l'automne 2018, Karen Jackson et André Grondines ont assisté comme observateurs, à Toronto et à Québec respectivement, aux rencontres régionales avec le personnel en région; ils ont trouvé que les rencontres avaient été extrêmement informatives et que le personnel en région prenait part activement au processus de changement d'EC. Le 3 décembre 2018, André Grondines et Kevin Lindsey ont participé au programme des observateurs le jour de l'élection partielle dans Leeds-Grenville-Thousand Islands et Rideau Lakes. Ils ont mentionné que les technologies aux bureaux de scrutin devraient régler certains problèmes associés à un électorat vieillissant, en ce qui concerne notamment l'accessibilité et la commodité des bureaux de vote, ainsi que l'efficacité du processus administratif pour les électeurs.

3. Vérification interne

La fonction de vérification interne offre des services de certification indépendants et objectifs dans l'intérêt de l'organisme et afin d'améliorer ses activités. Elle planifie et mène ses activités conformément aux articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur l'audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), en version adaptée à EC en tant qu'agent du Parlement. Les activités de vérification sont déterminées par le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de l'organisme. Adopté en 2017-2018, ce plan triennal a été élaboré à la suite d'une évaluation complète par la haute direction des risques organisationnels et des besoins de certification.

Le poste de DPV est occupé par Jane Dunlop, qui a remplacé Josée Villeneuve en août 2018 comme directrice principale, Intégrité électorale et Vérification interne, et comme DPV. Sur le plan fonctionnel, elle relève du DGE pour tout ce qui concerne la vérification interne. Elle peut consulter directement le Comité de vérification et lui présente régulièrement des rapports sur les activités de vérification. Le directeur associé, Assurance, Erik Lairot, gère les projets de vérification et appuie le Comité de vérification, tandis que l'analyste principale, Intégrité électorale et Vérification interne, Rhianne Saville, fournit des services d'analyse et de logistique.

Les membres désirent remercier Josée de sa contribution au Comité de vérification et souhaiter la bienvenue à Jane.

4. Bilan de l'exercice 2018-2019

a) Faits saillants pour le Comité de vérification et la DPV

À l'approche de la 43e élection générale fédérale en octobre 2019, les réunions du Comité de vérification de 2018-2019 ont été balisées par les priorités de l'organisme, soit la bonne mise en œuvre de son programme de transformation et la gestion des changements connexes, ses activités de préparation électorale ainsi que la sécurité et l'intégrité de l'élection générale à venir, et ce, pendant la mise en œuvre des nouvelles mesures législatives (projet de loi C-76).

(1) Programme de transformation organisationnel

Les membres du Comité de vérification ont continué de s'intéresser à la mise en œuvre de l'important programme de transformation de l'organisme, qui comprend plus de 20 projets visant à moderniser la prestation des services et à renouveler des biens essentiels pour la 43e élection générale et les élections suivantes.

À la réunion d'août, les membres du Comité ont examiné la dernière évaluation des risques associés aux projets et les recommandations connexes de Gartner Consulting qui, au début de 2018, a effectué un examen externe de l'ensemble des plans de projet et de leurs incidences. Ils ont révisé la réponse de la direction d'EC en octobre 2018, puis le rapport final de Gartner en janvier 2019.

Lors de plusieurs réunions, le Comité a accordé une attention particulière aux projets de transformation d'EC. Les membres externes ont régulièrement obtenu de l'information à jour sur les projets, ont été consultés sur la gestion des projets, la passation de marchés et les communications, et ont en retour présenté des conseils et des recommandations visant à renforcer les analyses de rentabilisation des projets. De plus, ils ont discuté des incidences de la réforme législative sur ces projets et de leur inclusion dans les activités d'intégration et d'essai des systèmes avant l'élection générale.

Dans l'ensemble, le Comité de vérification a applaudi les efforts déployés par EC pour moderniser ses biens et ses processus, notamment pour mettre en œuvre les projets de transformation et atténuer les risques connus. Il a convenu que pour maximiser ses chances de succès, EC devrait commencer à mettre en œuvre les recommandations de Gartner. Le Comité a également continué d'appuyer une surveillance et une gestion rigoureuses et intégrées de tous les grands projets et a souligné l'importance de la gestion du changement, du transfert des connaissances et de la communication avec le personnel et les intervenants en prévision de l'élection générale.

(2) Préparation électorale

La direction a tenu les membres du Comité de vérification régulièrement informés des activités de préparation électorale de l'organisme et de son état de préparation à la tenue de la prochaine élection générale. Ce point a été régulièrement abordé par le DGE dans ses allocutions d'ouverture, et il a été ajouté comme point récurrent à l'ordre du jour du Comité. Lors des discussions entourant ce point, il a notamment été question des ressources humaines, des TI, des communications et de la consultation, de la gestion des risques et des enjeux, et des essais de simulation prévus.

Tout au long de l'année, les membres ont également été tenus informés de l'avancement du projet de loi C-76, compte tenu des difficultés potentielles associées à la mise en œuvre de certaines dispositions au cours d'une année électorale. Lorsque le projet de loi a reçu la sanction royale en décembre 2018, les membres ont obtenu un aperçu des principales dispositions de la Loi et des comptes rendus réguliers sur les incidences de la nouvelle loi sur les activités de préparation électorale de l'organisme.

Les membres ont été convaincus que, bien que la réforme législative entraîne des difficultés supplémentaires, les activités de préparation de l'organisme en vue de la prochaine élection générale allaient bon train au moment où le Comité s'est réuni en mars 2019.

(3) Sécurité des élections

Il a été question de la sécurité des élections à plusieurs reprises lors des réunions du Comité de vérification. En août 2018 et en mars 2019, le dirigeant principal de l'information et de la sécurité a présenté la stratégie d'EC pour la sécurité lors de la 43e élection générale, en prenant note des principales mesures à prendre face aux risques pour la sécurité matérielle et la cybersécurité. En mars 2019, les membres ont reçu de l'information à jour sur la collaboration entre organismes pour renforcer la résilience démocratique du Canada en vue de l'élection générale, ce qui constituait un sujet d'intérêt pour le Comité.

De plus, en janvier 2019, Samson & Associés a présenté les conclusions de sa vérification de la sécurité des TI, qui mettent en lumière les forces et les faiblesses d'EC, accompagnées de recommandations pour l'élection générale de 2019 et les suivantes. En mars 2019, la direction a présenté son plan d'action pour donner suite aux recommandations de la vérification pour l'élection générale de 2019. La direction présentera au Comité de vérification sa réponse aux recommandations postélectorales après l'élection générale.

Dans l'ensemble, les membres ont reçu l'assurance que des efforts importants avaient été déployés pour développer la posture de sécurité de l'organisme en prévision de l'élection générale et pour atténuer les risques possibles pour la sécurité des élections.

b) Activités du Comité de vérification

En 2018-2019, le Comité de vérification a continué d'organiser ses activités selon les huit domaines de surveillance proposés dans la Politique sur l'audit interne du SCT.

Au cours du dernier exercice, le Comité de vérification d'EC s'est penché sur les principaux domaines suivants.

(1) Valeurs et éthique

  • Il a obtenu des renseignements à jour sur les initiatives visant à intégrer les valeurs et l'éthique dans tous les aspects du travail.
  • Il a souligné les efforts de l'organisme pour innover dans ce domaine, comme la création d'une galerie des résultats afin que le personnel puisse échanger sur les valeurs et l'éthique et parler des activités connexes.
  • Il a été informé des résultats de l'organisme au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et a reçu une mise à jour sur les rapports de 2017 et de 2018 en août 2018 et en mars 2019 respectivement. Même si les deux rapports ont mis en lumière certaines améliorations possibles, les résultats globaux sont demeurés positifs et des améliorations ont été observées dans plusieurs domaines de 2017 à 2018, ce qui indique que les mesures prises par EC demeurent efficaces.

(2) Gestion des risques

  • Le Comité a périodiquement reçu de l'information à jour sur l'évolution des enjeux et sur les mesures prises par EC pour gérer ses affaires et pour remplir son mandat.
  • L'exercice 2018-2019 a également été marqué par le développement continu de la stratégie et des activités de gestion des risques de l'organisme. Les membres ont reçu des renseignements à jour sur le risque organisationnel en mars 2019, moment auquel une nouvelle version du cadre organisationnel de gestion des risques et les résultats de l'examen trimestriel des risques organisationnels ont été présentés. Un nouveau Registre intégré des risques, qui répertorie les divers risques au sein de l'organisme, a été créé par le Bureau du dirigeant principal de la planification afin de mieux coordonner les activités de gestion des risques et les interventions au sein de l'organisme.
  • Les membres ont obtenu des renseignements à jour sur d'autres activités de gestion des risques dans l'organisme. En plus d'avoir été informés des activités de gestion des risques pour la sécurité matérielle et la cybersécurité mentionnées précédemment, les membres ont obtenu, en mars 2019, un aperçu du mandat et des activités du Secteur de l'intégrité électorale et de la vérification interne. Il a entre autres été question des efforts déployés pour renforcer l'intégrité électorale et les capacités de certification de l'organisme, comme sa capacité de prévoir, de détecter et d'empêcher les incidents susceptibles de nuire au processus électoral ou d'influencer le résultat d'une élection, et sa capacité d'y réagir.

(3) Cadre de contrôle de la gestion

  • Robert Ashton a été nommé dirigeant adjoint des finances (DAF) par intérim en février 2019, en remplacement de France Labine. Les membres souhaitent remercier France de sa contribution au Comité de vérification.
  • En août 2018, le Comité de vérification de l'organisme a pris connaissance de la réponse de la direction aux recommandations du BVG concernant la gestion de la paie à l'ère du système de paie Phénix. La réponse comprenait un aperçu des mécanismes de contrôle mis en place pour atténuer les problèmes avec le système.
  • En août 2018, les membres ont obtenu un aperçu des conclusions de la vérification des pratiques d'approvisionnement d'EC par l'ombudsman de l'approvisionnement, selon lequel l'organisme était en règle et n'avait que des lacunes mineures à corriger. Le Comité a suggéré d'inclure l'approvisionnement dans le PVAR triennal de l'organisme.
  • Au printemps 2019, les membres recevront une version à jour des contrôles internes d'EC pour la gestion financière. Une mise à jour complète de ces contrôles devrait avoir lieu après l'élection générale de 2019, une fois que le poste de DAF aura été pourvu de façon permanente.

(4) Fonction de vérification interne

  • Au cours de l'exercice 2018-2019, les membres ont été informés des conclusions du dernier projet de certification d'EC prévu dans son PVAR, c'est-à-dire la vérification de la sécurité des TI menée par Samson & Associés.
  • Les membres ont reçu les dernières mises à jour sur deux projets de certification : en août 2018, ils ont reçu la réponse de la direction à l'examen du programme de financement politique; en octobre 2018, la réponse de la direction à l'examen des projets de transformation d'EC effectué par Gartner et en janvier 2019, son rapport final.

(5) Bureau du vérificateur général du Canada et organismes centraux

  • Comme un représentant du BVG assistait aux réunions, le Comité a été tenu informé des questions soulevées par le BVG et de ses plans de vérification.
  • En août 2018, le représentant du BVG a présenté un résumé de la vérification des états financiers d'EC par le BVG et a mentionné que ceux-ci étaient conformes aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
  • À la réunion de janvier 2019, le représentant du BVG a présenté le plan de vérification de son organisme pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019.
  • Le 27 novembre 2018, les membres externes du Comité de vérification de l'organisme, ainsi que la DPV, ont assisté au symposium des comités ministériels de vérification organisé par le SCT. Les participants au symposium en ont appris davantage sur les tendances et les priorités en matière de gestion et de vérification au gouvernement fédéral.

(6) Suivi des plans d'action de la direction

  • Le Comité fait systématiquement le suivi des plans d'action présentés par la direction à la suite des vérifications internes et externes. Les membres ont obtenu une mise à jour à ce sujet en août 2018.
  • En janvier 2019, les membres ont été informés de l'état des activités faisant suite aux recommandations issues de la vérification menée en 2015 par le Commissariat aux langues officielles sur la prestation par EC de services en région dans les deux langues officielles. Le CLO avait notamment l'intention de publier, en août 2019, un rapport de suivi sur la mise en œuvre par EC des recommandations issues de la vérification. Les membres ont fait des suggestions sur la façon dont EC devrait aborder la publication du rapport, y compris l'importance de conserver une approche opérationnelle cohérente, raisonnable et bien gérée pour la prestation en région de services dans les deux langues officielles.

(7) Rapports sur les états financiers et les comptes publics

  • À sa réunion d'août 2018, le Comité de vérification a examiné et approuvé les états financiers d'EC. Les membres ont approuvé les états financiers avec des modifications mineures.
  • En octobre 2018, les membres ont obtenu un aperçu des prévisions budgétaires pour l'élection générale de 2019. Ils ont avalisé la volonté du DGE de publier les estimations avant l'élection générale pour assurer la transparence des coûts de la réforme législative et des préparatifs pour la 43e élection générale, et ils ont recommandé de les rendre publiques avec le Plan ministériel pour fournir plus de contexte.

(8) Reddition de comptes

  • En août 2018, le Comité de vérification a examiné et approuvé le Rapport sur les résultats ministériels de 2018-2019.
  • En février 2019, le Comité de vérification a examiné et approuvé le Plan ministériel 2019-2020.

c) Activités de la dirigeante principale de la vérification

  • La fonction de vérification interne a été renforcée par la nomination d'une nouvelle DPV et directrice, Intégrité électorale et Vérification interne.
  • Les liens hiérarchiques de la DPV en ce qui a trait à la gestion de la vérification interne ont été clarifiés, à la suite des nominations du DGE et de la SDGE, Affaires régulatoires.
  • La fonction de vérification interne a mené à bien ses derniers projets de certification selon le PVAR triennal, qui s'étend de 2017-2018 à 2019-2020, c'est-à-dire l'examen du programme des rapports de financement politique et la vérification de la sécurité des TI.
  • La fonction de vérification interne s'est efforcée de moderniser progressivement plusieurs aspects du fonctionnement du Comité de vérification, dont la planification avec les membres externes et la révision des documents de planification, tels que le programme de travail à long terme.
  • D'importants efforts ont été consacrés à PricewaterhouseCoopers (PwC) pour l'aider à mener sa vérification indépendante obligatoire du travail des préposés au scrutin. PwC a reçu une aide directe pour sa vérification des cinq élections partielles tenues en 2018-2019. La fonction de vérification interne a également travaillé de près avec PwC et des intervenants d'EC pour que le plan de vérification de PwC et son contrat avec EC tiennent compte du remaniement récent du matériel et de la formation des préposés au scrutin. Elle a aussi commencé à préparer la vérification indépendante obligatoire de la 43e élection générale prévue à l'automne 2019.
  • La DPV a fourni des services de logistique et d'information au Comité de vérification et aux certificateurs externes.

Conclusion

Selon la DPV, EC s'est acquitté de ses responsabilités en matière de vérification interne en 2018-2019.

Le Comité de vérification salue les réalisations de la DPV au cours du dernier exercice. Il l'encourage à continuer de développer la fonction de vérification interne et sa capacité de certification des programmes et des initiatives clés de l'organisme.

Le Comité estime que ses activités au cours de l'exercice lui ont permis de jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile adaptée à son mandat.

Le Comité de vérification prend note des efforts déployés par EC pour préparer l'élection générale de 2019 et pour mettre en œuvre son programme de transformation, en même que les nouvelles mesures législatives. D'après ses observations au cours de l'exercice 2018-2019, il estime qu'EC a adopté une démarche systématique et rationnelle pour exécuter son mandat, gérer les risques, surveiller les résultats et publier des rapports.