Menu du siteManuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Septembre 2015 – contenu archivé
Ce document est la version archivée de la ligne directrice ALI 2015-02 d'Élections Canada et n'est plus en vigueur.
Le document mis à jour est disponible à la section Outils pour les associations de circonscription.
CHAPITRE 4 – Rapports exigés
Ce chapitre traite des sujets suivants :
- 4.1 Délais de production des rapports
- 4.2 Rapports obligatoires
- 4.3 Présentation des documents à Élections Canada
- 4.4 Présentation d'un rapport financier modifié
Introduction
L'association enregistrée doit soumettre certains rapports à Élections Canada. Le présent chapitre donne des précisions sur ces rapports et sur les échéances à respecter.
Note : Élections Canada a mis au point le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite l'établissement des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.
4.1 Délais de production des rapports
La Loi électorale du Canada exige la production de certains rapports dans des délais prescrits. Les formulaires à remplir se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.
| Échéance | Responsable | Documents obligatoires | Destinataire |
|---|---|---|---|
| 6 mois après l'enregistrement | Agent financier |
|
Élections Canada |
| 30 jours après une modification des renseignements au registre | Agent financier ou premier dirigeant |
|
Élections Canada |
| 31 mai | Agent financier |
|
Agence du revenu du Canada |
| 31 mai* | Premier dirigeant |
|
Élections Canada |
| 31 mai | Agent financier |
|
Élections Canada |
| 30 jours après une course à l'investiture tenue par l'association | Représentant de l'association |
|
Élections Canada |
*Si cette échéance coïncide avec une période électorale, elle est reportée au 31 juillet.
**Doit être produit si l'association a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l'exercice. Il convient de noter que les cessions à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses.
4.2 Rapports obligatoires
Rapport après l'enregistrement
L'association enregistrée doit informer Élections Canada de son actif et de son passif après son enregistrement.
Dans l'État de l'actif et du passif de l'association enregistrée, l'association présente son actif et son passif à la veille de la date de prise d'effet de son enregistrement. Ce document doit être fourni à Élections Canada par l'agent financier dans les six mois suivant l'enregistrement de l'association.
Communication des modifications aux renseignements du registre
Si les renseignements consignés dans le registre au sujet de l'association doivent être modifiés (par exemple parce que l'association a déménagé ou nommé un nouveau dirigeant), l'agent financier ou le premier dirigeant doit, par écrit, informer Élections Canada du changement dans les 30 jours.
Élections Canada mettra à jour en conséquence le Registre des associations de circonscription.
Rapports annuels exigés
Certains rapports doivent être produits chaque année.
Rapport à l'Agence du revenu du Canada
L'association enregistrée doit déclarer chaque année à l'Agence du revenu du Canada les contributions qu'elle a reçues, au moyen du rapport Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements. Le rapport doit être présenté par l'agent financier. Le délai prescrit est le même que pour la présentation du rapport financier annuel de l'association, soit le 31 mai. Le formulaire se trouve sur le site Web d'Élections Canada.
Mise à jour des renseignements au registre
Une mise à jour des renseignements au registre est obligatoire et sert à aviser Élections Canada que les renseignements de l'association dans le registre sont exacts ou qu'ils doivent être mis à jour. Il incombe au premier dirigeant de l'association de soumettre soit la Déclaration annuelle des renseignements au registre, soit le Formulaire général – Association de circonscription au plus tard le 31 mai de chaque année. Si cette échéance coïncide avec une période électorale, elle est reportée au 31 juillet.
Chaque année, une trousse qui comprend les formulaires à soumettre pour les mises à jour au registre est envoyée aux associations par Élections Canada. Les formulaires suivants sont aussi disponibles sur le site Web d'Élections Canada :
- Déclaration annuelle des renseignements au registre;
- Formulaire général – Association de circonscription.
Rapport financier d'une association enregistrée
Le Rapport financier d'une association enregistrée doit être rempli par l'agent financier et envoyé à Élections Canada dans les cinq mois suivant la fin de l'exercice. Le rapport comporte les parties suivantes :
- déclaration :
- coordonnées de l'association enregistrée,
- coordonnées de l'agent financier,
- signature de l'agent financier attestant que le rapport est complet et exact;
- état des contributions, des cessions et des prêts reçus;
- état des contributions retournées;
- état des cessions faites par l'association;
- état des créances impayées et des prêts non remboursés;
- état des créances et des prêts déclarés auparavant et payés en entier au cours de l'exercice;
- état des créances impayées et des prêts non remboursés arrivés à échéance depuis 18 ou 36 mois;
- état des dépenses engagées pour des services d'appels aux électeurs en période électorale;
- états financiers, dont l'état de l'actif et du passif et l'état des recettes et des dépenses.
L'agent financier doit joindre au Rapport financier d'une association enregistrée les tableaux complémentaires requis.
Note : Après avoir reçu le rapport financier de l'association, Élections Canada procédera à son examen. Il se peut qu'Élections Canada contacte l'agent financier pour obtenir des documents justificatifs supplémentaires.
Pour de plus amples renseignements sur la façon de dresser les états financiers de l'association, voir l'annexe.
Rapport du vérificateur
Le rapport du vérificateur doit accompagner le Rapport financier d'une association enregistrée si l'association a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l'exercice. L'agent financier doit s'assurer que le rapport est complet et qu'il est soumis à Élections Canada au plus tard le 31 mai.
Note : Les honoraires de vérification et les cessions apportées ou reçues par l'association enregistrée ne comptent pas aux fins de l'application du seuil de 5 000 $.
Après que l'agent financier a terminé le rapport financier annuel de l'association, le vérificateur s'assure que l'information contenue dans le rapport présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables tenues par l'agent financier. Dans son rapport, le vérificateur indiquera si, à son avis, le Rapport financier d'une association enregistrée présente ces renseignements.
Il est très important que l'agent financier donne au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport financier d'une association enregistrée. Il est donc recommandé de remettre le rapport financier au vérificateur bien avant la date limite de production.
Note : La Loi électorale du Canada prévoit qu'une allocation n'excédant pas 1 500 $ soit versée pour les frais de vérification quand une vérification du rapport financier annuel de l'association est requise.
Rapport sur la course à l'investiture
L'association enregistrée qui a tenu une course à l'investiture doit produire un Rapport sur la course à l'investiture à Élections Canada dans les 30 jours suivant la date de désignation. Si la course a été tenue par le parti enregistré, c'est à lui de produire le rapport. Ce rapport doit être produit si la course était ouverte à plus d'une personne – même si une seule personne a posé sa candidature.
Note : Il est important de produire le Rapport sur la course à l'investiture dans le mois suivant la course, conformément à la Loi électorale du Canada. À sa réception, Élections Canada commence à informer les candidats à l'investiture et les agents financiers des délais de présentation des rapports et de leurs autres obligations importantes en la matière.
Les renseignements suivants doivent être fournis dans le Rapport sur la course à l'investiture :
- les noms de la circonscription, de l'association enregistrée et du parti enregistré;
- la date de déclenchement de la course et la date de désignation;
- les nom et adresse des candidats à l'investiture et de leurs agents financiers;
- le nom de la personne désignée au terme de la course.
4.3 Présentation des documents à Élections Canada
Les documents doivent être signés avant d'être soumis à Élections Canada. Les déclarations au registre doivent être établies sur les formulaires prescrits et envoyées par la poste ou par télécopieur au Bureau du registraire d'Élections Canada. Ces formulaires sont disponibles sur le site Web d'Élections Canada.
Le rapport financier annuel de l'association peut être établi et présenté de plusieurs façons.
Au moment de soumettre des documents, n'oubliez pas d'indiquer votre nom, votre rôle et le nom de l'association. Il est recommandé de conserver une copie de tous les documents envoyés à Élections Canada. Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.
| Quel moyen utiliser | Comment présenter les documents |
|---|---|
| Formulaires papier |
|
| Logiciel RFE |
Note : Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, voir le guide d'utilisation intégré au logiciel RFE. |
| Où envoyer les documents |
|---|
Courriel Courrier Télécopieur |
Délais de production et prorogation de délai
La Loi électorale du Canada fixe des délais pour la production des rapports.
Si l'agent financier est incapable de produire le Rapport financier d'une association enregistrée et tous les documents obligatoires dans le délai prescrit, l'agent financier ou le premier dirigeant de l'association peut demander à Élections Canada l'autorisation de présenter tardivement le rapport financier et le rapport du vérificateur (s'il est requis). Cependant, la demande doit parvenir à Élections Canada dans les deux semaines suivant l'expiration du délai prescrit.
Note : Seul un juge peut accorder une prorogation demandée plus de deux semaines après l'expiration du délai.
Le tableau suivant indique les documents pour lesquels une prorogation de délai peut être demandée en vertu de la Loi électorale du Canada.
| Document à soumettre | Prorogation accordée par Élections Canada | Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada | Prorogation accordée par un juge |
|---|---|---|---|
| Rapport financier d'une association enregistrée | Oui | Non | Oui |
| Rapport financier d'une association enregistrée corrigé ou révisé, à la demande de l'association enregistrée | Oui | Oui | Non |
| Rapport financier d'une association enregistrée corrigé ou révisé, à la demande d'Élections Canada | Non | Non | Non |
Le formulaire Demande de prorogation de délai doit être utilisé pour demander une prorogation de délai. Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent financier a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.
Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit aucune prorogation en ce qui concerne les déclarations au registre.
Documents dont le délai ne peut pas être prorogé
Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans le délai prescrit. Cependant, l'agent financier peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.
Prorogation accordée par un tribunal
Si Élections Canada refuse d'accorder la prorogation ou, dans le cas du Rapport financier d'une association enregistrée, si l'agent financier est dans l'incapacité de produire les documents exigés dans le délai prorogé, l'agent financier peut demander une prorogation à un juge. Il n'est pas possible d'obtenir une prorogation de délai auprès d'un juge pour la soumission d'un rapport corrigé ou révisé.
Note : Si les documents ne sont pas produits à l'intérieur du délai prescrit et qu'aucune prorogation n'est accordée, l'association enregistrée risque la radiation.
4.4 Présentation d'un rapport financier modifié
Dans certains cas, il est possible que des modifications doivent être apportées au rapport financier de l'association. Une version modifiée du Rapport financier d'une association enregistrée doit être présentée à Élections Canada si des erreurs ou des omissions doivent être corrigées.
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada
À la suite de l'examen d'un rapport financier, Élections Canada peut demander à l'association enregistrée de corriger ou réviser son rapport financier dans un délai donné.
Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée
S'il faut corriger ou réviser le rapport financier de l'association (par exemple, parce qu'il manque certaines contributions dans le rapport original), l'agent financier ou le premier dirigeant doit demander par écrit à Élections Canada l'autorisation de présenter un rapport corrigé ou révisé.
Une fois la correction ou la révision autorisée, le rapport modifié doit être soumis dans les 30 jours.