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Mandat du comité d'audit

1. Introduction

Le présent document établit le mandat du Comité d'audit (le Comité) du Bureau du directeur général des élections (BDGE) 1.

2. Date d'entrée en vigueur

Le présent mandat entre en vigueur le 18 octobre 2022. Il remplace le mandat du Comité d'audit entré en vigueur le 6 octobre 2020.

3. Objet

Le présent mandat définit l'objet, l'autorité, la composition et les responsabilités du Comité d'audit. Il est complémentaire à la Politique sur l'audit interne (la Politique) du Conseil du Trésor et à la directive connexe ainsi qu'au Guide à l'intention des comités ministériels d'audit du Conseil du Trésor.

Le Comité d'audit est composé de trois membres externes indépendants et présidé par le directeur général des élections (DGE). Le Comité a pour mandat de surveiller les pratiques du BDGE en matière de gouvernance, de gestion des risques, de contrôle, d'audit et de production de rapports. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive des recommandations et des conseils objectifs sur la pertinence des pratiques de son bureau en matière d'intendance, de gestion et de reddition de comptes.

Le Comité fournit aussi des recommandations et des conseils au DGE relativement à ses fonctions à titre d'agent comptable, conformément aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité et des autres lois analogues qui s'appliquent au BDGE.

4. Exigences relatives aux politiques

Les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la vérification interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences d'audit contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, le BDGE a décidé de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Le BDGE a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction d'audit et sur le Comité d'audit, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité d'audit d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Admissibilité à la présidence des comités d'audit

Il faut désormais que les présidents des comités d'audit des ministères viennent de l'extérieur de l'administration publique fédérale, sauf si le contrôleur général du Canada accorde une exemption. Les agents du Parlement étant exemptés de cette exigence, il a été décidé que le DGE continuerait de présider le Comité d'audit jusqu'à nouvel ordre.

Divulgation annuelle de la rémunération et des dépenses des membres d'un comité d'audit

En tant qu'organisme, le BDGE n'est pas tenu de divulguer de manière proactive la rémunération et les dépenses (y compris les frais de déplacement et d'accueil) des membres externes de son comité d'audit, comme il est exigé des ministères. Le BDGE a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire en fonction des lignes directrices fournies dans le bulletin technique du Bureau du contrôleur général.

Divulgation annuelle des activités des membres d'un comité d'audit

En tant qu'organisme, le BDGE n'est pas tenu de divulguer de manière proactive, au moins une fois par année, l'ensemble des nouvelles activités et nominations et des nouveaux intérêts des membres externes de son comité d'audit. Cette information est exigée des ministères pour évaluer si l'indépendance et l'objectivité des membres de leur comité d'audit peuvent être compromises ou sembler compromises. Le BDGE a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire.

Élimination de l'obligation des comités d'audit et des dirigeants principaux de la vérification de présenter des rapports annuels

Le Comité d'audit et la dirigeante principale de l'audit (DPA) ne sont plus tenus de présenter des rapports annuels, sauf si l'administrateur général l'exige. Néanmoins, ils mèneront ensemble des auto-évaluations périodiques du rendement du Comité à des fins d'amélioration continue.

5. Composition du Comité

Composition

  • Le Comité d'audit est composé du DGE et de trois autres membres provenant de l'extérieur de la fonction publique fédérale.
  • Tous les membres du Comité d'audit sont nommés par le DGE. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.
  • Le DGE est le seul membre du Comité d'audit à l'emploi du BDGE.

Président

Le DGE présidera le Comité, conformément à la décision mentionnée précédemment.

Le président du Comité d'audit a les responsabilités suivantes :

  • proposer au Comité un plan visant à faire en sorte qu'il s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes et que des réunions soient fixées en fonction des besoins;
  • fixer l'ordre du jour du Comité en tenant compte des points proposés par les autres membres du Comité et la haute direction, et présider les délibérations du Comité;
  • s'assurer que les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) sont tenus au courant des délibérations du Comité et qu'ils recueillent des commentaires et des conseils auprès du BVG sur les questions se rapportant au Comité et à la fonction d'audit interne;
  • veiller à ce que le mandat du Comité soit pertinent, et proposer des modifications s'il y a lieu.

Le président du Comité d'audit peut rencontrer la DPA et le BVG, au besoin, hors du cadre des réunions du Comité.

Durée des fonctions

Les membres de l'extérieur siègent à la discrétion du DGE, mais ils n'occupent généralement pas ce poste plus de huit ans.

6. Responsabilités et fonctions du Comité

Les relations et le dialogue entre le Comité d'audit et le DGE revêtent une importance particulière. Ces interactions doivent être sincères afin que les discussions sur l'exposition au risque et sur les points à améliorer soient sans ambiguïté et axées sur la prise de mesures correctives.

Le Comité d'audit assume les responsabilités suivantes, conformément aux huit domaines de surveillance de la gestion définis dans la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor.

Valeurs et éthique

  • Surveiller le respect par le BDGE des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique, cerner les manquements à la loi et à l'éthique et voir à ce qu'ils soient corrigés, ainsi qu'examiner les systèmes et les pratiques établis par le DGE et fournir des conseils à ce sujet. Cela comprend les procédures et les mécanismes de retour d'information créés pour surveiller la conformité avec le code de conduite et les politiques sur l'éthique du BDGE ainsi que la mesure dans laquelle l'organisme, par ses processus, encourage et maintien des normes d'éthique élevées.

Gestion des risques

  • Examiner le cadre de gestion des risques, y compris des risques organisationnels et des risques liés aux programmes et aux projets définis dans le registre des risques, ainsi que fournir des conseils à ce sujet.
  • Fournir des recommandations et des conseils au sujet de l'élaboration d'un plan d'audit axé sur les risques.

Cadre de contrôle de la gestion

  • Examiner les dispositions de contrôle interne et fournir des conseils sur celles-ci, et être au fait de toutes les questions importantes découlant du travail des tiers qui fournissent des services de certification à la haute direction et au DGE.

Fonction d'audit interne

  • Examiner périodiquement une politique ou charte sur l'audit interne et en recommander l'approbation au DGE.
  • Conseiller le DGE sur le caractère adéquat des ressources affectées à la fonction d'audit interne.
  • Examiner annuellement l'évaluation des risques et le plan d'audit interne axé sur les risques proposés par la DPA et, s'il y a lieu, en recommander l'approbation au DGE.
  • Surveiller et évaluer le rendement de la fonction d'audit interne.
  • Obtenir les rapports d'audit interne de la direction et les plans d'action qui en découlent et en recommander l'approbation au DGE, ainsi que fournir des conseils sur les plans de communication connexes.
  • Examiner les rapports périodiques sur les progrès réalisés par rapport au plan d'audit axé sur les risques du BDGE.
  • Être informé des activités d'audit interne qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport, et recevoir de la DPA l'information sur toutes les questions importantes associées à ces travaux.

Fournisseurs externes de services de certification

  • Être informé de ce qui suit et conseiller le DGE à ce sujet :
    • activités d'audit liées au BDGE entreprises par des fournisseurs externes de services de certification, et réponse de la direction à ces vérifications;
    • enjeux et priorités liés aux vérifications soulevés par les fournisseurs externes de services de certification.

Suivi des plans d'action de la direction

  • Vérifier que des dispositions efficaces sont prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations en matière d'audit.
  • Obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.
  • Obtenir des rapports périodiques de la DPA indiquant si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre, si les mesures prises sont efficaces et si, à son avis, la direction a accepté un niveau de risque excessif.

États financiers et rapports des comptes publics

  • Examiner les principaux rapports de gestion financière et les documents divulgués par l'organisme, y compris les états financiers annuels et les comptes publics, et fournir des conseils au DGE à ce sujet.
  • Examiner la déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, et conseiller le DGE sur les plans d'évaluation axés sur les risques et les résultats connexes liés à l'efficacité du système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
  • En ce qui concerne les états financiers vérifiés :
    • examiner les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, puis discuter des estimations comptables et des rajustements qui leur sont apportés, des rajustements nécessaires à la suite de la vérification, ainsi que des difficultés ou des désaccords avec la direction observés au cours de la vérification;
    • examiner les lettres de la direction découlant de la vérification;
    • analyser les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports financiers, ainsi que l'incidence de ces recommandations sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

Instruments de reddition de comptes

  • Examiner le Plan ministériel, le Rapport sur les résultats ministériels et tout autre document important de reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de la connaissance des membres du Comité, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission majeure.
  • Obtenir, à titre d'information, les plans et les rapports préparés par la fonction d'évaluation du BDGE.

Autres priorités de gestion

  • Le Comité d'audit est une ressource stratégique à la disposition du DGE. À ce titre, il fournit, à la demande de celui-ci, des conseils et des recommandations sur les nouvelles priorités, les préoccupations, les risques, les possibilités ou les instruments de reddition de comptes.

7. Réunions du Comité

Calendrier des réunions

Les réunions du Comité d'audit sont convoquées par le président; elles ont normalement lieu en personne quatre fois par année.

Une fois par an, le président du Comité proposera un plan visant à faire en sorte que le Comité s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes. Le plan sera présenté au Comité pour approbation et précisera le nombre de réunions ordinaires du Comité ainsi que la date, l'heure et la durée des réunions.

Quorum

Le quorum du Comité d'audit est atteint si le président et une majorité des membres sont présents.

Le Comité peut désigner un membre de l'extérieur à titre de vice-président. Ce dernier remplacera le président, en son absence, au cours des réunions. Seul le président peut habiliter le vice-président à agir temporairement à titre de remplaçant pour présider les réunions.

Il ne peut y avoir de remplaçants pour les membres, à l'exception de personnes ayant la capacité officielle d'agir à titre intérimaire pour les membres d'office qui sont en congé.

Préparation et présence des membres

En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit faire ce qui suit :

  • consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion, notamment par la lecture des rapports et des documents de référence fournis pour la réunion;
  • assister assidûment aux réunions.

Présence de non-membres

Les sous-directeurs généraux des élections, la DPA ainsi que le dirigeant principal des finances assisteront à toutes les réunions du Comité. Au besoin, le président peut demander à un représentant du BVG d'assister à la réunion du Comité. D'autres participants peuvent être invités à la discrétion du président. Le président peut demander que certains points à l'ordre du jour soient traités à huis clos (en l'absence de certains des non-membres ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion).

Procès-verbaux des réunions

Des procès-verbaux de chaque réunion sont tenus et dressent la liste des personnes présentes. Les procès-verbaux comprennent un registre des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, donnant un aperçu des sujets et des sous-sujets traités.

Réunions à huis clos

Normalement, à chaque réunion, les membres du Comité d'audit se réuniront à huis clos. Des représentants des fournisseurs externes de services de certification ou tout autre haut fonctionnaire pourraient être convoqués aux réunions.

La DPA et le dirigeant des finances rencontreront également les membres du Comité d'audit à huis clos au moins une fois par année.

8. Fonctionnement

Accès

Le Comité a librement accès au DPA et au dirigeant des finances, ainsi qu'aux autres employés du BDGE et à la documentation (sous réserve des lois qui s'appliquent) dont il a besoin pour assumer ses responsabilités.

La DPA a librement accès au Comité et à son président.

Orientation, formation et éducation permanente du Comité

Le rôle du Comité d'audit ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation officielles au sujet de l'objet, des responsabilités et des objectifs du Comité ainsi que des activités du BDGE. Un processus d'éducation permanente — par exemple, des séances d'information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux — doit aussi être mis sur pied.

Soutien du Comité d'audit

On fournira au Comité les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s'acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à son mandat, le Comité a l'autorité nécessaire pour demander de l'aide et des conseils indépendants.

Des services de secrétariat seront fournis pour faciliter le fonctionnement du Comité, notamment les services suivants :

  • la rédaction en temps utile de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  • la coordination des exposés et la distribution des rapports ou documents connexes devant être portés à l'attention du Comité;
  • la préparation et la distribution, en temps opportun, des procès-verbaux des délibérations des réunions;
  • l'exécution d'autres fonctions pouvant être attribuées.

La DPA agira à titre de secrétaire du Comité d'audit et pourra engager un employé qui assistera aux réunions pour rédiger les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité d'audit et les membres individuels sera fourni par le bureau de la DPA.

9. Évaluation du rendement du Comité

Auto-évaluation du Comité

Le Comité procédera à une auto-évaluation de son rendement.

Inspection externe des pratiques

Dans le cadre de l'inspection des pratiques de la fonction d'audit interne, le rendement du Comité sera soumis à une évaluation externe périodique réalisée par un professionnel accrédité par l'Institut des vérificateurs internes.

10. Examen du mandat du Comité

Le Comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le DGE.

1. Introduction

Le présent document établit le mandat du Comité d'audit (le Comité) du Bureau du directeur général des élections (BDGE) 1.

2. Date d'entrée en vigueur

Le présent mandat entre en vigueur le 18 octobre 2022. Il remplace le mandat du Comité d'audit entré en vigueur le 6 octobre 2020.

3. Objet

Le présent mandat définit l'objet, l'autorité, la composition et les responsabilités du Comité d'audit. Il est complémentaire à la Politique sur l'audit interne (la Politique) du Conseil du Trésor et à la directive connexe ainsi qu'au Guide à l'intention des comités ministériels d'audit du Conseil du Trésor.

Le Comité d'audit est composé de trois membres externes indépendants et présidé par le directeur général des élections (DGE). Le Comité a pour mandat de surveiller les pratiques du BDGE en matière de gouvernance, de gestion des risques, de contrôle, d'audit et de production de rapports. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive des recommandations et des conseils objectifs sur la pertinence des pratiques de son bureau en matière d'intendance, de gestion et de reddition de comptes.

Le Comité fournit aussi des recommandations et des conseils au DGE relativement à ses fonctions à titre d'agent comptable, conformément aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité et des autres lois analogues qui s'appliquent au BDGE.

4. Exigences relatives aux politiques

Les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la vérification interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences d'audit contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, le BDGE a décidé de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Le BDGE a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction d'audit et sur le Comité d'audit, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité d'audit d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Admissibilité à la présidence des comités d'audit

Il faut désormais que les présidents des comités d'audit des ministères viennent de l'extérieur de l'administration publique fédérale, sauf si le contrôleur général du Canada accorde une exemption. Les agents du Parlement étant exemptés de cette exigence, il a été décidé que le DGE continuerait de présider le Comité d'audit jusqu'à nouvel ordre.

Divulgation annuelle de la rémunération et des dépenses des membres d'un comité d'audit

En tant qu'organisme, le BDGE n'est pas tenu de divulguer de manière proactive la rémunération et les dépenses (y compris les frais de déplacement et d'accueil) des membres externes de son comité d'audit, comme il est exigé des ministères. Le BDGE a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire en fonction des lignes directrices fournies dans le bulletin technique du Bureau du contrôleur général.

Divulgation annuelle des activités des membres d'un comité d'audit

En tant qu'organisme, le BDGE n'est pas tenu de divulguer de manière proactive, au moins une fois par année, l'ensemble des nouvelles activités et nominations et des nouveaux intérêts des membres externes de son comité d'audit. Cette information est exigée des ministères pour évaluer si l'indépendance et l'objectivité des membres de leur comité d'audit peuvent être compromises ou sembler compromises. Le BDGE a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire.

Élimination de l'obligation des comités d'audit et des dirigeants principaux de la vérification de présenter des rapports annuels

Le Comité d'audit et la dirigeante principale de l'audit (DPA) ne sont plus tenus de présenter des rapports annuels, sauf si l'administrateur général l'exige. Néanmoins, ils mèneront ensemble des auto-évaluations périodiques du rendement du Comité à des fins d'amélioration continue.

5. Composition du Comité

Composition

  • Le Comité d'audit est composé du DGE et de trois autres membres provenant de l'extérieur de la fonction publique fédérale.
  • Tous les membres du Comité d'audit sont nommés par le DGE. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.
  • Le DGE est le seul membre du Comité d'audit à l'emploi du BDGE.

Président

Le DGE présidera le Comité, conformément à la décision mentionnée précédemment.

Le président du Comité d'audit a les responsabilités suivantes :

  • proposer au Comité un plan visant à faire en sorte qu'il s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes et que des réunions soient fixées en fonction des besoins;
  • fixer l'ordre du jour du Comité en tenant compte des points proposés par les autres membres du Comité et la haute direction, et présider les délibérations du Comité;
  • s'assurer que les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) sont tenus au courant des délibérations du Comité et qu'ils recueillent des commentaires et des conseils auprès du BVG sur les questions se rapportant au Comité et à la fonction d'audit interne;
  • veiller à ce que le mandat du Comité soit pertinent, et proposer des modifications s'il y a lieu.

Le président du Comité d'audit peut rencontrer la DPA et le BVG, au besoin, hors du cadre des réunions du Comité.

Durée des fonctions

Les membres de l'extérieur siègent à la discrétion du DGE, mais ils n'occupent généralement pas ce poste plus de huit ans.

6. Responsabilités et fonctions du Comité

Les relations et le dialogue entre le Comité d'audit et le DGE revêtent une importance particulière. Ces interactions doivent être sincères afin que les discussions sur l'exposition au risque et sur les points à améliorer soient sans ambiguïté et axées sur la prise de mesures correctives.

Le Comité d'audit assume les responsabilités suivantes, conformément aux huit domaines de surveillance de la gestion définis dans la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor.

Valeurs et éthique

  • Surveiller le respect par le BDGE des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique, cerner les manquements à la loi et à l'éthique et voir à ce qu'ils soient corrigés, ainsi qu'examiner les systèmes et les pratiques établis par le DGE et fournir des conseils à ce sujet. Cela comprend les procédures et les mécanismes de retour d'information créés pour surveiller la conformité avec le code de conduite et les politiques sur l'éthique du BDGE ainsi que la mesure dans laquelle l'organisme, par ses processus, encourage et maintien des normes d'éthique élevées.

Gestion des risques

  • Examiner le cadre de gestion des risques, y compris des risques organisationnels et des risques liés aux programmes et aux projets définis dans le registre des risques, ainsi que fournir des conseils à ce sujet.
  • Fournir des recommandations et des conseils au sujet de l'élaboration d'un plan d'audit axé sur les risques.

Cadre de contrôle de la gestion

  • Examiner les dispositions de contrôle interne et fournir des conseils sur celles-ci, et être au fait de toutes les questions importantes découlant du travail des tiers qui fournissent des services de certification à la haute direction et au DGE.

Fonction d'audit interne

  • Examiner périodiquement une politique ou charte sur l'audit interne et en recommander l'approbation au DGE.
  • Conseiller le DGE sur le caractère adéquat des ressources affectées à la fonction d'audit interne.
  • Examiner annuellement l'évaluation des risques et le plan d'audit interne axé sur les risques proposés par la DPA et, s'il y a lieu, en recommander l'approbation au DGE.
  • Surveiller et évaluer le rendement de la fonction d'audit interne.
  • Obtenir les rapports d'audit interne de la direction et les plans d'action qui en découlent et en recommander l'approbation au DGE, ainsi que fournir des conseils sur les plans de communication connexes.
  • Examiner les rapports périodiques sur les progrès réalisés par rapport au plan d'audit axé sur les risques du BDGE.
  • Être informé des activités d'audit interne qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport, et recevoir de la DPA l'information sur toutes les questions importantes associées à ces travaux.

Fournisseurs externes de services de certification

  • Être informé de ce qui suit et conseiller le DGE à ce sujet :
    • activités d'audit liées au BDGE entreprises par des fournisseurs externes de services de certification, et réponse de la direction à ces vérifications;
    • enjeux et priorités liés aux vérifications soulevés par les fournisseurs externes de services de certification.

Suivi des plans d'action de la direction

  • Vérifier que des dispositions efficaces sont prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations en matière d'audit.
  • Obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.
  • Obtenir des rapports périodiques de la DPA indiquant si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre, si les mesures prises sont efficaces et si, à son avis, la direction a accepté un niveau de risque excessif.

États financiers et rapports des comptes publics

  • Examiner les principaux rapports de gestion financière et les documents divulgués par l'organisme, y compris les états financiers annuels et les comptes publics, et fournir des conseils au DGE à ce sujet.
  • Examiner la déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, et conseiller le DGE sur les plans d'évaluation axés sur les risques et les résultats connexes liés à l'efficacité du système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
  • En ce qui concerne les états financiers vérifiés :
    • examiner les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, puis discuter des estimations comptables et des rajustements qui leur sont apportés, des rajustements nécessaires à la suite de la vérification, ainsi que des difficultés ou des désaccords avec la direction observés au cours de la vérification;
    • examiner les lettres de la direction découlant de la vérification;
    • analyser les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports financiers, ainsi que l'incidence de ces recommandations sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

Instruments de reddition de comptes

  • Examiner le Plan ministériel, le Rapport sur les résultats ministériels et tout autre document important de reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de la connaissance des membres du Comité, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission majeure.
  • Obtenir, à titre d'information, les plans et les rapports préparés par la fonction d'évaluation du BDGE.

Autres priorités de gestion

  • Le Comité d'audit est une ressource stratégique à la disposition du DGE. À ce titre, il fournit, à la demande de celui-ci, des conseils et des recommandations sur les nouvelles priorités, les préoccupations, les risques, les possibilités ou les instruments de reddition de comptes.

7. Réunions du Comité

Calendrier des réunions

Les réunions du Comité d'audit sont convoquées par le président; elles ont normalement lieu en personne quatre fois par année.

Une fois par an, le président du Comité proposera un plan visant à faire en sorte que le Comité s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes. Le plan sera présenté au Comité pour approbation et précisera le nombre de réunions ordinaires du Comité ainsi que la date, l'heure et la durée des réunions.

Quorum

Le quorum du Comité d'audit est atteint si le président et une majorité des membres sont présents.

Le Comité peut désigner un membre de l'extérieur à titre de vice-président. Ce dernier remplacera le président, en son absence, au cours des réunions. Seul le président peut habiliter le vice-président à agir temporairement à titre de remplaçant pour présider les réunions.

Il ne peut y avoir de remplaçants pour les membres, à l'exception de personnes ayant la capacité officielle d'agir à titre intérimaire pour les membres d'office qui sont en congé.

Préparation et présence des membres

En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit faire ce qui suit :

  • consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion, notamment par la lecture des rapports et des documents de référence fournis pour la réunion;
  • assister assidûment aux réunions.

Présence de non-membres

Les sous-directeurs généraux des élections, la DPA ainsi que le dirigeant principal des finances assisteront à toutes les réunions du Comité. Au besoin, le président peut demander à un représentant du BVG d'assister à la réunion du Comité. D'autres participants peuvent être invités à la discrétion du président. Le président peut demander que certains points à l'ordre du jour soient traités à huis clos (en l'absence de certains des non-membres ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion).

Procès-verbaux des réunions

Des procès-verbaux de chaque réunion sont tenus et dressent la liste des personnes présentes. Les procès-verbaux comprennent un registre des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, donnant un aperçu des sujets et des sous-sujets traités.

Réunions à huis clos

Normalement, à chaque réunion, les membres du Comité d'audit se réuniront à huis clos. Des représentants des fournisseurs externes de services de certification ou tout autre haut fonctionnaire pourraient être convoqués aux réunions.

La DPA et le dirigeant des finances rencontreront également les membres du Comité d'audit à huis clos au moins une fois par année.

8. Fonctionnement

Accès

Le Comité a librement accès au DPA et au dirigeant des finances, ainsi qu'aux autres employés du BDGE et à la documentation (sous réserve des lois qui s'appliquent) dont il a besoin pour assumer ses responsabilités.

La DPA a librement accès au Comité et à son président.

Orientation, formation et éducation permanente du Comité

Le rôle du Comité d'audit ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation officielles au sujet de l'objet, des responsabilités et des objectifs du Comité ainsi que des activités du BDGE. Un processus d'éducation permanente — par exemple, des séances d'information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux — doit aussi être mis sur pied.

Soutien du Comité d'audit

On fournira au Comité les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s'acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à son mandat, le Comité a l'autorité nécessaire pour demander de l'aide et des conseils indépendants.

Des services de secrétariat seront fournis pour faciliter le fonctionnement du Comité, notamment les services suivants :

  • la rédaction en temps utile de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  • la coordination des exposés et la distribution des rapports ou documents connexes devant être portés à l'attention du Comité;
  • la préparation et la distribution, en temps opportun, des procès-verbaux des délibérations des réunions;
  • l'exécution d'autres fonctions pouvant être attribuées.

La DPA agira à titre de secrétaire du Comité d'audit et pourra engager un employé qui assistera aux réunions pour rédiger les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité d'audit et les membres individuels sera fourni par le bureau de la DPA.

9. Évaluation du rendement du Comité

Auto-évaluation du Comité

Le Comité procédera à une auto-évaluation de son rendement.

Inspection externe des pratiques

Dans le cadre de l'inspection des pratiques de la fonction d'audit interne, le rendement du Comité sera soumis à une évaluation externe périodique réalisée par un professionnel accrédité par l'Institut des vérificateurs internes.

10. Examen du mandat du Comité

Le Comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le DGE.

Note de bas de page

1 Le Bureau du directeur général des élections inclut Élections Canada et le Bureau du commissaire aux élections fédérales.