open Menu secondaire

Mandat du Comité de vérification d'Élections Canada (2018–2019)

1. Introduction

Le présent document établit le mandat du Comité de vérification (le Comité) du Bureau du directeur général des élections (Élections Canada, ou l'organisme).

2. Date d'entrée en vigueur

Le présent mandat entre en vigueur le 1er avril 2018. Il remplace le mandat précédent, entré en vigueur le 1er avril 2017.

3. Objet

Le présent document définit le mandat du Comité de vérification et en précise le fonctionnement, la composition, les fonctions et responsabilités, et la reddition de comptes.

Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant qui fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils objectifs sur la gestion des risques, le cadre de contrôle et les pratiques de reddition de comptes. Il a pour mandat de fournir des conseils indépendants et une assurance de l'efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques, du contrôle, de la vérification et des pratiques de reddition de comptes d'Élections Canada. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive une assurance, des recommandations et des conseils indépendants et objectifs sur la pertinence des pratiques en matière d'intendance, de gestion et de reddition de comptes à Élections Canada.

Le Comité fournit aussi des conseils et des recommandations au DGE relativement à ses fonctions à titre d'agent comptable d'Élections Canada, conformément aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité et des autres lois analogues qui s'appliquent à Élections Canada.

4. Exigences relatives à la loi et aux politiques

Les politiques révisés du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017, et remplacent la série de politiques sur la vérification interne datant du 1er avril 2012.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences de vérification contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, Élections Canada pourrait décider de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Élections Canada a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction de vérification et sur le Comité de vérification, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité de vérification d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Obligation d'avoir une fonction de vérification interne

Selon les politiques révisées, seuls les ministères ayant un niveau de référence supérieur à 300 millions de dollars par année doivent avoir une fonction de vérification interne. Toutefois, il a été décidé qu'EC conserverait la sienne, compte tenu de son environnement opérationnel et du peu de surveillance que les organismes centraux exercent sur les agents du Parlement.

Qualifications des dirigeants principaux de la vérification

Les DPV nommés par les agents du Parlement ne sont pas tenus d'avoir une accréditation en vérification interne ou un titre comptable professionnel. Le Comité de vérification a néanmoins recommandé que la DPV obtienne une accréditation en vérification interne.

Admissibilité à la présidence des comités de vérification

Il faut désormais que les présidents des comités de vérification des ministères viennent de l'extérieur de l'administration publique fédérale, sauf si le contrôleur général du Canada accorde une exemption. Les agents du Parlement étant exemptés de cette exigence, il a été décidé que le DGE continuerait de présider le Comité de vérification jusqu'à nouvel ordre.

Divulgation annuelle de la rémunération et des dépenses des membres d'un Comité de vérification

En tant qu'organisme, Élections Canada n'est pas tenu de divulguer de manière proactive la rémunération et les dépenses (y compris les dépenses de voyage et d'accueil) des membres externes de son Comité de vérification, comme il est désormais exigé pour les ministères. EC a toutefois adopté cette pratique exemplaire. Cette mesure sera mise en œuvre en 2018-2019, en fonction des lignes directrices fournies dans le bulletin technique du Bureau du contrôleur général.

Divulgation annuelle des activités des membres d'un Comité de vérification

En tant qu'organisme, Élections Canada n'est pas tenu de divulguer de manière proactive, au moins une fois par année, l'ensemble des nouvelles activités et nominations et des nouveaux intérêts des membres externes de son Comité de vérification. Cette information est exigée des ministères pour évaluer si l'indépendance et l'objectivité des membres de leur Comité de vérification peuvent être comprises ou sembler compromises. EC a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire, à compter de 2018-2019.

Élimination de l'obligation des comités de vérification et des DPV de présenter des rapports annuels

Le Comité de vérification et la DPV ne sont plus tenus de présenter des rapports annuels, sauf si l'administrateur général l'exige. Néanmoins, ils ont décidé de préparer ensemble un seul rapport annuel.

5. Composition du Comité

Composition

Le Comité de vérification est composé du DGE et de trois autres membres provenant de l'extérieur de la fonction publique fédérale.

Tous les membres du Comité de vérification sont nommés par le DGE. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.

Le DGE est le seul membre du Comité de vérification à l'emploi d'Élections Canada.

Président

Le DGE présidera le Comité, conformément à la décision mentionnée précédemment.

Le président du Comité de vérification a les responsabilités suivantes :

  • Proposer un plan au Comité en vue de s'assurer que ses responsabilités annuelles et courantes sont traitées et que des réunions sont fixées en fonction des besoins.
  • Fixer l'ordre du jour du Comité en tenant compte des points proposés par les autres membres du Comité et la haute direction, et présider les délibérations du Comité.
  • Veiller à ce que le Comité fournisse des recommandations et des conseils pertinents au DGE, surveiller la bonne mise en œuvre des décisions du Comité et prendre des mesures appropriées pour toutes les questions se rapportant au mandat du Comité.
  • S'assurer que les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) sont tenus au courant des délibérations du Comité et qu'ils recueillent des commentaires et des conseils auprès du BVG sur les questions se rapportant au Comité et à la fonction de vérification interne.
  • Veiller à ce que le mandat du Comité soit pertinent, et proposer des modifications s'il y a lieu.

Le président du Comité de vérification peut rencontrer la DPV et le BVG, au besoin, hors du cadre des réunions du Comité.

Durée des fonctions

Les membres de l'extérieur siègent à la discrétion du DGE, mais ils n'occupent généralement pas ce poste plus de huit ans.

6. Responsabilités et fonctions du Comité

Le Comité de vérification assume les responsabilités suivantes, conformément aux huit domaines de surveillance de la gestion définis dans la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor.

Valeurs et éthique

Surveiller le respect par Élections Canada des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique, cerner les infractions à la loi et à l'éthique et voir à ce qu'elles soient corrigées, et examiner les systèmes et les pratiques d'Élections Canada établis par le DGE et fournir des conseils à ce sujet. Cela comprend les procédures et les mécanismes de rétroaction créés pour surveiller la conformité au code de conduite et aux politiques sur l'éthique d'Élections Canada ainsi que la mesure dans laquelle l'organisme, par ses processus, encourage et maintient des normes d'éthique élevées.

Gestion des risques

Examiner les dispositions de l'organisme en matière de gestion des risques et fournir des conseils sur celles-ci.

Cadre de contrôle de la gestion

Examiner les dispositions de contrôle interne d'Élections Canada et fournir des conseils sur celles-ci, et être au fait de toutes les questions importantes découlant du travail des autres qui fournissent des assurances à la haute direction et au DGE.

Fonction de vérification interne

  • Recommander, et examiner périodiquement, une politique ou charte sur la vérification interne et la soumettre à l'approbation du DGE.
  • Conseiller le DGE sur le bien-fondé des ressources chargées de la fonction de vérification interne.
  • Examiner annuellement l'évaluation des risques et le plan de vérification interne axé sur les risques proposés par la DPV et, s'il y a lieu, en recommander l'approbation au DGE.
  • Surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne.
  • Obtenir et, s'il y a lieu, donner des conseils sur les stratégies de communication et recommander au DGE d'approuver les rapports de vérification interne et les plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations formulées dans le cadre de la vérification.
  • Évaluer les rapports sur les progrès présentés régulièrement en fonction du plan de vérification interne axé sur les risques d'Élections Canada.
  • Être informé des activités de vérification interne qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport, et recevoir de la DPV l'information sur toutes les questions importantes associées à ces travaux.

Fournisseurs externes de services de certification

Être informé de ce qui suit et conseiller le DGE au sujet :

  • de toutes les activités de vérification liées à Élections Canada entreprises par des fournisseurs externes de services de certification, et de la réponse de la direction à ces vérifications;
  • des enjeux et priorités liés aux vérifications soulevés par les fournisseurs externes de services de certification.

Suivi des plans d'action de la direction

  • Vérifier que des dispositions efficaces sont prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations en matière de vérification.
  • Obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.
  • Obtenir des rapports périodiques de la DPV indiquant si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre, si les mesures prises sont efficaces et si, à son avis, la direction a accepté un niveau de risque excessif.

États financiers et rapports des comptes publics

  • Examiner les principaux rapports de gestion financière et les documents divulgués par l'organisme, y compris les états financiers annuels et les comptes publics, et fournir des conseils au DGE sur ceux-ci.
  • Examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne en matière de rapports financiers, et conseiller le DGE sur les plans d'évaluation axés sur les risques et les résultats connexes liés à l'efficacité du système organisationnel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
  • En ce qui concerne les états financiers vérifiés, examiner :
    • les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, puis discuter des estimations comptables et des rajustements qui leur sont apportés, des rajustements nécessaires à la suite de la vérification, ainsi que des difficultés ou des désaccords avec la direction observés au cours de la vérification;
    • les lettres de la direction découlant de la vérification;
    • les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports financiers, ainsi que l'incidence de ces recommandations sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

Rapports sur la reddition de comptes

Examiner le Rapport ministériel, le Rapport sur les résultats ministériels et tout autre rapport important sur la reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de la connaissance des membres du Comité, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission importante.

Obtenir, à titre d'information, les plans et les rapports préparés par la fonction d'évaluation d'Élections Canada.

Autres priorités de gestion

Le Comité de vérification est une ressource stratégique à la disposition du DGE. À ce titre, il fournit, à la demande de celui-ci, des conseils et des recommandations sur les nouvelles priorités, les préoccupations, les risques, les possibilités ou les rapports sur la reddition de comptes.

7. Réunion du Comité

Calendrier des réunions

Les réunions du Comité de vérification sont convoquées par le président; elles ont normalement lieu en personne quatre fois par année.

Une fois par an, le président du Comité proposera un plan visant à faire en sorte que le Comité s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes. Le plan sera présenté au Comité pour approbation et précisera le nombre, la date et l'heure, ainsi que la durée des réunions ordinaires du Comité.

Quorum

Le quorum du Comité de vérification est atteint si le président et une majorité des membres sont présents.

Le Comité peut désigner un membre de l'extérieur à titre de vice-président. Ce dernier remplacera le président, en son absence, au cours des réunions. Seul le président peut habiliter le vice-président à agir temporairement à titre de remplaçant pour présider les réunions.

Il ne peut y avoir de remplaçants pour les membres, à l'exception de personnes ayant la capacité officielle d'agir à titre intérimaire pour les membres d'office qui sont en congé.

Préparation et présence des membres

En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit faire ce qui suit :

  • consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion, notamment par la lecture des rapports et des documents de référence fournis pour la réunion;
  • assister assidûment aux réunions.

Présence de non-membres

La DPV assistera à toutes les réunions du Comité. Au besoin, le président peut demander à un représentant du Bureau du vérificateur général d'assister à la réunion du Comité. D'autres participants peuvent être invités à la discrétion du président.

Le président peut demander que certains points à l'ordre du jour soient traités à huis clos (en l'absence de certains ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion).

Procès-verbaux des réunions

Des procès-verbaux de chaque réunion sont tenus et dressent la liste des personnes présentes. Les procès-verbaux comprennent un registre des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, donnant un aperçu des sujets et des sous-sujets abordés.

Réunions à huis clos

Normalement, à chaque réunion, les membres du Comité de vérification se réuniront à huis clos. Des représentants des fournisseurs externes de services de certification ou tout autre haut fonctionnaire pourraient être convoqués aux réunions.

La DPV et le dirigeant principal des finances et de la planification (DPFP) rencontreront également les membres du Comité de vérification à huis clos au moins une fois par année.

8. Fonctionnement

Accès

Le Comité a librement accès à la DPV et au DPFP, ainsi qu'aux autres employés d'Élections Canada et à la documentation (sous réserve des lois qui s'appliquent) dont il a besoin pour assumer ses responsabilités.

La DPV a librement accès au Comité, ainsi qu'à son président et à son vice-président.

Orientation, formation et éducation permanente du Comité

Le rôle du Comité de vérification ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation officielles au sujet de l'objet, des responsabilités et des objectifs du Comité et des activités d'Élections Canada. Un processus d'éducation permanente — par exemple, des séances d'information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux — doit aussi être mis sur pied.

Soutien du Comité de vérification

On fournira au Comité les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s'acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à son mandat, le Comité a l'autorité nécessaire pour demander de l'aide et des conseils indépendants.

Des services de secrétariat devront être fournis pour appuyer le fonctionnement du Comité, notamment les services suivants :

  • la rédaction en temps utile de tous les avis et ordres du jour des réunions;
  • la coordination des exposés et la distribution des rapports ou documents connexes devant être portés à l'attention du Comité;
  • la préparation et la distribution, en temps utile, des procès-verbaux des délibérations de la réunion;
  • l'exécution d'autres fonctions pouvant être attribuées.

La DPV d'Élections Canada agira à titre de secrétaire du Comité de vérification et pourra engager un employé qui assistera aux réunions pour rédiger les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité de vérification et les membres individuels sera fourni par le bureau de la DPV.

9. Évaluation du rendement du Comité

Auto-évaluation du Comité

Le Comité procédera à une auto-évaluation de son rendement tous les ans.

Inspection externe des pratiques

Dans le cadre de l'inspection des pratiques de la fonction de vérification interne, le rendement du Comité sera soumis à une évaluation externe périodique réalisée par un professionnel accrédité par l'Institut des vérificateurs internes.

10. Rapports sur la reddition de comptes par le Comité

Le Comité de vérification rend compte au DGE.

En collaboration avec la DPV, le Comité de vérification doit préparer un rapport annuel à l'intention du DGE. Ce rapport doit :

  • résumer les activités du Comité et les résultats de son examen;
  • présenter des commentaires relatifs au système de contrôle interne d'Élections Canada;
  • exposer les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes d'Élections Canada;
  • donner des conseils relatifs à la capacité et au rendement de la fonction de vérification interne;
  • formuler, au besoin, des recommandations en vue d'améliorer les processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations en vue d'améliorer la fonction de vérification interne d'Élections Canada;
  • présenter les renseignements ou les documents que le Comité juge importants pour brosser un tableau juste et complet de ses activités et de ses résultats — et le contexte dans lequel ils devraient être examinés.

11. Examen du mandat du Comité

Le Comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le DGE.