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Commissaire aux élections fédérales

LA PRÉSENTE ENTENTE RELATIVE AU PARTAGE DE RENSEIGNEMENTS est faite en double exemplaire

ENTRE

Le directeur général des Élections du Canada

ET

Le commissaire aux élections fédérales

PARTIE I – Interprétation

1. Objet

2. Autorité des parties : mandats et partage de renseignements

Les renseignements peuvent être des renseignements personnels sur quiconque a été à l'emploi de ces personnes ou entités ou y a apporté une contribution, ou sur toute personne dont le nom figure dans le registre des électeurs ou sur une liste électorale. Élections Canada peut également mener des recherches sur le vote et, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, recueillir et utiliser l'information à cette fin.

3. Définitions

4. Date d'entrée en vigueur et modification

5. Rôles et responsabilités

PARTIE II – RENSEIGNEMENTS À PARTAGER

La présente partie de l'entente décrit les types de renseignements qui peuvent être partagés et la nature des renseignements personnels qui peuvent y être inclus. Les listes fournies aux paragraphes 6.2, 7.2 et 8.3 ne sont pas exhaustives. Les types de renseignements pouvant être partagés sont les suivants :

6. Plaintes concernant des infractions potentielles liées au financement politique renvoyées au commissaire par Élections Canada

7. Plaintes concernant des infractions potentielles non liées au financement politique renvoyées au commissaire par Élections Canada

8. Renseignements ou documents demandés par le commissaire

9. Autres renseignements ou documents fournis au commissaire à l'initiative d'Élections Canada

10. Renseignements ou documents fournis par le commissaire à Élections Canada

Le commissaire peut partager avec Élections Canada les renseignements qu'il est autorisé à divulguer et ceux qu'Élections Canada est autorisé à recueillir dans le cas où les renseignements comprennent des renseignements personnels. Les renseignements partagés peuvent comprendre de l'information sur le règlement d'un dossier renvoyé au commissaire par Élections Canada ou des observations faites par le commissaire dans le cadre de l'exercice de ses attributions et qu'il estime utiles à Élections Canada dans l'un ou l'autre aspect du mandat qui lui est conféré par la Loi électorale du Canada

11. Documents ou renseignements non sollicités ou dirigés au mauvais destinataire

PARTIE III – PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS

12. Fréquence et choix du moment du partage des renseignements

13. Mode de partage

PARTIE IV – PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

14. Confidentialité

15. Mesures de protection

PARTIE V – DIVULGATION, UTILISATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

16. Divulgation et utilisation des renseignements personnels

Les parties ne divulgueront, n'utiliseront et ne conserveront ni documents ni renseignements reçus au titre de la présente entente, y compris des renseignements personnels, à d'autres fins que celles définies dans la présente entente ou prévues dans la loi.

17. Destruction du fichier de données original comprenant des renseignements personnels

PARTIE VI – ATTEINTE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

18. Avis

PARTIE VII – EXAMEN DE L'ENTENTE

19. Surveillance de la conformité

Tous les ans, après la fin de l'année civile, les parties procéderont à l'examen des pratiques et des procédures énoncées dans la présente entente ou liées à sa mise en œuvre et elles étayeront cet examen au moyen de documents. Une partie fournira un rapport détaillant les résultats d'un tel examen dans un délai raisonnable après réception d'une demande écrite de la part de l'autre partie. L'examen pourra servir de base à la réunion d'examen annuel prévue à l'article 20.

20. Examen annuel

Les parties se réuniront au moins une fois l'an afin d'examiner et d'évaluer la mise en œuvre et l'efficacité de la présente entente. Les politiques, procédures et pratiques de chaque partie en matière de sécurité et de confidentialité en ce qui a trait à l'application de la présente entente constitueront un point permanent à l'ordre du jour.

PARTIE VIII – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

21. Dispositions générales

Annexe A   Personnes désignées comme expéditeur ou destinataire
Annexe B   Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles
Annexe C   Dispositions pertinentes de la Loi électorale du Canada

22. Avis

À l'attention de : Marc Mayrand, directeur général des élections
Adresse : 30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
ou à toute autre adresse ou adresse courriel, tout autre numéro de télécopieur ou toute autre personne qu'Élections Canada peut à l'occasion désigner par écrit au commissaire.
À l'attention de : Yves Côté, commissaire aux élections fédérales
Adresse : C.P. 8000, succursale T
Ottawa (Ontario)
K1G 3Z1
ou à toute autre adresse ou adresse courriel, tout autre numéro de télécopieur ou toute autre personne que le commissaire peut désigner par écrit à Élections Canada.

Si le service postal est interrompu ou risque de l'être, ou s'il fait l'objet d'un retard important, tout avis sera remis en mains propres, par courriel ou par télécopieur

PARTIE IX – SIGNATURE

La présente entente est signée en double exemplaire par un signataire autorisé de chaque partie et les deux font également foi.

Original signé par

MARC MAYRAND
DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS DU CANADA
Date : 26 août 2015

Original signé par

YVES CÔTÉ, C.R.
COMMISSAIRE AUX ÉLECTIONS FÉDÉRALES
Date : 26 août 2015



Annexe A

Personnes désignées comme expéditeur ou destinataire

Au nom d'Élections Canada :

Superviseur, Gestion des documents
Instruments et systèmes régulatoires, Financement politique et Vérification

Gestionnaire, Administration des programmes
Instruments et systèmes régulatoires, Financement politique et Vérification

Agent des dépenses électorales
Financement politique et Vérification

Agent de projets
Financement politique et Vérification

Chef, Centre de distribution
Gestion et préparation des scrutins en région, Scrutins

Directeur principal, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Directeur adjoint, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Chef, Services des données, Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Gestionnaire, Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Gestionnaire principal, Inscription en ligne-Services à la clientèle
Registre national des électeurs

Directeur, Programmes et Services en région
Gestion et préparation des scrutins en région, Scrutins

Analyste principal, Données et systèmes, Bureau de l'intégrité électorale
Affaires régulatoires

Analyste des activités (4), Bureau de l'intégrité électorale, Affaires régulatoires

Au nom du commissaire :

Commissaire aux élections fédérales

Directeur principal des enquêtes

Avocat general et directeur principal

Les enquêteurs autorisés par le Directeur principal des enquêtes

Gestionnaire, Projets parajuridiques et administratifs

Parajuriste

Agent aux plaintes

Analyste

Les agents aux renseignements autorisés par la Gestionnaire, Projets parajuridiques et administratifs

Annexe B

Sensitive Information and Assets Receipt Notification
Avis de réception de renseignements ou de biens sensibles

PART 1 – TO BE COMPLETED BY SENDER / Partie 1 - À REMPLIR PAR L'EXPÉDITEUR

Sender / Expéditeur
Name, Title, Address / Nom, titre, adresse
Addressee / Destinataire
Name, Title, Address / Nom, titre, adresse
Information Classification / Classification de l'information

Classified / Classifiée

  • Confidential / Confidentiel
  • Secret

Protected / Protégée

  • "A"
  • "B"
Information or Assets Shared / Renseignements ou biens partagés
Quantity
Quantité
Reference and File Numbers
Numéros de référence et de dossier
Description
     
Sender's Signature / Signature de l'expéditeur
__________________________________ Date : ______________________

PART 2 – TO BE COMPLETED BY ADDRESSEE / Partie 2 - À REMPLIR PAR LE DESTINATAIRE

Acknowledgement of delivery and receipt / Accusé de livraison et de réception
Addressee's Signature / Signature du destinataire
__________________________________ Date : ______________________

COPY TO SENDER ONCE COMPLETE /  ENVOYER COPIE REMPLIE À L'EXPÉDITEUR

Annex C

Dispositions de la Loi électorale du Canada

16.5(1) Le directeur général des élections peut communiquer au commissaire tout document ou renseignement qu'il obtient sous le régime de la présente loi et qu'il estime utile pour l'exercice des attributions de celui-ci sous le régime de la présente loi.

(2) Le directeur général des élections communique au commissaire, à la demande de celui-ci, tout document ou renseignement qu'il a obtenu sous le régime de la présente loi et que le commissaire estime nécessaire pour l'exercice de ses attributions sous le régime de la présente loi.

540(1) Le directeur général des élections conserve en sa possession les documents électoraux qui lui sont transmis par le directeur du scrutin avec le rapport du bref pendant au moins un an; en cas de contestation de l'élection dans l'intervalle, ils doivent être conservés pendant l'année qui suit la fin du litige.

(2) Il conserve également, sur pellicule photographique ou sous forme électronique, les documents relatifs à la mise à jour du Registre des électeurs pendant au moins deux ans après les avoir obtenus.

(3) Pendant qu'il est confié à la garde du directeur général des élections en application des paragraphes (1) ou (2), nul document électoral ou document relatif à la tenue ou à la mise à jour du Registre des électeurs ne peut être examiné ni produit, sauf sur une ordonnance d'un juge d'une cour supérieure, laquelle est alors contraignante pour le directeur général des élections.

(4) Le directeur général des élections et les membres autorisés de son personnel peuvent examiner les documents visés au paragraphe (3).

(4.1) Le directeur général des élections peut remettre les documents visés au paragraphe (3) au commissaire aux fins de l'exercice des attributions de celui-ci sous le régime de la présente loi; le commissaire peut à son tour les remettre au directeur des poursuites pénales, lequel peut les produire dans le cadre de toute poursuite — même éventuelle — pour infraction à la présente loi.

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