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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2016-2017

Table des matières

Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes et du directeur général des élections (DGE), le Comité fournit au DGE des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Conformément à son mandat, le Comité a préparé le présent rapport pour résumer ses activités au cours de l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2017.

Composition et réunions

La composition du Comité a beaucoup changé cette année : le DGE a pris sa retraite et les trois membres externes originaux ont vu leur mandat arriver à échéance. Pour faciliter la transition, de nouveaux membres externes ont été intégrés durant l'année.

Jusqu'à son départ à la retraite en décembre 2016, M. Marc Mayrand, alors DGE, a présidé le Comité. En 2017, M. Stéphane Perrault, directeur général des élections par intérim, a présidé les réunions.

Tout au long de l'année, les membres externes du Comité ont été MM. W.E.R. Little, JC. Bouchard et P.G. Boomgaardt, lesquels ont siégé au Comité depuis sa création en 2008 jusqu'au 31 mars 2017. M. K. Lindsey s'est joint au Comité en août 2016, et M. A. Grondines, en novembre 2016.

Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est aussi invité à assister aux réunions ordinaires. La dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire, Vérification interne, ont participé à toutes les réunions ordinaires à titre d'observateurs et afin de répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel sont aussi venus présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à six reprises pendant l'exercice, soit le 27 avril, le 10 août, le 31 août, le 2 novembre, le 18 janvier et le 29 mars, pour des réunions ordinaires et extraordinaires. Les membres externes n'ont manqué aucune réunion, sauf une fois (un membre n'a pas assisté à une réunion). En règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

Mandat

Le Comité de vérification a rédigé son mandat, qui guide ses activités et respecte la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, mise à jour en 2012.

Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

Huit domaines de surveillance

1. Valeurs et éthique

On a présenté au Comité une mise à jour sur les initiatives menées pour intégrer les valeurs et l'éthique dans tous les aspects du milieu de travail. Lors de sa réunion de janvier, le Comité s'est penché sur des façons de favoriser le dialogue entre les employés et de permettre une sensibilisation accrue aux valeurs et à l'éthique. La direction continuera de souligner l'importance de ce sujet et de surveiller les répercussions de ses initiatives.

2. Gestion des risques

Un des points essentiels pour le Comité est de comprendre les risques auxquels Élections Canada doit faire face, ce qui lui permet d'évaluer la démarche adoptée par l'organisme pour atténuer ces risques et s'acquitter efficacement de son mandat. Durant la réunion de novembre, le Comité a discuté de questions clés touchant l'amélioration de la gestion des risques organisationnels. Cette discussion a fourni la base nécessaire pour élaborer un registre des risques organisationnels ainsi que le nouveau plan d'action fondé sur les risques.

Lors de diverses réunions durant l'année, la direction a fait le point sur la gestion de la paie des employés à la lumière des problèmes largement médiatisés avec Phénix, le système de paie du gouvernement.

Le Comité a périodiquement reçu de l'information à jour sur l'évolution des dossiers et les mesures prises par Élections Canada pour gérer ses affaires. On lui a notamment fourni un aperçu des paramètres liés à la tenue et à la clôture de la 42e élection générale. On a particulièrement mis l'accent sur un résumé de commentaires reçus durant les rencontres régionales postélectorales avec des directeurs du scrutin et d'autres membres du personnel en région. Le Comité a également été informé de la façon dont l'élection générale s'est déroulée sur le plan de la technologie de l'information (TI), notamment la cybersécurité, et des leçons apprises.

En avril, novembre et janvier, le Comité a été mis au courant du déroulement des initiatives de modernisation des services de vote, lesquelles s'inspirent de l'expérience acquise durant la dernière élection générale.

Le Comité a eu un aperçu des procédures et des contrôles appliqués aux bulletins de vote spéciaux reçus par Élections Canada et a été mis au courant durant l'année des plans pour améliorer les contrôles. À la réunion de janvier, le Comité a été informé du plan proposé pour gérer un cas possible de fraude.

À la réunion de mars, on a présenté au Comité le document « Discussion sur les risques », lequel décrit les principaux risques et la stratégie de réponse aux risques.

3. Cadre de contrôle de la gestion

Comme les années précédentes, le Comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que des procédures adoptées pour les atténuer et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux sources de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et l'autorisation législative.

À sa réunion d'août, le Comité a eu un aperçu du cycle financier triennal, durant lequel le cadre stratégique financier et les principaux contrôles financiers sont évalués. Une attention particulière a été accordée à l'achèvement du cycle actuel et aux activités prévues au cours des prochaines années.

Élections Canada a présenté au Comité les principaux documents utilisés pour la planification stratégique. On a notamment mis l'accent sur la nécessité de moderniser les services électoraux et de soutenir la réforme électorale. Lors de chacune des réunions, on a présenté au Comité des exposés et des mises à jour sur les projets clés, notamment l'amélioration des services de vote et des services électoraux, les services en ligne aux électeurs, la sensibilisation des électeurs et les services d'information aux électeurs, ainsi que les services fournis directement par le personnel en région. Une attention particulière a été portée à la technologie de l'information, dont plusieurs projets liés à la Modernisation des services de vote, soit l'amélioration des processus aux lieux de scrutin, l'amélioration du vote par bulletin spécial et les technologies électorales de l'avenir.

De plus, on a présenté au Comité des plans concernant un modèle révisé de gouvernance et des délégations de pouvoirs financiers, qui visent à faciliter la mise en œuvre des plans et projets à venir, et à assurer le progrès à long terme.

4. Fonction de vérification interne

En janvier 2017, une nouvelle dirigeante principale de la vérification (DPV) – la directrice principale, Intégrité électorale et vérification interne – a été nommée. Le DPV rend des comptes de façon régulière sur des questions générales de vérification interne au sous-directeur général des élections, Affaires régulatoires, et fait rapport directement au DGE et au Comité, au besoin. Le gestionnaire, Vérification interne, consacre généralement tout son temps à la fonction de vérification, bien qu'à l'occasion il puisse être chargé de projets spéciaux. Le Comité est régi par une Charte qui a été révisée et mise à jour à la réunion de mars.

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, Élections Canada a terminé en 2014-2015 une inspection des pratiques professionnelles en matière d'auto-vérification. Celle-ci indique que la fonction de vérification interne est généralement conforme aux politiques, normes et directives applicables. À sa réunion de mars, le Comité a reçu un compte rendu sur la mise en œuvre du plan d'action de gestion pour quelques domaines jugés « partiellement conformes »; le Comité continuera de surveiller l'exécution des plans.

Compte tenu des ressources très limitées pour la vérification interne, une vérification d'attestation avait été prévue en 2016-2017, soit la vérification du Programme de perfectionnement professionnel. Cependant, en raison de nouvelles priorités organisationnelles, cette vérification a été remplacée par trois vérifications d'attestation proposées dans le « Plan de vérification axé sur les risques pour 2017-2018 à 2019-2020 » : l'examen du financement politique, la sécurité de la TI et les contrôles financiers. À la réunion de mars, le Comité a examiné le plan de vérification et a formulé des conseils supplémentaires sur la sélection des vérifications au cours des prochaines années en fonction des risques cernés et des résultats des vérifications antérieures.

5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence d'un représentant du BVG aux réunions, le Comité est demeuré au fait des sujets soulevés par le BVG ainsi que de ses plans de vérification.

À la réunion du 31 août, le Comité a obtenu les résultats de la vérification des états financiers de 2015-2016. Toutes les personnes ayant contribué à la préparation des états financiers et à la vérification ont été félicitées pour la façon dont elles ont relevé les défis liés à la comptabilité de la 42e élection générale.

À la réunion de janvier, le Comité a pris connaissance d'un rapport du BVG décrivant le plan de vérification annuel pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017.

Plusieurs membres du Comité ont participé au symposium du CMV organisé par le Secrétariat du Conseil du Trésor le 8 novembre 2016. Ils ont eu l'occasion de se familiariser avec les tendances et les priorités en matière de gestion et de vérification au gouvernement fédéral.

Par ailleurs, la dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire, Vérification interne, ont régulièrement fait des mises à jour au Comité sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux, dont les plans de vérification du Bureau du contrôleur général.

6. Suivi des plans d'action de la direction

Le Comité effectue systématiquement le suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux qui donnent suite aux vérifications internes ou externes. Au moment où les conclusions des vérifications sont présentées, le Comité souligne l'importance de plans de la direction explicites qui permettent de remédier aux lacunes et de tirer avantage des possibilités d'amélioration.

À sa réunion de novembre, le Comité a obtenu un aperçu des progrès réalisés concernant la mise en œuvre des plans pour répondre aux préoccupations soulevées dans le Rapport de vérification indépendant sur l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux – 42e élection générale (par PwC).

En janvier, on l'a informé des résultats de la vérification de l'élection partielle tenue dans Medicine Hat-Cardston-Warner le 24 octobre 2016. On a discuté des stratégies d'approvisionnement possibles concernant les nouvelles technologies, de l'impact de ces technologies sur le déroulement des activités aux bureaux de vote, de la gestion des risques et de la stratégie de communication pour informer le public des changements.

En novembre, le Comité a été mis au courant de la situation concernant les plans élaborés pour répondre au rapport d'août 2015 du Commissariat aux langues officielles.

À la réunion de mars, on a fait le point sur les plans d'action de la direction toujours actifs qui découlent de vérifications externes et internes.

Enfin, le Comité se dit encore satisfait des rapports de suivi efficaces de l'organisme et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

7. États financiers

Le Comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2015-2016. Ces états ont été vérifiés par le vérificateur général du Canada, qui a publié un rapport de vérification non modifié et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le Comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

8. Reddition de comptes

À sa réunion du 10 août 2016, le Comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement pour l'exercice 2015-2016; certaines modifications au format ont été notées, et puisque le rapport couvrait l'élection générale, ce dernier incluait plus de données sur le rendement. En janvier 2017, il a examiné une version préliminaire du Plan ministériel 2017-2018 (qui remplace le Rapport sur les plans et les priorités). Le Comité a proposé des modifications mineures pour rendre les deux rapports plus clairs et complets; il était tout de même satisfait du ton et du contenu des deux rapports.

On a présenté au Comité un aperçu du rapport rétrospectif sur l'élection générale ainsi que du rapport sur les recommandations du DGE. Le Comité a insisté sur le fait que les rapports devraient rendre compte des efforts exceptionnels déployés pour mener l'élection et des changements qui doivent être apportés pour qu'Élections Canada n'ait plus à déployer autant d'efforts, étant donné son effectif temporaire et vieillissant. Le Comité a proposé de regrouper les recommandations par thèmes afin de rehausser la pertinence du rapport pour les parlementaires.

Conclusion

Le Comité note que l'exercice 2016-2017 a été une période de transition, sur le plan tant de la direction d'Élections Canada que de la composition du Comité. Il estime que ses activités au cours de l'exercice l'ont aidé à jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile adaptée à son mandat.

Il a apprécié l'analyse franche des défis qui attendent Élections Canada et les approches judicieuses adoptées pour mener à bien son mandat. Sous la direction du DGE, nouvellement retraité, l'équipe de la direction a constamment démontré un intérêt manifeste à l'égard des avis des membres. Le Comité tient à souligner le professionnalisme et le dévouement du personnel ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations.

Bien que le départ de membres de longue date signifie la perte de connaissances et d'expertise, de nouveaux membres ont déjà commencé à participer aux réunions; ils apportent de nouvelles perspectives et ont accès aux documents du Comité des huit dernières années. Le Comité considère qu'il possède désormais une compréhension suffisante des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, soit le cadre législatif et réglementaire complexe dans lequel il évolue, des demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des deux derniers exercices, le Comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.